ДЕРЖАВНИЙ КОМІТЕТ УКРАЇНИ З ПИТАНЬ РЕГУЛЯТОРНОЇ ПОЛІТИКИ ТА ПІДПРИЄМНИЦТВА

ЛИСТ

від 27 лютого 2009 р. № 1899

Щодо термінів зберігання та знищення податкової і бухгалтерської документації приватними підприємцями

Державний комітет України з питань регуляторної політики та підприємництва розглянув Ваш запит … щодо термінів зберігання та знищення податкової і бухгалтерської документації приватними підприємцями та відповідно до компетенції повідомляє наступне.

Строки зберігання та порядок знищення первинних документів, документів податкової звітності та іншої документації підприємцями — фізичними особами визначено в положеннях наказу Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів України від 20.07.98 № 41 «Про затвердження Переліку типових документів» (далі — Перелік № 41).

Відповідно до Переліку № 41 документи, які приватний підприємець використовує у своїй господарський діяльності, мають термін зберігання відповідно 3 роки, 5 років, 75 років (за період до 01.07.2000) та протягом невизначеного терміну.

Обчислення термінів зберігання документів провадиться з 1 січня року, наступного за роком завершення їх діловодства. Винятки становлять зазначені в підпункті 2.12 частини II Переліку № 41 випадки, а саме:

— у випадку зберігання документів податкової звітності необхідно керуватись нормами підпункту 15.1.1 пункту 15.1 статті 15 Закону України від 21.12.2000 № 2181-III «Про порядок погашення зобов’язань платників податків перед бюджетами та державними цільовими фондами» та обчислювати відлік терміну з дати подання податкової декларації (розрахунку) (абзац 4);

— для різних видів договорів, угод відлік терміну починається з дати закінчення строку дії договору (абзац 5).

В підпункті 2.12 частини II Переліку № 41 визначено також додаткові обмеження і уточнення термінів зберігання документів, які є обов’язковими до виконання.

Зокрема, в абзаці 4 даного підпункту зазначено:

— знищення первинних документів і документів податкової звітності дозволяється лише за умови завершення перевірки державними податковими органами з питань дотримання податкового законодавства. Тобто, всі документи податкової звітності підприємця незалежно від терміну їх зберігання знищувати до податкової перевірки (планової) не можна;

— у разі виникнення суперечок, спорів, слідчих і судових справ, такі документи потребують зберігання (понад встановлений термін) до прийняття остаточного рішення відповідних інстанцій.

Положення Переліку № 41 регулюють також порядок знищення документів підприємцями — фізичними особами.

Відповідно до пункту 3.6 Переліку № 41 знищення документів, термін зберігання яких минув та які не підлягають обов’язковій передачі до архіву, повинно відбуватись за погодженням з державними архівними установами. Документи, які не мають певної історичної цінності та постійного терміну зберігання, підприємець має право знищити, але з дотриманням установленої законодавством процедури, а саме: скласти акт на знищення документів та погодити його із відповідною архівною установою.