Главная  Карта сайта  Размещение рекламы на портале
  СООБЩЕСТВО КАДРОВИКОВ И СПЕЦИАЛИСТОВ ПО УПРАВЛЕНИЮ ПЕРСОНАЛОМ
Добро пожаловать
  МЕНЕДЖЕR ПО ПЕРСОНАЛУ
  Новости
  Библиотека статей
  Нормативная база
  Образцы документов
  Производств. календарь
  Книжная полка
  Кто есть кто
  Глоссарий
  События
  Опросы
  Наши партнеры
  Форум
Новые материалы
Календарь-заставка на рабочий стол





Facebook
Реклама
Новости
Библиотека статей / Поиск и отбор персонала
24.11.2009
Документооборот при подборе персонала

Современное управление персоналом требует грамотного подхода ко всем аспектам кадровой работы. Правильно организованный документооборот поможет эйчару справиться с «бумагоемким» процессом при подборе персонала.

Как и любая деятельность, подбор персонала требует эффективного управления, в том числе — стандартизации и унификации. Его нельзя воспринимать как ситуативный поиск подходящих людей для выполнения конкретных задач. Если действия рекрутера будут хаотичными, без четкого плана действий, то результаты их окажутся весьма скромными.

Чтобы процесс закрытия вакансий был успешным, нужно построить четкую систему подбора и подробно описать все ее этапы в инструкции. Излишний бюрократизм? Нет, описание процесса подбора персонала необходимо для каждой современной компании.

В первую очередь следует разработать Положение о подборе персонала. Как правило, его готовит HR-подразделение, однако к подготовке и согласованию документа целесообразно привлечь и других руководителей: юристов (вопросы трудового законодательства), финансистов (бюджетирование) и пр.

Безусловно, специфика организации, ее цели и особенности кадровой политики отражаются на общей схеме подбора персонала, в то же время есть основные моменты, которые должны быть обязательно зафиксированы:

  • Механизм: как осуществляется подбор персонала?
  • Ответственность: кто отвечает за подбор и сопровождение кандидата? кто принимает окончательное решение?
  • Порядок, виды и методы подбора.
  • Бюджетирование затрат на подбор персонала.

Кроме того, должны быть своевременно разработаны все необходимые документы: форма заявки на подбор специалиста, анкета соискателя, бланк оценки результатов собеседования и т. д. Чтобы все эти документы приобрели статус корпоративного стандарта работы внутреннего рекрутера, они должны быть утверждены в качестве приложений к Положению о подборе персонала.

Как и любой документ, Положение о подборе персонала должно быть согласовано с другими подразделениями, утверждено руководителем компании и доведено до сведения всех участников этого процесса (в таблице 1 приведена примерная структура всего документа, а в таблице 2 — структура раздела «Технология подбора персонала»).

Табл. 1. Примерная структура Положения о подборе персонала

Раздел Содержание
Общие положения Указываются:
• назначение документа
• основные цели (например, привлечение специалистов высокой квалификации)
• решаемые задачи (оценка, отбор кандидатов и др.)
Технология подбора персонала Перечисляются все элементы процедуры заполнения вакансии: от поступления в службу персонала заявки на подбор сотрудника до принятия решения о найме. Указываются этапы, используемые процедуры и сроки подбора*. Обязательным условием является наличие регламентов по данной процедуре
Должности сотрудников, ответственных за подбор персонала Подбор персонала осуществляется, как правило, при взаимодействии:
• внутреннего рекрутера
• руководителей структурных подразделений, где имеются вакансии
• сотрудников службы безопасности
• психолога (если такая должность предусмотрена). Каждый из них отвечает за определенный этап работы в рамках своей компетенции
Контроль и ответственность Общий контроль и ответственность за соблюдение предусмотренных положением процедур поиска и отбора несет директор по персоналу

* Например: оценка потребности в персонале (получение заявки) >> разработка комплекса требований к кандидату на должность >> размещение объявления о вакансии >> проведение тендера среди рекрутинговых и кадровых агентств >> работа с внутренним кадровым резервом >> первичный отбор (анкета, резюме) >> собеседование кандидата с менеджером по подбору персонала >> собеседование кандидата с линейным руководителем >> принятие решения о найме.

