У яких випадках видають накази з основної діяльності? Як правильно оформити накази про затвердження штатного розпису та внесення до нього змін? Як скласти наказ щодо проведення атестації працівників? Що має бути зазначено в наказі про встановлення на підприємстві неповного робочого часу?

Управлінська діяльність підприємств, установ, організацій незалежно від форм власності, господарювання та підпорядкування (далі — підприємство) здійснюється через видання розпорядчих документів. Найпоширенішим видом таких документів є накази, які за своїм призначенням поділяються на накази з основної діяльності та накази з персоналу.

Накази з основної діяльності підприємства видаються з питань:

• утворення, реорганізації, ліквідації, перейменування підприємства;
• зміни виду його діяльності;
• затвердження статутів, положень, інструкцій, правил, структури, чисельності, штатного розпису;
• унесення змін до внутрішніх нормативно-правових документів;
• проведення певних заходів щодо роботи з персоналом;
• проведення атестації працівників та ін.

Накази з персоналу видаються з питань:

• прийняття, переведення, звільнення працівників;
• надання відпусток;
• відрядження;
• застосування заходів заохочення й дисциплінарного впливу;
• зміни анкетних даних та ін.

Відповідно до Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затверджений наказом Міністерства юстиції України від 12 квітня 2012 року № 578/5 зазначені види наказів мають реєструватися окремо, а саме: в журналі обліку наказів з основної діяльності та в журналі обліку наказів з персоналу.

На невеликих підприємствах за дорученням керівника підприємства служба персоналу може брати участь у підготовці наказів з основної діяльності (про затвердження штатного розпису і внесення до нього змін; установлення режиму робочого часу та ін.), а нерідко навіть готувати ці накази.

Пропонуємо розглянути особливості оформлення деяких наказів з основної діяльності щодо персоналу.

НАКАЗИ ПРО ЗАТВЕРДЖЕННЯ ШТАТНОГО РОЗПИСУ ТА ВНЕСЕННЯ ДО НЬОГО ЗМІН

Наказ про затвердження штатного розпису

Відповідно до частини 3 статті 64 Господарського кодексу України підприємство самостійно визначає свою організаційну структуру, встановлює чисельність працівників і штатний розпис. Останній є одним з обов’язкових нормативних актів підприємства. Саме на підставі штатного розпису роботодавець ухвалює рішення з персоналу, зокрема, про прийняття (переведення) працівників, установлення розміру оплати праці, а служба персоналу здійснює добір персоналу, готує накази, аналізує якісний склад працівників, оформляє в установленому порядку облікову документацію, готує відповідну звітність.

Штатний розпис складають зазвичай загалом по підприємству й затверджують з урахуванням практики на кожний календарний рік. Його оформляють на чистих аркушах паперу формату А4 з урахуванням вимог ДСТУ 4163-2003.

Штатний розпис складають у довільній формі, крім бюджетних установ і організацій. Ті складають штатний розпис за формою, затвердженою наказом Міністерства фінансів України «Про затвердження документів, що застосовуються в процесі виконання бюджету» від 28 січня 2002 року № 57.

На практиці затвердження штатного розпису здійснюється через видання наказу з основної діяльності. Можливе також затвердження штатного розпису керівником підприємства.

Віктор РОЖНОВ, консультант із кадрових питань

Повний текст статті — у журналі «Довідник кадровика» № 11, 2016

Усі кадрові видання