Роботодавці, як правило, побоюються при перевірках від Держпраці великих штрафів за неоформлених працівників та зарплату «у конвертах». Проте зараз не меншу загальну суму штрафів можна заплатити на дрібних порушеннях. Нагадаємо про найбільш поширені з них.

У ст. 265 КЗпП передбачено фінансову відповідальність, штраф за порушення інших вимог законодавства про працю, крім тих, для яких цією статтею встановлено окремий штраф.

Штраф за інші порушення — у розмірі мінімальної заробітної плати за кожне таке порушення. А за рецидив (тобто, вчинення такого порушення повторно протягом року з дня виявлення порушення) — у двократному розмірі мінімальної заробітної плати за кожне таке порушення. Враховуючи діючий розмір МЗП, зараз такий штраф становить 6000 (а за рецидив — 12 000) грн.

Не забуваємо і про адміністративний штраф за порушення «інших» вимог законодавства з праці. Вони тягнуть за собою згідно з ч. 1 ст. 41 КУпАП накладення штрафу на посадових осіб підприємств незалежно від форми власності та громадян-суб’єктів підприємницької діяльності у розмірі від 30 до 100 н.м.д.г. Тобто, 510–1700 грн, і це тільки за перший випадок порушення. В разі рецидиву протягом року адмінштраф становитиме вже 1700–5100 грн!

Чи можна цього штрафу якось уникнути?

В ст. 265 КЗпП зазначено, що:

• у разі виконання припису Держпраці та усунення виявлених порушень, передбачених абзацами четвертим — шостим, дев’ятим частини другої цієї статті, у визначені приписом строки заходи щодо притягнення до відповідальності не застосовуються.

А штраф у 6000 грн. як раз передбачено дев’ятим абзацом.

Отже, якщо якесь «інше» порушення виявлено у певного роботодавці фахівцями Держпраці вперше (принаймні, протягом року), то одразу штрафу не буде. Буде припис, який, якщо його вчасно виконати, позбавляє від штрафу в 6000 грн.

Будьте уважні: вимагайте, щоб у приписі було чітко зазначено зміст порушення і як саме його слід виправити. Туманні формулювання по типу «порушення порядку ведення кадрової документації» або вимога «виправити порушення» без зазначення, як само, може призвести до подальших спорів, виконано припис чи ні (і, відповідно, застосовувати штраф чи ні).

• заходи щодо притягнення до відповідальності за вчинення порушення, передбаченого абзацами другим, третім, сьомим, восьмим, десятим частини другої цієї статті, застосовуються одночасно із винесенням припису незалежно від факту усунення виявлених при проведенні перевірки порушень.

А штраф у розмірі 12 000 грн. як раз передбачено десятим абзацом.

Отже, припис і в цьому випадку буде. Але одночасно із ним до роботодавця застосують згаданий штраф, незалежно від того, виконає він припис (усуне порушення) чи ні. Звісно, ми радимо припис виконати, щоб уникнути нових штрафів.

Якщо все ж таки справа дійшла до штрафу, і ви із ним згодні (оскаржувати не будете), то пам’ятайте про ще одну діючу норму ст. 265 КЗпП: у разі сплати юридичною особою або фізичною особою — підприємцем, яка використовує найману працю, 50 відсотків розміру штрафу протягом 10 банківських днів з дня вручення постанови про накладення штрафу за порушення вимог законодавства про працю, передбаченого цією статтею, така постанова вважається виконаною.

Тобто, навіть визнаний штраф можна зменшити на половину, якщо швидко цю половину сплатити до бюджету.

Про оптимізацію суми штрафу поговорили, давайте ж нагадаємо, за що його можуть застосувати. Розглянемо найбільш популярні порушення.

Неповідомлення про прийняття на роботу працівника

Раніше ми вже говорили про те, що не оформлення працівника на роботу із допуском до такої роботи може призвести до штрафу в розмірі 30 МЗП. Сума штрафу велика, тож, часто саме цей розмір намагалися застосувати податківці, коли знаходили працівників, про прийняття на роботу яких роботодавець не подав повідомлення до ДПС.