Табл. 2. Примерная структура раздела «Технология подбора персонала» Положения о подборе персонала

Разделы Положения

Содержание

Раздел 1

Подбор персонала Подготовка и согласование заявки на поиск кандидата
Описание рабочего места и компетенций, необходимых для занятия вакантной должности
Источники поиска кандидатов
Процесс отбора кандидатов

Раздел 2

Прием на работу
Оформление приема на работу
Личное дело сотрудника

Раздел 3

Адаптация

Раздел 4

Ротация персонала

Раздел 5

Увольнение сотрудника

Приложения

Формы, бланки, шаблоны документов

Весь процесс подбора персонала должен быть увязан с общей стратегией развития компании. Результаты работы внутренних рекрутеров будут содействовать достижению корпоративных целей, только если в организации выработана четкая HR-концепция,

Так, в компании «Киевская Инвестиционная Группа» по инициативе департамента персонала и при поддержке руководства в стандарты бизнес-планирования были внесены изменения и дополнения, касающиеся планирования численности персонала, изменения организационной структуры и бюджета затрат (на ФОТ, и, соответственно, на подбор персонала). В итоге планирование подбора персонала включено в общий долгосрочный стратегический план холдинга — как по отдельным проектам, так и по компании в целом. «План подбора персонала» (табл. 3) формируется исходя из потребностей в людях всех структурных подразделений «КИГ». Горизонт планирования — один год.

Табл. 3. Шаблон плана подбора персонала

«Утверждаю»
Генеральный директор
«____» ___________ 200__ года

Департамент управления и развития персонала

План подбора персонала на 200___ год

Вакансия

Дата подачи заявки

План работы

Срок выполнения

Название вакансии

  Первичный отбор кандидатов, соответствующих квалификационным требованиям  
Анализ анкетных данных, собеседование, передача пакета документов кандидатов, участвующих в финальном отборе, ответственным лицам (руководителям структурных подразделений)  
Итоговое собеседование с руководителем  
Принятие решения о приеме на работу/отказе кандидату  

Каналы поиска

  объявление на специализированных сайтах, в СМИ

Разработка Плана подбора на период в один год дает возможность менеджеру по персоналу заранее сориентироваться в категориях сотрудников, которые будут востребованы в разных подразделениях компании. Этот документ обязательно учитывается при формировании сводного бюджета отдела подбора персонала. Пример одного из разделов бюджета (укрупненно — основные статьи) приведен в таблице 4.

Табл. 4. Бюджет департамента управления и подбора персонала

№ п/п

Наименование статьи расходов

Кварталы

Итого

Комментарии

 I  

 II

III

IV

1

Подбор персонала:

 

 

 

 

 

 

1.1

через рекрутинговые и кадровые агентства            

1.2

реклама в СМИ (в том числе ТВ)            

1.3

услуги специализированных интернет-сайтов            

1.4

работа с кадровым резервом            

1.5

посещение ярмарок карьеры            

1.6

приглашение  выпускников вузов на тестирование            

...

             
Итого по статье 1            

2

...            
Директор департамента управления и подбора персонала

Ф.И.О., подпись

Дата

Приоритеты развития современного бизнеса меняются очень динамично, поэтому мы рекомендуем детализировать план подбора персонала поквартально или помесячно и регулярно его корректировать (особенно если оплата труда специалиста по подбору персонала жестко привязана к выполнению календарного плана). Подробная детализация помогает внутреннему рекрутеру пошагово разрабатывать и осуществлять конкретные мероприятия, четко понимая, какими временными и денежными ресурсами он располагает.

Конечно, зарубежные разработчики программного обеспечения для эйчаров давно предлагают автоматизированные рабочие места для внутренних специалистов по подбору персонала. Как правило, подобные программы поддерживают такие функции, как ведение и обработка баз данных, расчет статистических показателей, формирование различных отчетов и т. д. Менеджер по подбору может использовать готовые шаблоны документов или создавать собственные — в зависимости от особенностей работы и требований руководства.

Если у компании нет возможности приобрести специализированное ПО, то лучше разработать специальные шаблоны документов. Предлагаем коллегам несколько шаблонов, которые облегчат им работу при подборе персонала. Например, график собеседований удобно вести в программах Excel или Access — по аналогии с базой кандидатов (табл. 5).

Табл. 5. График проведения собеседований

№ п/п

Дата проведения собеседования

Время встречи

Ф.И.О. кандидата

Должность

Источник поиска

Положительные моменты

Отрицательные моменты

Результат встречи

Телефон

Адрес

1

                   

2

                   

...

