Прошло не так много времени после увеличения минимальной заработной платы, как все вновь заговорили о проверяющих органах, в особенности об Инспекции по труду, о практике проведения проверок и о возможных штрафных санкциях. В данной статье мы попробуем выделить основные группы риска, зная о которых многие компании смогут пересмотреть порядок оформления трудовых отношений с сотрудниками и тем самым избежать возможных штрафных последствий.
В соответствии с постановлением правления Пенсионного фонда Украины «О Порядке обмена информацией о сведениях, содержащих признаки использования труда неоформленных работников и нарушений законодательства о труде», предполагается обеспечить постоянный обмен информацией между Пенсионным фондом, Государственной службой по вопросам труда и Государственной фискальной службой обо всех юридических лицах независимо от формы собственности и хозяйственной деятельности, а также о физических лицах, которые используют наемный труд и имеют признаки скрытых трудовых отношений или уклонения от уплаты налогов.
В первую очередь всем работодателям стоит обратить внимание на то, что они находятся в группе риска относительно потенциальных проверок, а следовательно, и наложения на них штрафных санкций, в случаях, если:
Согласно новому Постановлению данные о таком сотруднике и его работодателях автоматически будут попадать в Инспекцию по труду, которая уже в свою очередь будет организовывать проверку.
При проверке такого сотрудника у одного или у всех работодателей могут запросить приказы о его приеме на работу, а также заключенные письменные трудовые договора. Как показывает практика, чтобы проверить достоверность работы сотрудника в компании, инспекторы по труду могут сверять установленный для сотрудника график работы по приказу (трудовому договору) и фактическими данными табеля учета рабочего времени; сверять данные Журналов ухода и прихода в офис с установленным режимом работы и т. д. Кроме того, могут запрашиваться письменные пояснения у каждого работодателя о часах работы сотрудника, а у сотрудника — о том, где и сколько часов он работает, как много времени тратит на дорогу от одной компании в другую, и т. д. Потом на основании перекрестного анализа документов по всем работодателям может последовать вывод о фиктивности трудовых отношений, и в случае установления этого факта все компании-нарушители будут привлечены к административной и финансовой ответственности.
Чтобы избежать рисков, рекомендуем компаниям для каждого сотрудника зафиксировать время начала и окончания рабочего дня, установить обеденный перерыв, особенно если сотрудники приняты на неполное рабочее время, и самое главное — вести достоверный учет отработанного времени.
В этом случае для включения компании в список будущих проверок инспекторы по труду будут обращать внимание на тех сотрудников, гражданско-правовые договора с которыми длятся в одной компании больше 1 года, а если и прерываются, то на незначительный срок (1–2 дня).
Кроме того, рискуют оказаться под колпаком проверок компании, у которых численность сотрудников по договорам гражданско-правового характера значительно превышает количество штатных сотрудников или их численность за текущий месяц значительно увеличилась по сравнению с предыдущим отчетным месяцем.
На практике при проверках особое внимание уделяется условиям заключенных гражданско-правовых договоров, видам работ, которые должны выполнять сотрудники, анализируются договора на предмет похожести с названием должностей по штатному расписанию и функциональными обязанностями должностных инструкций. Может проверяться наличие в компании вакансий, аналогичных по условиям работ гражданско-правовым договорам, и подача соответствующей отчетности в центры занятости. Также у сотрудника могут уточнить, где находится его рабочее место, какими инструментами труда он пользуется, ходит ли он в отпуск и т. д.
Как правило, при проверке инспекторы по труду изучают правовые и экономические основания перевода сотрудников на неполное рабочее время, выясняют, кто был инициатором таких изменений (сам сотрудник или работодатель). Также у членов трудового коллектива могут попросить письменные пояснения относительно того, как на самом деле они работают и соответствует ли заявленное количество часов по табелю их фактическим часам работы.
Рекомендуем внимательно относиться к составлению документов об изменении графика работы сотрудников, об установлении в компании неполного рабочего времени, а самое главное, не допускать расхождений между документальным оформлением и фактической работой.
Такие компании в первую очередь попадут под всевозможные проверки. Инспекторы по труду будут проверять все — документы о приеме на работу, графики работ, табели учета рабочего времени и ведомости начислений заработной платы, анализировать штатное расписание и должности, по которым зарплата начисляется в размере меньше минимальной, правомерность установления неполного рабочего времени и т. д.
Здесь все просто — в случае неподачи отчета в налоговую о приеме сотрудника на работу или несвоевременной его подачи компания заплатит штраф.
Также этот проект предусматривает обмен и другими сведениями, которые будут на постоянной основе передаваться между государственными органами, поэтому всем компаниям мы рекомендуем провести кадровый аудит, чтобы на ранних этапах выявить вышеизложенные риски, а значит, в будущем сэкономить нервы и деньги. Ведь финансовые штрафы за нарушения трудового законодательства, размер которых варьируется от 3200 грн до 320 000 грн, могут себе позволить заплатить далеко уже не все.
Издания для кадровиков
Марина Моргун
Ласкаво просимо
Реклама
Реклама