Нужны ли должностные инструкции для работников?

Статтею 29 Кодексу законів про працю України (далі — КЗпП) «Обов’язок власника або уповноваженого ним органу проінструктувати працівника і визначити йому робоче місце» передбачено, що до початку роботи за укладеним трудовим договором власник або уповноважений ним орган, зокрема, зобов’язаний роз’яснити працівникові його права і обов’язки та проінформувати під розписку про умови праці, наявність на робочому місці, де він буде працювати, небезпечних і шкідливих виробничих факторів, які ще не усунуто, та можливі наслідки їх впливу на здоров’я, його права на пільги і компенсації за роботу в таких умовах відповідно до чинного законодавства і колективного договору.

Мінпраці свого часу у листі від 03.10.2005 р. № 36-508 «Посадові інструкції працівників» повідомило:

«Відповідно до розділу «Загальні положення» Випуску 1 «Професії працівників, що є загальними для всіх видів економічної діяльності» (розділ 1 «Професії керівників, професіоналів, фахівців та технічних службовців») Довідника кваліфікаційних характеристик професій працівників, затвердженого наказом Міністерства праці та соціальної політики України в ід 29.12.200 4 р. № 336, вищезазначений Довідник є нормативним документом, обов’язковим з питань управління персоналом на підприємствах, в установах і організаціях усіх форм власності та видів економічної діяльності. Він є основою для розроблення посадових інструкцій працівникам, які закріплюють їх обов’язки, права та відповідальність.

Конкретний перелік посадових обов’язків визначається посадовими інструкціями керівників, професіоналів, фахівців, технічних службовців, які розробляють і затверджують на основі Довідника роботодавці, ураховуючи конкретні завдання та обов’язки, функції, права, відповідальність працівників цих груп та особливості штатного розпису підприємства, установи, організації.

Посадові інструкції повинні відображати повний перелік завдань та обов’язків, повноважень і відповідальності, у разі потреби мати необхідні пояснення, а всі терміни — чіткі визначення».

Звертаємо увагу також на те, що відсутність посадової інструкції може викликати труднощі для роботодавця щодо звільнення працівника за п. 2 ст. 40 КЗпП у разі «виявлення невідповідності працівника займаній посаді або виконуваній роботі внаслідок недостатньої кваліфікації або стану здоров’я». Це саме стосується і випадку звільнення за цією ж підставою у випадку «скасування допуску до державної таємниці, якщо виконання покладених на нього обов’язків вимагає доступу до державної таємниці».

Саме дані посадової інструкції можуть бути аргументом у спорі між роботодавцем та працівником, прийнятим з випробувальним терміном, при звільненні з посади з причини непроходження випробування (ст. 28 КЗпП).

Необхідність застосування посадової інструкції обумовлено і розділом «Загальні положеннями» Випуску № 1 Довідника кваліфікаційних характеристик працівників де зазначено «Посадові інструкції складаються для працівників усіх посад, що зазначені в штатному розписі…»

Довідник служить основою для:

а) розроблення посадових інструкцій працівникам, які закріплюють їх обов’язки, права та відповідальність;

б) складання положень про структурні підрозділи, які визначають їх роль та місце в системі управління підприємством (установою, організацією);

в) формування та регулювання ринку праці;

г) ведення документації про укладення трудового договору (прийняття на роботу), професійне просування, переведення на іншу роботу, відсторонення від роботи, припинення і розірвання трудового договору;

д) присвоєння і підвищення категорій за посадою відповідно до оволодіння особою повним обсягом знань та робіт за результатами кваліфікаційної атестації;

е) організації навчально-виховного процесу в закладах освіти, які готують працівників за професіями відповідних освітньо-кваліфікаційних рівнів.

Довідник застосовується як базовий елемент організації оплати праці разом зі схемами посадових окладів, коефіцієнтами тощо, які утворюють тарифну систему оплати праці. Тарифікаційні процедури встановлюються і регулюються законодавством України, генеральною, галузевими, регіональними угодами, колективними та трудовими договорами.

Посадова інструкція — документ, що визначає організаційно-правове становище працівника в структурному підрозділі, що забезпечує умови для його ефективної праці. Посадова інструкція — це обов’язковий кадровий документ.

Під час розроблення посадових інструкцій забезпечується єдиний підхід до побудови, структури і викладу змісту розділів. Інструкції повинні відображати повний перелік завдань та обов’язків, повноважень і відповідальності, у разі потреби мати необхідні пояснення, а всі терміни — чіткі визначення.

Якщо виникає необхідність, завдання та обов’язки, що включені до типової кваліфікаційної характеристики тієї або іншої посади, можуть бути розподілені між окремими виконавцями або коло завдань та обов’язків окремих працівників може бути розширене з дорученням їм робіт, передбачених для різних груп посад, рівних за складністю, виконання яких не потребує іншої спеціальності, кваліфікації.

Усі посадові інструкції, що розробляються на підприємствах, в установах, організаціях, повинні бути взаємопов’язаними, аби не допускати дублювання в роботі працівників.

Посадові інструкції після їх затвердження керівником підприємства організації, установи або за дорученням його заступниками, доводяться до працівника під розписку.

До посадових інструкцій може бути внесено зміни, доповнення лише на підставі наказу керівника підприємства, установи, організації за згодою працівника. У разі зміни назви підприємства, установи, організації, їх структурного підрозділу або посади до посадових інструкцій вносяться відповідні зміни.

Посадові інструкції складаються для працівників усіх посад, що зазначені в штатному розписі. Виняток можуть становити окремі керівники, правове положення яких визначено в Статуті підприємства.

Посадові інструкції складаються з розділів:

«Загальні положення»,
«Завдання та обов’язки»,
«Права»,
«Відповідальність»,
«Повинен знати»,
«Кваліфікаційні вимоги»
«Взаємовідносини (зв’язки) за професією, посадою».

У робочих інструкціях розділи «Загальні положення», «Взаємовідносини (зв’язки) за професією» можуть бути відсутні.

У зв’язку з тим, що окремі кваліфікаційні характеристики працівників містять тільки основні або типові завдання та обов’язки, роботодавець може доповнювати посадові (робочі) інструкції роботами, які входять до складу статутів, регламентів, технологічних карт, інструкцій та інших нормативних документів, установлених адміністрацією за погодженням з профспілковим або іншим уповноваженим на представництво трудовим колективом органом.

У правому куті першої сторінки посадової інструкції розташовується слово «Затверджено», підпис керівника про її затвердження, вказано посаду, ініціали та прізвище керівника, а також дата затвердження.

У заголовку посадової інструкції наводиться повна назва посади в давальному відмінку (повинна відповідати професійній назві роботи, передбаченій Класифікатором професій ДК 003:2010 зі змінами та доповненнями) та повна назва структурного підрозділу.

Ольга Ткачівська