Чи має право інспектор із праці запитувати копії документів?

Постановою Апеляційного адміністративного суду від 14.05.19 р. у справі № 826/8917/17 визнана недійсною постанова КМУ від 29.04.2017 р. № 295, якою був затверджений Порядок здійснення державного контролю за дотриманням законодавства про працю (далі — Порядок № 295).

І ось на зміну Порядку № 295 прийнято новий Порядок, затверджений постановою КМУ від 21.08.19 р. № 823 (далі — Порядок № 823). Документ, яким керуються інспектори з праці при своїх перевірках, зазнав деяких редакційних правок, але в цілому мало в чому змінився. А значить, слід чекати наступної хвилі перевірок із питань праці.

У цій статті ми розглянемо один з аспектів, що супроводжують таку перевірку: витребування копій документів. І спробуємо відповісти на запитання, чи правомірно це і як протистояти зайвій цікавості перевіряючих?

Людина, яка проходить крізь стіни

Відповідно до п. 11 Порядку № 823 інспектори з праці в ході інспекційних відвідувань безперешкодно мають право (за наявності службового посвідчення!):

«2) ознайомлюватися з будь-якими книгами, реєстрами і документами, ведення яких передбачене законодавством про працю, що містять інформацію/відомості з питань, які є предметом інспекційних відвідувань, невиїзної інспекції, з метою перевірки їх відповідності нормам законодавства та отримувати засвідчені об’єктом відвідування їх копії або виписки».

А в п. 12 Порядку № 823 сказано, що вимога інспектора надати для ознайомлення документи та/або їх копії чи виписки з документів, пояснення, а також надати доступ до приміщення, до організації робочого місця (у межах повноважень!) є обов’язковою до виконання.

Як бачимо, якщо інспектор із праці запитав документи (їх засвідчені копії), то підприємство зобов’язане їх йому надати.

Проте пам’ятаймо, що такий запит можливий:

по-перше, не сам по собі, а тільки в рамках інспекційного відвідування або невиїзного інспектування, що триває не більше 10 робочих днів (п. 10 Порядку № 823);
по-друге, тільки з питань, які є предметом інспекційних відвідувань.

А якщо запит був поданий надто пізно, тоді можна ввічливо відмовити інспекторові. Мовляв, даруйте, але у вас немає законних підстав вимагати від нас документи або доступ до приміщення, оскільки інспекційне відвідування закінчено (предмета перевірки це не стосується).

Отже, у Порядку № 823 зазначено, що інспектор з праці може ознайомлюватися з будь-якими книгами, реєстрами і документами, ведення яких передбачено законодавством про працю. Тобто інспектор має доступ до будь-яких документів, які знаходяться у розпорядженні підприємства і необхідні для оформлення трудових відносин.

Водночас цікавий сам порядок запиту засвідчених копій зазначених документів. При інспекційних відвідуваннях запит оформляється інспектором на спеціальному бланку, форму якого затверджено наказом Мінсоцполітики від 18.08.2017 р. № 1338.

В автора виникає закономірне запитання: із чого це Мінсоцполітики взяло, що інспектор із праці має право витребувати копії документів за запитом? Адже ст. 12 Конвенції Міжнародної організації праці (МОП) про інспекцію праці у промисловості та торгівлі від 11.07.1947 р. № 81, ратифікованої Україною, яка лежить в основі повноважень інспекторів із праці у вітчизняному законодавстві, говорить не про передачу копій документів (інформації) за запитом, а про можливість ознайомлюватися з документами. Ось цитата зі ст. 12 Конвенції:

«ii) вимагати надання будь-яких книг, реєстрів або інших документів, ведення яких приписано законодавством із питань умов праці, у цілях перевірки їх відповідності правовим нормам, і знімати копії з таких документів або робити з них витяги».

Як ми бачимо з наведеного тексту статті Конвенції, копії з документа інспектор робить самостійно. Про обов’язок перевірюваного суб’єкта надавати копії не йдеться. Погодьтеся, запитувати документи і знімати копії — речі абсолютно різні.

Крім того, Конвенція була підписана у 1947 році, а в тренді останнього десятиліття — захист персональних даних фізичних осіб. Достатньо пригадати прийнятий в Європейському Союзі минулого року регламент GDRP (General Data Protection Regulation — загальний регламент із захисту (персональних) даних), що має пряму дію в країнах ЄС. Суспільна значущість захисту персональних даних виражається у величезних сумах штрафів, передбачених регламентом.

