Впровадження карантину та пов’язані з ним подальші події та обмеження стали несподіванкою практично для всіх роботодавців. За березень-квітень цього року стрімко змінились не лише положення законодавства, але і ситуація всередині компаній — зміни в структурі штатного розпису, зміни в організації режиму та способів роботи, скорочення витрат, у тому числі на персонал.

Проте перед прийняттям будь-яких оптимізаційних рішень варто не забувати про законодавчі вимоги щодо оформлення кожного кроку, зокрема, якщо такі рішення стосуються прав працівників — навіть незначне недотримання законодавчо встановленої процедури може вилитись у довготривалу судову тяганину і чималі фінансові витрати.

І хоча далі ми поговоримо саме про ризики, пов’язані з оскарженням дій роботодавців працівниками до суду, слід пам’ятати, що від відповідальності за порушення законодавства про працю, навіть допущених під час дії карантину, роботодавці не звільняються — тому у майбутньому існує також ризик наразитись на штрафи внаслідок перевірок Держпраці.

Строки для звернення працівників до суду у разі порушення їх прав

Перш ніж ми поговоримо про типові помилки роботодавців під час карантину, що можуть стати причиною для подання працівниками позовів до суду, ми рекомендуємо звернути увагу на строки для таких звернень. Відповідно до ст. 233 КЗпП працівники мають право звернутись за захистом порушених прав у такі строки:

• у справах про звільнення — в місячний строк з дня вручення копії наказу про звільнення або з дня видачі трудової книжки;
• у разі порушення законодавства про оплату праці — без обмеження будь-яким строком;
• у інших випадках — в тримісячний строк з дня, коли працівник дізнався або повинен був дізнатися про порушення свого права.

Також у разі пропуску вказаних строків з поважних причин — суд може поновити ці строки (ст. 234 КЗпП), а відповідно до п. 1 Прикінцевих положень КЗпП (доданих Законом № 540-ІХ від 30.03.2020) вказані строки продовжуються на строк дії карантину, встановленого КМУ з метою запобігання поширенню COVID-19.

Тобто, навіть якщо одразу після завершення карантину або протягом найближчих місяців роботодавець не відчує жодної «судової загрози» з боку працівників та екс-працівників, неприємні сюрпризи у вигляді судових ухвал про відкриття провадження у трудових спорах можуть надійти значно пізніше не лише на адресу недобросовісних роботодавців, а й тих, хто через поспіх знехтував формальними правилами щодо оформлення тих чи інших способів оптимізації трудових ресурсів та способів організації роботи.

А далі ми вже власне перейдемо до тих помилок, яких не варто було б допускати роботодавцями протягом карантину (і не тільки).

Помилки при оформленні та організації дистанційної роботи

До 17 березня 2020 року питання дистанційної або віддаленої роботи на рівні законодавства було врегульовано лише в плані регулювання надомної роботи — Положенням про умови праці надомників (постанова Держкомпраці СРСР і Секретаріату ВЦРПС від 29.09.1981 № 275).

Проте вказане Положення не враховує актуальні потреби бізнесу та містить чимало вимог, які складно виконати (наприклад, необхідність обстеження житлово-побутових умов працівника), особливо враховуючи характер роботи сучасних «дистанційників». Вочевидь, автори вказаного Положення в далекому 1981 році ніяк не могли передбачити роботу на особистих чи робочих ноутбуках, адже виписували правила про організацію надомної праці саме для робітничих професій.

Саме 17.03.2020 був прийнятий та набув чинності Закон України № 530-ІХ, яким в п. 1 Прикінцевих положень була передбачена можливість оформлення дистанційної роботи саме наказом роботодавця (роботодавцям надали змогу «доручити» працівникам виконання завдань вдома), а вже 30.03.2020 Закон України № 540-ІХ врегулював дистанційну роботу саме на рівні КЗпП — причому не лише на період карантину, а й на всі інші випадки за угодою сторін (за умови оформлення письмового трудового договору — ст. 24 та 60 КЗпП у відповідній редакції). Відповідно, роботодавцю наразі достатньо на час карантину видати відповідний наказ і ознайомити з ним працівників, а заяви працівників саме в період карантину не потрібні.

