ФСС по ВУТ в письме от 02.06.2014 г. № 5.2-32-1264 рассмотрел вопросы о сроках подачи документов для назначения материального обеспечения, об утере листка нетрудоспособности и первичной документации.

Если больничный лист утерян вследствие форс-мажорных обстоятельств после оплаты, то субъект хозяйствования в указанной ситуации действует как в случае утери первичной документации. Так, руководитель предприятия должен письменно уведомить об утере первичных документов правоохранительные органы и приказом назначить комиссию для установления перечня отсутствующих документов и расследования причин их утери или уничтожения.

С целью восстановления первичной документации, утерянной в результате форс-мажорных обстоятельств, необходимо получить официальные справки соответствующих органов о наступлении таких обстоятельств и обратиться с заявлением в свое отделение ФСС по ВУТ с просьбой предоставить копии всех утерянных отчетов. К заявлению целесообразно приложить подтверждающие документы, например, справку органа пожарной службы и акт комиссии с перечнем утерянных документов с указанием причин их утери.

Поскольку новый листок нетрудоспособности с пометкой «дубликат» выдается только на основании справки с места работы о том, что за период временной нетрудоспособности выплата больничных не осуществлялась, то от медицинского учреждения, по соответственно оформленному запросу, можно получить только реестр выданных документов, который засвидетельствует временную нетрудоспособность (беременность и роды) работников предприятия.

На основании полученных копий документов предприятие должно восстановить оригиналы собственных исходных первичных документов, сформировать журналы хозяйственных операций и регистры бухгалтерского учета.

Если итоговые обороты в восстановленных регистрах совпадут с данными, отраженными в отчетности по средствам Фонда за соответствующие отчетные периоды, если будут восстановлены протоколы комиссии по социальному страхованию о назначении материального обеспечения застрахованным лицам, если банковскими выписками и (или) кассовыми документами будет подтверждена своевременность выплаты (перечисления) материального обеспечения застрахованным лицам, то бухгалтерский учет по средствам Фонда можно считать полностью восстановленным, а средства Фонда использованными по назначению.