МІНІСТЕРСТВО ФІНАНСІВ УКРАЇНИ

ЛИСТ

від 24 лютого 2010 р. № 31-26030-13-10/4069

Про оформлення документів при відрядженні за кордон

Міністерство фінансів розглянуло лист Всеукраїнської молодіжної організації «Молодь проти корупції» від 12.01.2010 р. № 43к-12/01 щодо правил оформлення документів при відрядженні директора підприємства на конференцію, яка відбувається в Росії, згідно з запрошенням приймаючої сторони, що перебуває в Угорщині, і повідомляє.

Відповідно до Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон, затвердженої наказом Міністерства фінансів України від 13.03.98 р. № 59, витрати на відрядження особи, яка перебуває в трудових відносинах з платником податку, включаються до складу валових витрат платника податку лише за наявності документів, що підтверджують зв’язок такого відрядження з основною діяльністю підприємства, а саме: запрошень сторони, яка приймає і діяльність якої збігається з діяльністю підприємства, що направляє у відрядження; укладеного договору (контракту) та інших документів, які відрегульовують або засвідчують бажання встановити цивільно-правові відносини; документів, що засвідчують участь відрядженої особи в переговорах, конференціях або симпозіумах, які проводяться за тематикою, що стосується основної діяльності підприємства, яке відряджає працівника.

Згідно з пунктом 1.1 глави 1 «Порядок відрядження за кордон працівників підприємств усіх форм власності» розділу II «Порядок відрядження за кордон» відрядження за кордон здійснюється відповідно до наказу (розпорядження) керівника підприємства після затвердження завдання, в якому визначаються мета виїзду, термін, умови перебування за кордоном (у разі поїздки за запрошенням подається його копія з перекладом), і кошторису витрат. Термін відрядження визначається керівником, але не може перевищувати 60 календарних днів.

При цьому згідно з пунктом 1.5 глави I розділу II Інструкції фактичний час перебування у відрядженні за кордоном визначається:

• у разі відрядження з України до країн, з якими встановлено повний прикордонний митний контроль, — за відмітками контрольно-пропускних пунктів прикордонних військ України в закордонному паспорті або документі, що його замінює;
• у разі відрядження з України до країн, з якими не встановлено або спрощено прикордонний контроль, — згідно з відмітками сторони, яка відряджає, та сторони, яка приймає, у посвідченні про відрядження.

Відмітки в посвідченні про відрядження щодо прибуття і вибуття працівника завіряються тією печаткою, якою користується у своїй господарській діяльності підприємство для засвідчення підпису відповідної службової особи, на яку наказом (розпорядженням) керівника підприємства покладено обов’язки здійснювати реєстрацію осіб, які вибувають у відрядження та прибувають з нього. У разі відсутності вказаних відміток добові витрати відрядженому працівникові не відшкодовуються.

З огляду на наведене вище, у разі опрацювання питання щодо направлення директора підприємства на конференцію в Росію за запрошенням угорської сторони необхідно звернути увагу на такі вимоги:

• якщо приймаючою стороною (організатором конференції, яка відбувається у Росії) є угорське підприємство (організація, установа), то у посвідченні про відрядження необхідна відмітка угорського підприємства:
• у запрошенні угорської сторони в обов’язковому порядку має бути визначено місце проведення конференції (у тому числі країна проведення заходу). У разі відсутності такої інформації підприємство не має підстав видавати наказ про службове відрядження.