Проте власне в перші дні карантину такі чіткі опції у роботодавців були відсутні, тому в перший тиждень карантину (з 12 по 17 березня — до моменту опублікування та набрання чинності Законом України № 530-ІХ) дистанційна робота частіше не оформлювалась зовсім. Частина роботодавців оформила таке переведення на дистанційну роботу виключно наказом по підприємству, тобто без заяв працівників. Втім, складно наразі сказати, чи достатнім у вказаний період був саме такий наказ — судова практика покаже.

З нашої точки зору, оформлювати дистанційну роботу протягом перших днів карантину слід було не лише наказом (окремим на кожного працівника або загальним — з переліком працівників, на яких він поширюється), а й на підставі відповідних заяв від працівників — враховуючи правову невизначеність, що існувала у вказаний час, «надмірний» формалізм не завадить.

«Домашній травматизм»

Втім не лише оформленням єдиним. При переході на дистанційну працю варто пам’ятати, що обов’язки роботодавця щодо охорони праці нове законодавство на працівника не перекладає, навіть враховуючи той факт, що роботодавець по суті не має змоги контролювати цей аспект. У майбутньому цілком ймовірний окремий судовий виток щодо справ про виробничий травматизм «під час походу до холодильника», — адже при використанні дистанційної роботи провести грань між виробничою та побутовою травмою досить важко. Провести розслідування таких випадків без згоди працівника також буде неможливо, адже ст. 30 Конституції України гарантує недоторканість житла.

Сподіваємось, що законодавець згодом змінить Закон України «Про охорону праці» та Порядок розслідування та обліку нещасних випадків, професійних захворювань та аварій на виробництві № 337 відповідним чином — задля врахування специфіки дистанційної роботи.

«Дистанційна дисципліна»

Окремо також варто звернути увагу на контроль за виконанням працівниками роботи дистанційно — роботодавці наразі шукають різні способи для контролю та моніторингу діяльності працівників, адже складно у такій ситуації відслідкувати, чи дійсно працівник проводить свій час за виконанням доручених завдань чи ж переглядає серіали на робочому ноутбуці. Слід також не забувати про вимоги щодо приватності та повідомляти працівників про такий моніторинг.

Задуматись над цим питанням варто було б ще на стадії оформлення наказу про переведення на дистанційну роботу — вказати способи контролю та звітування, а також комунікації з працівниками (електронною поштою, через месенджери та веб-чати, спеціальні програми) та зобов’язати працівників дотримуватись відповідних правил. Адже без чіткого оформлення обов’язку працівників дотримуватись нових правил притягнути працівників до дисциплінарної відповідальності за невиконання/неналежне виконання трудових обов’язків чи інші порушення буде практично неможливо, а відповідні заходи дисциплінарного впливу працівник з високою долею ймовірності зможе успішно оскаржити у суді.

Разом з тим слід максимально обережно підходити і до вибору моніторингових програм, адже деякі з них можуть бути кваліфіковані як спеціальні технічні засоби (СТЗ). Адже можуть виникнути ситуації, коли використання таких програм матиме наслідком притягнення до кримінальної відповідальності (ст. 359 Кримінального кодексу України «Незаконні придбання, збут або використання спеціальних технічних засобів отримання інформації»).

Помилки при оформленні переходу на неповну зайнятість

Загалом існує два варіанти переходу на неповну зайнятість — за ініціативою працівника та угодою сторін (за ст. 56 КЗпП) або за ініціативою роботодавця (у цьому випадку мова про впровадження змін істотних умов праці з 2-місячним повідомленням про відповідні зміни за ч. 3–4 ст. 32 КЗпП).

Основна помилка при використанні першої опції — нехтування правилом щодо отримання згоди працівників. Переведення на неповний робочий час за ст. 56 КЗпП не можна оформлювати без наявності згоди та волевиявлення працівників (оформлюється саме заявою працівника).

Якщо ж працівник відмовляється надати таку заяву — не варто примушувати його, самовільно видавати відповідний наказ та зменшувати заробітну плату пропорційно тому часу роботи, який власне роботодавець визначив самостійно, адже такий тиск незаконний та може бути визнаний грубим порушенням законодавства про працю із відповідними наслідками (аж до кримінальної відповідальності за ст. 172 КК).

