Динамично изменяющийся рынок вынуждает бизнес постоянно менять свои цели. Чтобы сегодня достичь амбициозных высот, необходимо выполнять новые задачи, переориентировать бизнес-процессы и пересматривать функции отдельных подразделений. Руководство компании понимает, что для этого требуется высоко квалифицированный персонал. Оценка квалификации и потенциала сотрудников компании — задача департамента по управлению персоналом, поэтому наши эйчары разработали и совместно с руководителями структурных подразделений внедрили процедуру аттестации.

Для каждого добросовестного, целеустремленного профессионала аттестация — реальный способ еще раз проверить свои знания и навыки, продемонстрировать способности, донести до руководства собственное мнение, проявить себя с лучшей стороны! Для грамотного, заинтересованного в развитии своих людей руководителя аттестация — это бесценная возможность посмотреть на подчиненных (и коллег) с другой точки зрения. Оценив потенциал каждого сотрудника, руководитель получает «живой» материал для принятия важных управленческих решений.

Да, аттестация* — это испытание, и как любое испытание, она заставляет человека немного поволноваться. Но чувство удовлетворения, которое переживают и сами сотрудники, и их руководители после успешного прохождения всех процедур оказывает мощнейшее влияние на их самооценку и мотивацию. Не использовать этот фактор в управлении персоналом было бы большой ошибкой.

Нельзя, конечно, не учитывать, что само слово «аттестация» для многих сотрудников является негативным раздражителем; излишние эмоции и страх иногда могут вызывать резкое сопротивление принятой процедуре. У каждого человека на то есть свои причины. Порой переубедить людей бывает очень трудно — но, тем не менее, это возможно! Конечно, начинать руководителям и эйчарам нужно с себя — изменяя свое собственное отношение к оценочным процедурам. Опыт проведения аттестации в нашей компании это доказывает.

ПТК ООО «Агромат» имеет сложную структуру, в которую входят собственные торговые центры, складские комплексы, производственные подразделения и офисные центры. Большое число сотрудников и удаленность подразделений вносят свои особенности во все управленческие процессы.

Единовременно провести аттестацию всех работников компании практически невозможно, поэтому мы проводим ее поэтапно. Совместно с руководителями структурных подразделений нами был составлен график проведения аттестации — таким образом, чтобы даты мероприятий не совпадали. Поэтому аттестация у нас проводится круглый год — она является неотъемлемой частью процесса управления персоналом.

За подготовку к аттестации в компании отвечает департамент по работе с персоналом. Задачи наших эйчаров:

• разработка нормативных документов и оценочных форм;
• обучение руководителей аттестуемых подразделений;
• инструктаж сотрудников аттестуемых подразделений;
• анализ заполненных индивидуальных оценочных форм и характеристик;
• ведение аттестационной беседы и наблюдение за соблюдением процедур;
• подготовка отчета об аттестации;
• организационное обеспечение проведения процедуры аттестации.

В каждом структурном подразделении, где проводится аттестация, назначается сотрудник, который отвечает за подготовку и организационные вопросы. Ответственным может выступать руководитель подразделения, его заместитель, администратор или офис-менеджер (выбор кандидатуры зависит от структуры и численности конкретного подразделения). Ответственный за проведение аттестации сотрудник:

• составляет списки сотрудников, подлежащих аттестации в данном отчетном периоде;
• согласовывает дату проведения аттестации с каждым сотрудником;
• фиксирует все вопросы и проблемы, возникающие в процессе заполнения аттестационных форм и характеристик;
• собирает заполненные документы, а также передает все необходимые сведения в департамент по управлению персоналом;
• доводит до сотрудников информацию, связанную с проведением аттестации;
• готовит помещение для заседания аттестационной комиссии.

У нас разработано единое для всех структурных подразделений «Положение об аттестации сотрудников компании «Агромат». Процедура аттестации, форма проведения и требования к аттестации — единые для всех ее сотрудников. В то же время для каждой должности нами был разработан индивидуальный набор компетенций, профессиональных и личностных характеристик (исходя из основных задач подразделения). На основе этого набора составлены формы оценки сотрудников, занимающих различные должности.

До проведения аттестации сотрудники департамента по работе с персоналом совместно с руководителем подразделения определяют основные цели и задачи аттестации. В помощь им мы разработали удобную форму (приложение 1). Заполненную форму руководитель отправляет в департамент по работе с персоналом.

Во всех подразделениях компании процедура аттестации состоит из трех этапов:

1. Подготовительный.
2. Аттестационный.
3. Итоговый.