А документи, які надаватимуться інспекторові за запитом, безумовно, містять персональні дані.

Наявна колізія законодавства, що регулює різні аспекти права: законодавства про працю, з одного боку, і норм Конституції та Закону «Про захист персональних даних» від 01.06.2010 р. № 2297-VI (далі — Закон № 2297) — з іншого. Адже ст. 32 Конституції проголошено право людини на невтручання в її особисте життя. Крім того, не допускається збір, зберігання, використання, розповсюдження конфіденційної інформації про особу без її згоди, крім випадків, визначених законом, і лише на користь національної безпеки, економічного добробуту та прав людини.

Сьогодні захист персональних даних у пріоритеті. Ідеться про норми права, що забезпечують захист більш значущих суспільних відносин, до того ж ці норми були прийняті пізніше.

Конституція vs Конвенція

Згідно зі ст. 9 Конституції, чинні міжнародні договори, згода на обов’язковість яких надана ВР України, є частиною національного законодавства України. При цьому положення міжнародного договору, ратифікованого Україною, повинні мати пріоритет над нормами національного законодавства (ч. 2 ст. 19 Закону «Про міжнародні договори України» від 29.06.2004 р. № 1906-IV).

Водночас положення міжнародного договору мають пріоритет тільки в тому випадку, якщо вони не суперечать нашій Конституції. Такого висновку давно дійшов Пленум ВСУ у своїй постанові «Про застосування Конституції України при здійсненні правосуддя» від 01.11.1996 р. № 9:

«Виходячи з положення ст. 9 Конституції України про те, що чинні міжнародні договори, згода на обов’язковість яких надана Верховною Радою України, є частиною національного законодавства України, суд не може застосувати закон, який регулює правовідносини, що розглядаються інакше як міжнародний договір. Водночас міжнародні договори застосовуються, якщо вони не суперечать Конституції України».

Увага! Положення Конвенції МОП не повинні суперечити Конституції України.

Практичний наслідок колізії

А зараз подивимося, які наслідки нас чекають на практиці.

Стосовно нашого випадку йдеться про повноваження інспектора з праці, зокрема про можливість знімати копії документів відповідно до ст. 12 Конвенції МОП. З огляду на вищесказане реалізація цього права здійснюватиметься в порядку, визначеному внутрішнім законодавством, тобто тим же Порядком № 823.

А що ж стосовно реалізації права людини на захист її персональних даних, гарантованого ст. 32 Конституції? Тут ситуація така. Якби в законі було прямо передбачено, що передача персональних даних є обов’язковою, оскільки це необхідно для забезпечення економічних прав працівника, тоді і говорити не було б про що. Але в законодавстві, що регулює трудові відносини, цієї вказівки не знайти. А значить, інспекторові доведеться обґрунтувати його право на отримання від вас сукупності відомостей, віднесених законом до персональних даних.

На запит — відмова: підстави

У ст. 1 Закону № 2297 наведено визначення термінів. Так, персональні дані — це відомості або сукупність відомостей про фізичну особу, яка ідентифікована або може бути конкретно ідентифікована, а база персональних даних — це поіменована сукупність упорядкованих персональних даних в електронній формі та/або у формі картотек персональних даних.

Як формується база персональних даних?

Джерелом накопичення персональних даних у базі в першу чергу є первинні джерела відомостей про фізичну особу. До них належать видані на ім’я фізичної особи документи; підписані нею документи; відомості, які особа надає про себе (ч. 4 ст. 6 Закону № 2297).

Навіть заява про прийняття на роботу, власноручно написана працівником, у тому випадку, якщо там зазначена його адреса, паспортні дані, телефон, уважається документом, що містить персональні дані. Тим більше таким джерелом є особові картки обліку, які ведуться відділом кадрів на кожного співробітника, особиста картка керівника тощо. Копії таких документів украй небажано передавати на підставі запиту інспектора з праці. Хто знає, до чого може призвести просочування такої інформації з кабінету чиновника.

Згідно зі ст. 11 Закону № 2297 підставою для обробки персональних даних може бути, зокрема, згода суб’єкта персональних даних на обробку його персональних даних.