Друга опція, яка не вимагає угоди з працівниками — зміна істотних умов праці за ч. 3–4 ст. 32 КЗпП, як вже було вказано вище. Втім, для цієї процедури є інші обов’язкові вимоги, які, всупереч очікуванням багатьох роботодавців, на період карантину не були ні скасовані, ні спрощені. Однією з такою вимог, зокрема, є наявність змін в організації виробництва та праці, що стали причиною для скорочення годин зайнятості працівників. На нашу думку, самого факту встановлення карантину буде недостатньо, адже карантин обмежує роботу далеко не всіх роботодавців, а деяких він міг взагалі не торкнутись. Тому не радимо «прикриватись» виключно карантином задля оптимізації витрат та ресурсів — слід мати належне обґрунтування відповідних змін та докази їх впливу на роботу підприємства/компанії.

Окрім того, недотримання будь-якої з вимог вказаної процедури може призвести до судового спору не лише щодо оскарження таких змін, а й поновлення на роботі та виплати середнього заробітку за весь час вимушеного прогулу до дати фактичного поновлення на роботі.

Помилки при оформленні відпусток/простою

Типова помилка в оформленні відпусток на період карантину (неоплачуваних або відпусток поза графіком) — це примушування працівників або оформлення відпусток виключно наказом без отримання відповідних заяв від працівників. Якщо працівник відмовляється від відпустки, а роботи для нього немає — оформіть простій. Радимо оформлювати простій не лише наказом, а й актом простою, в якому будуть зафіксовані його причини. І не варто забувати про оплату у розмірах, передбачених для відповідних причин простою — за ст. 113 КЗпП та положеннями колективного договору/трудових договорів (не нижче від 2/3 ставки, якщо причиною є тільки оголошення карантину).

Якщо ж відпустка на період карантину передбачена графіком відпусток (має обов’язково бути погоджений з профспілкою чи представником трудового колективу) — роботодавець має не забувати про свій обов’язок повідомити працівника про відпустку за 2 тижні та виплатити відпускні не пізніше, ніж за 3 дні (ст. 10 та ст. 21 Закону України «Про відпустки»).

Якщо ж виплатити відпускні до початку відпустки, що надається поза графіком, неможливо через її раптовість — їх слід виплатити за першої змоги.

Помилки при оформленні звільнення

Останнім часом у пресі пролунало чимало новин про те, що Уряд заборонив звільняти працівників під час карантину. Однак, це не зовсім так — Уряд та окремі чиновники лише рекомендували утриматись від звільнень, проте власне законодавчих змін у плані встановлення нових обмежень на звільнення не відбулось. За наявності підстав та при дотриманні процедури звільнення роботодавець та працівники можуть скористатись цією опцією. Тим більше, що для працівників, що втратили роботу під час карантину та звернулись за отриманням допомоги по безробіттю, на період карантину були спрощені правила по її отриманню — Закон України № 540-ІХ від 30.03.2020.

Не було в законодавстві жодних змін і власне щодо процедур звільнення за різними підставами, передбаченими КЗпП. Тому нехтування будь-якими з вимог і розрахунок на поблажки від судів у майбутньому саме через карантин може призвести до дуже небажаних наслідків — зокрема, до фінансових втрат через виплату середнього заробітку за вимушений прогул у випадку поновлення працівників через технічні помилки або у випадку неповного розрахунку в день звільнення та затримки видачі заповненої трудової книжки.

Звісно, залежно від обставин наразі іноді складно дотриматись всіх вимог щодо оформлення кадрових змін. Проте все ж якщо роботодавець оформлює звільнення, слід забезпечити у тому числі і технічну сторону процедури (організувати присутність працівника в офісі в день звільнення для вручення йому відповідних документів тощо — якщо потрібно, то й шляхом оплати таксі за рахунок компанії). Варто зауважити, що не тільки звільнення, а й оформлення всіх інших кадрових дій має відбуватись письмово (іноді рекомендується і присутність свідків), тому карантин ускладнює процес ознайомлення працівників з документами та їх передачу працівникам. На жаль, трудове законодавство у нас ще досить формалізоване, тому оформити звільнення повністю дистанційно неможливо. Відповідно, в судовій практиці акцент може зміститись на аспект таких процедурних помилок.

Висновки

Як зазначено вище, роботодавцю не слід нехтувати існуючими правилами щодо оформлення різних способів організації роботи чи відсутності працівника на робочому місці. Не слід забувати й про передбачені законодавством гарантії для різних категорій працівників та обмеження й заборони. Адже навіть незначна «процедурна» помилка може призвести до кількарічної судової тяганини. До того ж є сумніви щодо того, чи будуть суди взагалі враховувати період карантину та пов’язані з ним обмеження як виключні підстави для недотримання формальних процедур.

Алеся Павлинська, Ксенія Лотош