                   

Зачастую специалисту по подбору сложно припомнить уже приходившего ранее на собеседование кандидата, ведь ежедневно перед его глазами проходит множество документов и людей. Лист собеседования, в котором отмечаются позитивные и негативные качества кандидата, поможет при необходимости освежить в памяти собеседование годичной давности. Огромный объем информации сложно (да и не нужно!) удерживать в памяти.

Отчетность — еще одно поле для стандартизации базовых документов: шаблоны отчетов позволят рекрутеру в любой момент представить требуемые сведения руководству. В своей практике мы используем следующие виды документов:

1. Достижения периода. Например:

  • Еженедельный отчет о работе HR-специалиста, представляющий собой перечень кандидатов, проходивших собеседование, с пометкой о результативности встреч (табл. 6).

Табл. 6. Еженедельный отчет о проведенных собеседованиях

№ п/п

Дата

Ф.И.О. кандидата

Вакансия

Результат

1

       

2

       

...

       
Исполнитель Ф.И.О., дата

  • Ежемесячный отчет о работе над закрытием вакансий (табл. 7).

Табл. 7. Ежемесячный отчет о работе над закрытием вакансий

Список вакансий открытых в период с … по …

№ п/п

Должность

Размер з/п

Ответственный за закрытие вакансии

Управляющая компания/филиал

Дата поступления заявки
в службу персонала

Примечание

1

           

2

           

...

           

Результат работы по заявкам

№ п/п

Должность

Размер з/п

Ответственный за закрытие вакансии

Управляющая компания/филиал

Дата поступления заявки
в службу персонала

Примечание

1

           

2

           

...

           
Исполнитель

Дата

2. Комментарии и рекомендации. В эту группу мы включаем:

  • Отчет о состоянии вакансии. Здесь отражается работа внутреннего рекрутера над конкретной вакансией (табл. 8). Отчет может быть представлен руководителю в виде служебной записки, включающей: описание проделанной за отчетный период работы, причины невыполнения поставленных задач, предложения и рекомендации для дальнейших действий.

Табл. 8. Отчет о состоянии работы по вакансии ________________________

Дата поступления заявки

 

Заказчик (структурное подразделение)

 

Проделана работа

Ф.И.О. кандидата

Дата встречи

Контактный телефон

Результат

 

 

 

 

 

 

 

 

Переданы заказчику

Ф.И.О. кандидата

Дата передачи резюме

Результат 

 

 

 

 

 

 

Рекомендации

 

 

 

Исполнитель

Дата

  • Отчет о принятых на работу сотрудниках. В нем представляется список кандидатов, прошедших все этапы согласования, а также указываются даты, когда они выходят на работу (табл. 9).

Табл. 9. Отчет о кандидатах, принятых на работу

№ п/п

Ф.И.О.

Должность

Дата выхода на работу

Структурное подразделение

 

 

 

 

 

Исполнитель

Дата

  • Отчет по увольнениям: ежеквартальный отчет о количестве уволившихся, включая детальную информацию о причинах их ухода из компании (табл. 10).

Табл. 10. Отчет об уволившихся сотрудниках

№ п/п

Ф.И.О.

Должность

1

   

2

   

...

   
     

Причина увольнения

Количество человек

Низкая з/п  
Более выгодное предложение  
Несоответствие оплаты рабочей нагрузке  
Семейные обстоятельства  
...  

Для наглядности рекомендуется представить эти данные в виде диаграммы (примеры графиков с условными цифрами см. на рис. 1–3).

Рис. 1. Причины увольнений в компании N за _____ месяцев 200__ года

Рис. 2. Статистика увольнений в компании N за период ______________

Рис. 3. Соотношение закрытых и незакрытых вакансий в компании N на _______ 200__ года

  • Отчет о текучести кадров. Он может служить дополнением к ежегодному отчету о работе службы персонала. Помимо причин увольнения, желательно отразить в нем процентное соотношение технических специалистов и руководящих работников, привести данные о среднем стаже работы сотрудников в компании и другие статистические параметры.

3. Финансовые отчеты. Важные показатели работы службы управления персоналом содержатся в следующих документах:

  • Отчет о затратах на подбор персонала за определенный период (за неделю, месяц, квартал, полугодие, год — в зависимости от требований руководства). Пример шаблона для этого отчета приведен в таблице 11.

Табл. 11. Отчет о финансовых затратах за _________ 200__ год по статьям подбора персонала

№ п/п

Статья затрат

Сумма, грн.

Примечания

1

     

2

     

...