Наиболее важным (и самым продолжительным) является первый — подготовительный этап, который фактически охватывает весь промежуток времени между проведением последней и последующей аттестации. За этот период каждый сотрудник имеет возможность проявить себя: грамотно выполняя поставленные профессиональные задачи, выступая с инициативами, принимая участие в различных проектах, корпоративных мероприятиях и т. д. При подготовке к аттестации на каждого работника компании готовится три документа:

1. «Отзыв-характеристика» — заполняется непосредственным руководителем (приложение 2).
2. «Форма оценки уровня развития компетенций» — заполняется непосредственным руководителем (приложение 3).
3. «Анкета для самооценки сотрудника» — заполняется самим сотрудником (приложение 4).

Все формы разработаны таким образом, чтобы их было удобно заполнять и чтобы этот процесс занимал как можно меньше времени.

Непосредственно перед проведением аттестации сотрудник заполняет анкету для самооценки и знакомится с отзывом — характеристикой, данной на него непосредственным руководителем. Кроме того, он получает форму оценки уровня развития своих компетенций и анализирует (совместно с руководителем) результаты своей деятельности за последний период (полгода, год). Подготовительный этап на этом заканчивается.

Аттестационный этап. В назначенный день члены аттестационной комиссии проводят аттестационную беседу с каждым сотрудником подразделения. Для каждого подразделения формируется своя аттестационная комиссия. Ее членами назначаются представители тех подразделений, которые наиболее тесно взаимодействуют с аттестуемыми сотрудниками. Как правило, в нее включаются:

• сотрудники департамента по работе с персоналом;
• непосредственный руководитель аттестуемого сотрудника;
• ведущие специалисты подразделения;
• руководители/ведущие специалисты смежных подразделений.

За счет того, что в аттестационную комиссию включается широкий круг специалистов и руководителей, обеспечивается максимально объективная комплексная оценка каждого сотрудника. Возникающие иногда спорные вопросы решаются путем голосования членов аттестационной комиссии — в соответствии с утвержденной в Положении процедурой.

Во время проведения заседания аттестационной комиссии каждый аттестуемый сотрудник имеет возможность дать собственную оценку своей деятельности, а также право оспорить оценки и характеристику, данную ему непосредственным руководителем. Надо отметить, что были случаи, когда аттестационная комиссия принимала сторону сотрудника, при этом непосредственный начальник признавал свои оценки неточными или ошибочными. (Это происходило в том случае, когда руководитель подходил к аттестации формально.)

После завершения аттестационной беседы сотруднику выставляется итоговая оценка; даются рекомендации относительно дальнейшего профессионального и личностного развития.

Аттестационная комиссия в своем заключении оценивает степень соответствия сотрудника требованиям компании к занимаемой им должности в данный момент времени. Положением об аттестации у нас предусмотрено четыре оценки: отлично, хорошо, посредственно и плохо.

Сотрудник, получивший оценку «посредственно», имеет возможность исправить ситуацию. Для этого он (вместе с руководителем) должен составить план индивидуального профессионального развития; после реализации всех предусмотренных планом мероприятий он получает возможность повторно пройти аттестацию (через три-шесть месяцев, в зависимости от сложности поставленных задач). Таким образом, устанавливаются открытые, понятные для всех «правила игры». В случае полного несогласия с оценкой аттестационной комиссии сотрудник в соответствии с утвержденной процедурой имеет право в оговоренный срок подать апелляцию на имя генерального директора компании.

Что значит «успешно пройти аттестацию»? «Успешность» результатов каждый сотрудник понимает по-своему, в зависимости от того, какие цели он перед собой ставит, и как относится к своей работе. Один человек согласен считать успехом только максимальную оценку и, соответственно, — повышение категории, должности, статуса. Другой рад одобрению руководителя, третий — подтверждению прогресса в своем профессиональном развитии. Сегодня возможность сохранить свое рабочее место и получить шанс еще раз проявить себя, согласитесь, тоже удача. Как правило, сотрудники достаточно объективно оценивают свои трудовые достижения и профессиональный уровень, адекватно сравнивают себя с другими, поэтому результаты аттестации как для сотрудника, так и для руководителя редко бывают неожиданными.

Далее начинается заключительный этап процедуры аттестации — подведение итогов, принятие управленческих решений, постановка новых задач.

После окончания заседания аттестационной комиссии менеджер по оценке и мотивации персонала приступает к обработке и анализу собранной информации и составляет отчет о результатах проведенной аттестации. В отчете каждому аттестованному сотруднику дается краткая, емкая характеристика, учитывающая данную руководителем оценку и результаты аттестационной беседы. Благодаря этой комплексной характеристике руководитель подразделения получает дополнительный материал для принятия управленческих решений, а также оказания помощи сотруднику в составлении личного плана профессионального развития.

