Скільки мають зберігатися у роботодавця документи з обліку кадрів та щодо нарахування зарплати? За який період інспектори з праці можуть перевірити роботодавця?
Розглянемо ці питання у коментарі до нового листа Держпраці від 08.09.2017 р. № 9150/4/4.1-ДП-17.

Фахівці Держпраці у коментованому листі нагадали, що строки зберігання документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, наведені у Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів від 12.04.2012 р. № 578/5. Цей Перелік може використовуватися також фізичними особами — підприємцями.

Отже, якщо до вас прийдуть перевіряючі з Держпраці та від місцевих органів самоврядування, які мають статус інспекторів з праці, ви маєте їм надати документи для перевірки із урахуванням:

• періоду, що перевіряється;
• строку їх зберігання.

Якщо ж цей строк минув і документ було знищено або передано в Національний архів, ви маєте надати документи про такі події. Про знищення документів буде свідчити відповідний акт, а про передачу документів до архіву — опис справ, у які такі документи формуються перед передачею. Порядок знищення документів юридичних осіб, термін зберігання яких закінчився, описав територіальний відділ Національного архіву.

Різні документи мають різний строк зберігання. Як нагадують фахівці Держпраці у коментованому листі, табелі обліку робочого часу мають зберігатися у роботодавця не менш ніж 1 рік. Але більшість документів з обліку кадрів має більш тривалий термін зберігання. Так, розрахунково-платіжні відомості щодо працівників мають зберігатися не менш як 75 років (у відомості на виплату зарплати менший строк зберігання — до 3 років).

За який період інспектори з праці мають право проводити перевірки?

У коментованому листі Держпраці роз’яснив: на сьогодні не встановлений граничний період, за який проводиться інспекційне відвідування або невиїзне інспектування.

Більш того, за наслідками таких перевірок інспектори мають право притягувати порушників до адміністративної та фінансової відповідальності.

Щодо адміністративних санкцій строки давності з накладання існують — вони встановлені ст. 38 КУпАП.

А ось щодо фінансових санкцій, які покладаються на роботодавця, в ст. 265 КЗпП прямо зазначено про відсутність строків давності для їх застосування. І розмір штрафів, передбачений цією статтею, залежить від розміру мінімальної заробітної плати, який визначається не на дату скоєння порушення, а на момент його виявлення (яким, як правило, вважається дата складання акту про перевірку).

Тож, враховуючи коментований лист, застосувати фінансові санкції інспектори з праці зможуть за будь-який перевірений період, починаючи з 01.01.2015 р. (коли ст. 265 КЗпП набрала чинності). А розмір такої санкції (штрафу) буде відомий на дату застосування.

Ганна Бикова