Ведення табельного обліку робочого часу на підприємствах, в установах й організаціях регулюється наказом Держкомстату України «Про затвердження типових форм первинної облікової документації зі статистики праці» від 05.12.2008 р. № 489 (далі — Наказ № 489).

Так, Наказом № 489 затверджено типову форму № 5 «Табель обліку використання робочого часу», в якій фактично й ведеться облік робочого часу. Форма носить рекомендаційний характер і складається із мінімальної кількості показників, необхідних для заповнення форм державних статистичних спостережень. При необхідності форма може бути доповнена іншими показниками, необхідними для обліку на підприємстві.

У разі потреби можна застосовувати й іншу форму табеля обліку робочого часу, але при цьому обов’язковим є наявність первинного обліку показників щодо використання робочого часу, явок та неявок працівників, які визначено формами державних статистичних спостережень з праці (лист Державної служби статистики України від 12.01.2012 р. № 9/4-10/9).

Однак, Наказом № 489 не визначено процедури ведення табеля обліку використання робочого часу.

Табель обліку робочого часу є підставою для нарахування працівникам заробітної плати, допомоги по тимчасовій непрацездатності, сум за період щорічних відпусток, інших виплат. Складений і підписаний відповідальною за ведення табеля особою та погоджений керівником організації табель подається до бухгалтерії.

Заробітна плата виплачується працівникам регулярно в робочі дні у строки, встановлені колективним договором або нормативним актом роботодавця, погодженим з виборним органом первинної профспілкової організації чи іншим уповноваженим на представництво трудовим колективом органом (а в разі відсутності таких органів — представниками, обраними і уповноваженими трудовим колективом), але не рідше двох разів на місяць через проміжок часу, що не перевищує шістнадцяти календарних днів, та не пізніше семи днів після закінчення періоду, за який здійснюється виплата.

Відповідно табель обліку використання робочого часу заповнюється двічі на місяць: за першу половину місяця — для нарахування авансових платежів та за весь місяць — для розрахунку заробітної плати за місяць.

Наприкінці місяця в табелі обліку використання робочого часу підраховується загальна кількість відпрацьованих днів і днів неявок на роботу. Табель подається до бухгалтерії завчасно для своєчасного розрахунку заробітної плати.

Підприємство, установа, організація для обліку робочого часу самостійно має визначати:

• осіб, відповідальних за ведення обліку використання робочого часу працівниками та оформлення табелів;
• посадових осіб, які мають засвідчувати своїми підписами інформацію, зазначену в табелях;
• строки подання табелів на підпис відповідним посадовим особам;
• строки подання табелів до бухгалтерії для нарахування заробітної плати;
• порядок унесення до табеля відомостей про нових працівників та вилучення з нього відомостей про звільнених працівників;
• правила та порядок присвоєння працівникам табельних номерів;
• правила і порядок коригування відомостей про фактичну роботу та відсутність працівників на роботі.

За умови, що кількість працівників є невеликою, табель обліку використання робочого часу, як правило, ведуть фахівці бухгалтерії і складають його в одному екземплярі за два-три дні до розрахункового періоду на підставі табеля за минулий місяць.

На великих підприємствах табель обліку використання робочого часу ведуть кадровики або навіть вводиться до штату така посада як табельник (коли багато цехів, структурних підрозділів, різні умови робочого часу тощо). Також ці функції можуть покладатися на керівників підрозділів чи їхніх підлеглих.

Заповнений табель обліку використання робочого часу підписує відповідальна особа (бухгалтер, кадровик або табельник) чи керівник структурного підрозділу. Але порядок його складання та затвердження підприємство визначає самостійно відповідно до своїх локальних нормативних документів. Тому доцільно на підприємстві розробити окреме Положення про ведення табельного обліку, оскільки на законодавчому рівні не затверджено відповідних положень чи роз’яснень.

Наголошуємо, що відповідно до ч. 2 ст. 30 Закону України «Про оплату праці» роботодавець зобов’язаний забезпечити достовірний облік виконуваної працівником роботи і бухгалтерський облік витрат на оплату праці у встановленому порядку.

При цьому роботодавця не можуть притягти до відповідальності за відсутність табелів обліку використання робочого часу, якщо забезпечено облік використання робочого часу в інший спосіб.

Неведення табелю не звільняє роботодавця від ведення обліку робочого часу. Тож у разі потреби можна застосовувати й іншу форму табелю, але при цьому обов’язковим є наявність первинного обліку показників щодо використання робочого часу, явок та неявок працівників, які визначено формами державних статистичних спостережень з праці.

Табель обліку використання робочого часу відповідно до Переліку типових документів, що створюються під час діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженого наказом Мінюсту від 12.04.2012 р. № 578/5, зберігається на підприємстві, в установі, організації 1 рік. А ось відомості про облік робочого часу, зведення про облік робочого часу, а також інші документи щодо цього мають зберігатися 3 роки.

За матеріалами Держпраці у Львівській області