В отношении аттестации в нашей компании действует «неписанное» правило: в ней принимают участие все сотрудники компании, даже новички. Но для них эта процедура отличается от «типовой»: «молодежь» сразу ставят в известность, что комиссия не будет выставлять им оценку. Новые сотрудники готовятся к аттестации вместе со всем коллективом — заполняют документы, приходят на заседание аттестационной комиссии. Главная их задача — принять участие в аттестационной беседе, рассказать о своих первых успехах и достижениях в новой должности, о планах и пожеланиях.

Во время проведения аттестации недавно принятый сотрудник узнает много нового о компании, знакомится с представителями смежных подразделений, получает рекомендации по дальнейшему профессиональному развитию. Члены комиссии, со своей стороны, имеют возможность оценить, насколько успешно человек адаптировался в должности и «влился» в коллектив, а также «измерить» его потенциал.

Для новичков участие в аттестации является обучающим мероприятием. Общие эмоциональные переживания помогают им быстрее влиться в коллектив, стать частью команды.

Сегодня мы можем смело утверждать: аттестация в компании «Агромат» — это праздник профессионализма! Каждая наша аттестация ломает устоявшиеся стереотипы. Мы считаем, что так и только так необходимо воспринимать эту процедуру! Департамент по работе с персоналом старается убедить в этом не только руководителей подразделений, но и всех наших сотрудников.

Приложение 1 ОПРОСНИК для руководителей подразделений Цель опроса: определить цели и задачи предстоящей аттестации. Прежде, чем приступить к организации процедуры аттестации персонала, необходимо поставить четкие цели данной аттестации. Традиционно выделяют три основные цели аттестации: 1) принятие административных решений; 2) выявление потенциала сотрудников; 3) оценка деятельности сотрудников подразделения. В одной процедуре рекомендуется сочетать не более двух целей, например: потенциал и оценка деятельности, или оценка деятельности и административные решения и т. д. Выбор целей аттестации зависит от потребностей организации в данный период времени. Отсутствие четко сформулированных целей или выбор слишком большого их количества существенно снижают эффективность аттестации, поскольку затрудняют для сотрудников понимание и принятие оценочной процедуры. Задание: В таблице приведены цели и задачи, которые могут быть достигнуты/решены с помощью процедуры аттестации. Определите цели/задачи для проведения ближайшей аттестации в Вашем подразделении — выберите наиболее значимые в настоящий момент (не более двух). Отметьте наиболее актуальные для Вас цели и задачи (выделите цветом в таблице) и направьте данный документ (в электронном виде) в департамент по работе с персоналом. Цели аттестации Принятие административных решений Выявление потенциала (развитие) сотрудников Оценка деятельности Задачи аттестации Изменение заработной платы Получение обратной связи от сотрудников Оценка деятельности сотрудников за определенный период Изменение системы поощрения Выявление потенциала сотрудников Оценка их достижений и результатов за прошедший период Оценка соответствия занимаемой должности Информирование о том, чего ждет от сотрудников компания Выявление потребности в обучении Оценка их способности выполнять новые задачи (чтобы скорректировать планы организации) Выявление рабочих проблем Развитие карьеры сотрудников Улучшение текущей деятельности подразделения/компании Личностное развитие сотрудников   Получение информации для планирования потребности в человеческих ресурсах Установление стандартов деятельности   Подразделение: __________________ Дата заполнения: _________________ Руководитель подразделения (Ф.И.О.): ________________________

Приложение 2 ОТЗЫВ-ХАРАКТЕРИСТИКА на сотрудника ПТК ООО «Агромат» (заполняет непосредственный руководитель аттестуемого работника) Должность ____________________________ Ф.И.О. ________________________________ Дата рождения «____»____________ 200__ года Образование __________________________ Полное название учебного заведения Факультет, отделение Год поступления Год окончания Полученная специальность                                         После окончания учебного заведения имел(а) следующий опыт работы в компаниях (указать город) Дата (месяц, год) Название компании (полное, без сокращений) Прием Увольн. Профиль деятельности компании     Должность Дата (месяц, год) Название компании (полное, без сокращений) Прием Увольн. Профиль деятельности компании     Должность Дата (месяц, год) Название компании (полное, без сокращений) Прием Увольн. Профиль деятельности компании     Должность В ПТК ООО «Агромат» работает с «____»____________ 200__ года в должности(ях)    (перечислить все ранее занимаемые должности в компании)    За время работы в компании (после последней аттестации) прошел(а) обучение (указать, какие тренинги, семинары посетил(а)): _______________________________________/________________год _______________________________________/________________год _______________________________________/________________год Имеет квалификацию (указать категорию): ____________________ __________________________________________________________ Имеет поощрения (указать, если имеются): _____________________ __________________________________________________________ За время работы в компании проявил(а): Профессиональные качества _________________________________ __________________________________________________________ __________________________________________________________ Деловые качества __________________________________________ __________________________________________________________ __________________________________________________________ Личностные качества ________ _______________________________ __________________________________________________________ __________________________________________________________ Отношение к правилам внутреннего трудового распорядка/дисциплина на рабочем месте/соответствие принятым стандартам __________________________________________________________ __________________________________________________________ Взаимоотношения в коллективе _______________________________ __________________________________________________________ __________________________________________________________   «____»____________ 200__ года  Подпись руководителя ___________ Должность руководителя _____________________________________ С отзывом-характеристикой ознакомлен(а):    (подпись)   /    (Ф.И.О.)   / «____»____________ 200__года