Закон № 2297 оперує такими поняттями, як розповсюдження персональних даних і доступ до персональних даних. На погляд автора, надання копій документів, що містять персональні дані, за запитом інспектора підпадає під визначення доступу до персональних даних. Такий висновок напрошується сам собою, оскільки доступ до персональних даних припускає їх передачу, обробку, зберігання і знищення.

Водночас законні підстави для обробки персональних даних суворо регламентовані законодавчо (ст. 11 Закону № 2297). До них належить у першу чергу згода суб’єкта персональних даних на обробку його персональних даних, яка має бути отримана в явній (письмовій) формі. Випадки, що підпадають під іншу підставу, до яких належить захист життєво важливих інтересів суб’єкта персональних даних, як уже було сказано вище, мають бути прямо передбачені законом.

Порядок надання персональних даних

Стаття 16 Закону № 2297 регулює порядок надання персональних даних. Якщо ми проаналізуємо цей порядок, то стане ясно, що він дуже відрізняється від реквізитів у формі запиту на надання документів, затвердженій наказом Мінсоцполітики (див. вище).

Так, згідно із ч. 4 ст. 16 Закону № 2297 у запиті на отримання персональних даних мають зазначатися такі відомості:

П. І. Б., місце проживання (місце перебування) і реквізити документа, що засвідчує особистість фізособи, яка подає запит (для заявника-фізособи);
найменування, місцезнаходження юрособи, що подає запит, посаду, П. І. Б. фізособи, яка засвідчує запит; підтвердження того, що зміст запиту відповідає повноваженням юрособи (для заявника-юрособи);
П. І. Б., а також інші відомості, що дозволяють ідентифікувати фізособу, стосовно якої робиться запит;
відомості про базу персональних даних, стосовно якої подається запит, відомості про власника або розпорядника персональних даних;
перелік запитуваних персональних даних;
мета та/або правові підстави для запиту.

При цьому виконати вимогу п. 3 цього переліку інспекторові з праці просто неможливо. Ну звідки він може знати заздалегідь відомості про працівників підприємства і зазначити в запиті осіб, про яких він хоче отримати відомості (копії документів), що містять персональні дані? Адже він ще не ознайомився з персональними справами працівників.

Крім того, навіть якщо б запит був складений за всією формою, що вимагається законодавством про захист персональних даних, у підприємства все одно після отримання запиту є 10 робочих днів для його вивчення і 30 календарних днів — для його задоволення (ч. 5 ст. 16 Закону № 2297).

Правда, інспектора така відмова може й не збентежити. Адже однією зі змін, які з’явилися в Порядку № 823, є порядок обчислення початку строків перевірки: «із дня, що настає за днем надання об’єктом відвідування документів і пояснень, необхідних для їх проведення».

Тут багато чого залежатиме від погляду інспектора, а саме від того, наскільки повно буде задоволений його запит у частині подання інших документів (що не містять персональних даних). Водночас, якщо в підприємства з якихось причин відсутні будь-які документи (а їх наявність є обов’язковою згідно із законодавством для оформлення трудових відносин), подібне відстрочення буде хорошим приводом для того, щоб довести всі документи підприємства до ладу.

Практичні висновки

На практиці інспектори з праці не мають часу сидіти на підприємстві та особисто ознайомлюватися з документами на місці. Хоча саме це в буквальному розумінні відповідає їх повноваженням. Вони сподіваються на те, що за своїм запитом отримають від роботодавця копії документів, які потім і оброблятимуть.

Наша порада. Саме цей момент (замість візиту — запит) і варто підкреслити при спілкуванні з інспекторами. Мовляв, ми вам не відмовляємо, приходьте і ознайомлюйтеся: ознайомлення з будь-якими документами не є в буквальному розумінні обробкою персональних даних.

Водночас передача документів, що містять персональні дані, є доступом до персональних даних (відповідно до термінології Закону № 2297), оскільки припускає їх подальшу обробку. Такий доступ підприємство дати не може, оскільки, передаючи персональні дані, воно порушить законодавство про захист персональних даних.

Можна гарантувати, що на практиці інспектор в останні дні перевірки і на території підприємства навряд чи перегортатиме персональні справи працівників: у цей час йому необхідно скласти і передати підприємству акт.

Борис Бідій