     

Любой отчет обязательно подписывает подготовивший его сотрудник, указывая свою фамилию и должность, а также дату составления.

Порядок в отчетных документах позволяет руководителю HR-подразделения постоянно контролировать работу специалиста по подбору персоналу, своевременно оценивать результаты и эффективность его деятельности.

Опыт нашей работы свидетельствует, что затраченное на подготовку отчетов время позволяет оптимизировать работу всей HR-службы. Имея ясную картину ситуации с обеспечением компании человеческими ресурсами, эйчар сможет стать стратегическим партнером собственника бизнеса.

Статья предоставлена нашему порталу
редакцией журнала «Менеджер по персоналу»

Источник: HR-Лига Автор: Рутицкая Владислава, Сирик Людмила
Просмотров: 70016 Отправить другу Версия для печати
 
 
Смотрите также:
Ошибки в вакансиях на английском языке и как их исправить
5 правил собеседования с сейлзами
Собеседование при приеме на работу: методика и главные вопросы
Почему я выбрала профессию рекрутера
Эффективное телефонное интервью
Проблемы мотивации персонала для рекрутера
Как превратить поиск сотрудника в конкурс на желанную позицию
Интервью по компетенциям (поведенческое интервью по модели STAR)
Прямой поиск узких технических специалистов
Подбор операторов колл-центра от «А» до «Я»
Профессиональный подбор: этапы, субъекты, методы и технологии оценивания кандидатов. Часть 3
Профессиональный подбор: этапы, субъекты, методы и технологии оценивания кандидатов. Часть 2
Профессиональный подбор: этапы, субъекты, методы и технологии оценивания кандидатов. Часть 1
Поиск и подбор сотрудника кадровой службы
Подбор менеджера по продажам в IT-компанию от «А» до «Я»
Эйчар глазами кандидата
Описание бизнес-процесса «Поиск и подбор персонала»
Настоящая работа — лучшая практика для студента
Прием людей на должности, связанные с материальной ответственностью
Эффективное взаимодействие эйчара с руководителями отделов
Качественный подбор торговых представителей
Подбор директора контактного центра от «А» до «Я»
Кто лучше: внешний или внутренний рекрутер? (и чем именно лучше)
Система подбора персонала по компетенциям
Интервью по компетенциям
Принятие решений при подборе персонала
Отбор кандидатов на должности. Секретарь руководителя и главный редактор
Ошибки при проведении собеседований
Регламент по подбору персонала
Сколько стоит самостоятельный подбор персонала?


Реклама
Издания для профессионалов

«МЕНЕДЖЕПО ПЕРСОНАЛУ»

Свежий номер
Пролистать журнал
О журнале
Подписаться
Архив журнала
Форум эйчаров

«ДОВІДНИК КАДРОВИКА»

Свежий номер
Пролистать журнал
Пролистать вложение
О журнале
Подписаться
Форум кадровиков

«ДІЛОВОДСТВО та ДОКУМЕНТООБІГ»

О журнале
Пролистать журнал
Подписаться

«КАДРОВИК-онлайн»

Гостевой доступ
О системе
Получить доступ

«КАДРИ і ЗАРПЛАТА»

О газете
Пролистать газету
Подписаться
Календарь событий
Март 2017
Пн Вт Ср Чт Пт Сб Вс
  12345
6789101112
13141516171819
20212223242526
2728293031  

Апрель 2017
Пн Вт Ср Чт Пт Сб Вс
     12
3456789
10111213141516
17181920212223
24252627282930
       

Все события
Опросы
При устройстве на работу в вашу компанию высшее образование:
Играет главную роль
Важно только для топовых позиций
Вообще не играет роли, главное — опыт сотрудника!

Объявление
Уважаемые посетители! По всем вопросам относительно работы портала обращайтесь к администратору
2017 © МЕДИА-ПРО
2017 © HR-Лига
Copyright © 2005–2017 HR-Лига
Редакция (администрация) портала не несет ответственности за ущерб, который может быть нанесен в результате использования, неиспользования или ненадлежащего использования информации, содержащейся на портале.
Ответственность за достоверность информации и прочих сведений несут авторы публикаций.
Редакция (администрация) оставляет за собой право не разделять мнение авторов размещаемых материалов.
Использование материалов из журналов ИД «МЕДИА-ПРО» только по согласованию с редакцией (администрацией) портала.
По всем вопросам пишите на admin@hrliga.com.