Приложение 3 ФОРМА ДЛЯ ОЦЕНКИ КОМПЕТЕНЦИЙ менеджера департамента продаж (заполняет непосредственный руководитель) Инструкция: Внимательно изучив перечень профессиональных и личностных качеств, и ознакомившись со шкалой оценки, оцените своего сотрудника по предложенным характеристикам. Постарайтесь быть максимально объективным. Ф.И.О. сотрудника ___________________________ Занимаемая должность _______________________ Шкала оценки: «5» — всегда проявляет данное качество, полностью соответствует требованиям компании/подразделения; «4» — часто проявляет данное качество, стремится соответствовать требованиям; «3» — редко проявляет данное качество; «2» — никак не проявляет данное качество.  №  Перечень компетенций Оценка  5   4   3   2  Управленческие качества 1 Умение самостоятельно принимать решения         2 Умение управлять бизнес-процессами         3 Коммерческое мышление         4 Системное мышление         5 Умение и стремление обучать подчиненных         Компетенции, важные при обслуживании клиентов 6 Клиентоориентированность         7 Знание товара         8 Знание техник продаж         9 Развитие партнеров/клиентов         10 Оперативность в работе         Отношение к работе 11 Лояльность к компании         12 Ответственность         13 Инициативность         14 Стремление к саморазвитию         Индивидуальные качества 15 Нацеленность на результат         16 Коммуникабельность         17 Стрессоустойчивость         18 Умение работать в команде           Подпись непосредственного руководителя _____________/    (Ф.И.О.)    «_____»____________ 200__ года Подпись сотрудника _____________________

Приложение 4 АНКЕТА ДЛЯ САМООЦЕНКИ СОТРУДНИКА (заполняет каждый аттестуемый сотрудник индивидуально) Проанализируйте свою работу и основные задачи, которые Вы выполняете ежедневно в своей должности. Заполните, пожалуйста, указанные разделы самостоятельно. Мое подразделение ________________________ Моя должность ____________________________ Ф.И.О. ___________________________________ Я работаю в компании ______ лет/месяцев; в подразделении _____лет/месяцев На своей должности я отвечаю за: ___________________________ ___________________________ ___________________________ ___________________________ ___________________________ ___________________________ ___________________________ ___________________________ ___________________________ Подразделения компании, с которыми я взаимодействую: __________________________________________________________ __________________________________________________________ Чтобы хорошо выполнять свои должностные обязанности, я должен знать и уметь: __________________________________________________________ __________________________________________________________ Чтобы выполнять свою работу еще лучше, мне необходимо (мне не хватает): __________________________________________________________ __________________________________________________________ Свою работу я оцениваю: «отлично»/«хорошо»/«посредственно»/«плохо» (нужное подчеркните)   «_____»____________ 200__ года   Моя подпись _________________

* Аттестация (от лат. attestatio — свидетельство) — отзыв, характеристика; определение квалификации работника, уровня знаний учащихся (либо — качества продукции, рабочих мест и т. д.).
В «Энциклопедическом словаре Брокгауза и Ефрона» аттестация определяется как «отзыв о способности и благонадежности чиновника. По «Своду Законов» (1857 года издания) в послужном списке каждого чиновника в особой графе отмечалось: «способен ли к продолжению статской службы и достоин ли повышения чином, и буде нет, то по каким причинам»… А. эта имела важное значение; между прочим, неодобрительная А. в продолжение службы лишала права на пенсию. А. обыкновенно делаются непосредственным начальством чиновника и представляются высшему — в определенных случаях. Право губернатора аттестовать чиновников подведомственной ему губернии вытекает из «ответственности его перед верховным правительством за состояние вверенной ему губернии».

Статья предоставлена нашему порталу
редакцией журнала «Менеджер по персоналу»