Аналіз нормативної бази щодо обов’язковості заповнення автобіографії та особового листка з обліку кадрів при прийнятті на роботу можна здійснити з урахуванням кількох ключових аспектів.

Насамперед статтею 19 Конституції України гарантується, що правовий порядок в Україні ґрунтується на засадах, відповідно до яких ніхто не може бути примушений робити те, що не передбачено законодавством.

Згідно з трудовим законодавством України, зокрема зі статтею 24 Кодексу законів про працю України (далі — КЗпП), при укладенні трудового договору громадянин зобов’язаний подати паспорт або інший документ, що посвідчує особу, трудову книжку (у разі наявності) або відомості про трудову діяльність з реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування, а у випадках, передбачених законодавством, — також документ про освіту (спеціальність, кваліфікацію), про стан здоров’я, відповідний військово-обліковий документ та інші документи.

Стаття 25 КЗпП

«При укладенні трудового договору забороняється вимагати від осіб, які поступають на роботу:

• відомості про їхню партійну і національну приналежність, походження, реєстрацію місця проживання чи перебування;
• документи, подання яких не передбачено законодавством».

Як бачимо, у нормах КЗпП міститься досить невеликий перелік конкретних документів, які потрібно подати при прийнятті на роботу, але водночас наголошується на правомірності вимоги про надання інших документів, якщо це передбачено законодавством.

Чи вимагати при прийнятті на роботу заповнення автобіографії та особового листка?

З’ясуємо, відповідно до яких нормативних актів вимога заповнювати особовий листок з обліку кадрів та автобіографію при прийнятті на роботу буде правомірною.

Так, особовий листок з обліку кадрів та автобіографія є складовими особової справи, формування якої для працівників усіх державних органів, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій незалежно від форм власності (окрім державних службовців) визначено пунктом 12 глави 2 розділу IV Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях (далі — установи), затверджених наказом Міністерства юстиції України від 18.06.2015 р. № 1000/5 (далі — Правила № 1000/5).

Особові справи державних службовців формуються відповідно до Порядку ведення та зберігання особових справ державних службовців, затвердженого наказом Національного агентства України з питань державної служби від 22.03.2016 р. № 64 (п. 13 гл. 2 розд. IV Правил № 1000/5).

Правила № 1000/5 є обов’язковими для виконання всіма установами незалежно від форм власності(п. 1 розд. І Правил № 1000/5).

Пункт 12 глави 2 розділу IV Правил № 1000/5

«До особової справи додаються такі документи в хронологічному порядку в міру їх надходження (поповнення), як-от:

• заява про прийняття на роботу, письмовий трудовий договір (контракт);
• копії або витяги з розпорядчих документів (наказів, розпоряджень) про прийняття на роботу;
• особовий листок з обліку кадрів, доповнення до особового листка з обліку кадрів;
• автобіографія;
• копія паспорта;
• копія облікової картки платника податків;
• копія військового квитка (у разі наявності),
• копії документів про освіту, науковий ступінь, вчене звання;
• заяви про переведення на іншу роботу (посаду), сумісництво тощо».

Категорії працівників, для яких особові справи ведуть в обов’язковому порядку, визначаються відповідно до Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших юридичних осіб, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 12.04.2012 р. № 578/5 (далі — Перелік № 578/5).

Норми, встановлені Переліком № 578/5, поширюються на державні органи, органи місцевого самоврядування та інших юридичних осіб незалежно від функціонально-цільового призначення, рівня і масштабу діяльності чи форми власності (п. 1.2 розд. 1).

Зокрема, пунктами 493 та 495 глави 6.1 розділу 6 Переліку № 578/5 встановлюється строк зберігання особових справ для таких категорій працівників:

• керівників організацій; відомих політичних діячів; членів творчих спілок; осіб, які мають найвищі ступені відзнаки, почесні звання;
• осіб, які мають наукові ступені й вчені звання;
• службовців, професіоналів, фахівців, наукових працівників, які не мають наукових ступенів і вчених звань, штатних та виборних працівників громадських організацій;
• осіб, які працюють за сумісництвом.

І оскільки щодо обов’язку формування особових справ для працівників з числа наведених вище питань, звісно ж, не виникає, то для визначення решти категорій таких працівників маємо дивитися на першу цифру коду професії (посади) за Національним класифікатором України ДК 003:2010 «Класифікатор професій», затвердженим наказом Держспоживстандарту України від 28.07.2010 р. № 327.

Якщо код професії (посади), наявної у штатному розписі (штаті) установи, згідно з КП починається із цифр 1–4, то для таких працівників обов’язково заводимо особову справу.

Отже, вимога до кандидата на працевлаштування заповнювати особовий листок з обліку кадрів та автобіографію при укладенні трудового договору у випадках, коли це обумовлено специфікою професії (посади) або галузі та передбачено відповідними нормативно-правовими актами, є правомірною. В інших випадках заповнення цих форм можливе лише за добровільної згоди претендента на працевлаштування.

Докладніше у випуску № 01/2025 журналу «КАДРОВИК.UA»

Вас може зацікавити
	Журнал «КАДРОВИК.UA» Головний кадровий журнал України вже понад 20 років. Для організацій будь-яких форм власності від малих підприємств і ФОП до великих холдингових компаній. З додатковими сервісами для передплатників. А саме: Консультації по телефону та електронній пошті. Доступ до нормативно-правової бази. Зразки та шаблони документів у Word. Придбати видання