Проте, досить швидко порушення переділили між абзацами частини другої ст. 265 КЗпП:

• неподання повідомлення ДПС про прийняття на роботу найманого працівника загрожує штрафом у розмірі 1 МЗП за кожного працівника;
• виплата заробітної плати (винагороди) без нарахування та сплати єдиного внеску та податків, використання праці найманої особи без укладення трудового договору та фактичний допуск працівника до роботи без оформлення трудового договору передбачає штраф у розмірі 30 МЗП за кожного працівника.

Встановили строк випробування більш, ніж треба

Це досить поширена помилка. Всі чули про стандартний строк випробування 3 місяці. Але для робітників (тобто, працівників робітничих професій) він не може перевищувати 1 місяць! А для деяких працівників взагалі не можна встановлювати випробування при прийому на роботу. Ви цього не знали, отже, порушили КЗпП. І що?

Звертаємо вашу увагу, що умова про випробування повинна бути застережена в наказі (розпорядженні) про прийняття на роботу. Отже, помилка у визначенні строку випробування може призвести до невизнання цього наказу як правильно складеного в цілому. А це вже — ризик отримати штраф в розмірі 30 МЗП.

Навіть, якщо наказ не визнають недіючим, його визнають складеним із помилкою. Тобто, порушення все рівно визнають. І мінімум, що загрожує роботодавцю, це штраф за «інші» порушення в розмірі 1 МЗП.

Відсутній або неправильно складений штатний розпис

Як театр починається з гардеробу, так найму працівників передує складання штатного розпису. В цьому документі є все — і наявність вакансій, і назви посад, і розмір оплати праці. Тож, невипадково фахівці Держпраці вважають — для дотримання норм трудового законодавства без штатного розпису не обійтися.

Окремого штрафу за порушення щодо штатного розпису в ст. 265 КЗпП не передбачено. Тож, за це «інше» порушення (і добре, якщо за всі знайдені помилки щодо ШР в цілому) буде застосовано штраф в розмірі 1 МЗП. Або не буде, якщо роботодавець швидко усуне ці порушення за приписом.

Відсутня або неправильно складена особова картка працівника

Тут ситуація склалась наступна.

Держпраці вважає ведення особових карток працівників обов’язковим, незалежно від організаційно-правової форми та форми власності роботодавця. Це є основний первинний документ з обліку особового складу. Тобто, роки йдуть, а позиція Держпраці з цього приводу не змінюється.

Окремого фінансового штрафу за порушення цього обов’язку не передбачено. Отже, Держпраці буде карати як за «інше» порушення законодавства з праці. І тут, скоріше за все, розмір штрафу буде пропорційним кількості працівників, щодо яких це порушення було скоєно. Тобто, наприклад, якщо маємо 30 працівників, щодо яких ми не вели особові картки, то штраф буде 30 х 6000 = 180 000 грн.

Але не всі фахівці із цим згодні. Є думка, що наказ Державного комітету статистики та Міністерства оборони України від 25.12.2009 р., який затвердив Типову форму П-2 «Особова картка працівника», є актом, прийнятим виключно на виконання Закону України «Про військовий обов’язок та військову службу», та, відповідно, не є актом законодавства з праці.

Проте, обережні роботодавці, як правило, не спорять, а заводять особові картки для всіх працівників. В разі ж, якщо Держпраці виявило порушення у порядку веденням вами особових карток, не панікуйте: вимагайте припис, у якому має бути зазначено, що саме і як треба виправити. Виконаєте припис — штрафу не буде. Звісно, якщо далі ви, хоча б протягом року, не буде більше порушувати правила ведення особових карток.

Відсутня або ведеться із помилками трудова книжка

Тут ситуація, скажімо так — перехідна.

До 10 червня 2021 року діють старі правила, і паперова трудова книжка має вестись і зберігатись за основним місцем роботи працівника.

Кожна помилка при її веденні — це підстава для застосування штрафу за «інші» порушення в розмірі 1 МЗП!

Але весь час існування паперових трудових книжок їх звинувачували і у застарілості, і навіть у сумнівному легальному статусі.

І ось в трудовому законодавстві відбулися зміни: паперові трудові книжки намагаються замінити їх електронним аналогом — записом в Реєстрі застрахованих осіб, який веде ПФУ.

Там же ми зазначили, що з 10 червня 2021 року нові паперові трудові книжки роботодавець заводити вже не буде, а записи до старих паперових трудових книжок вноситиме лише на прохання працівника.

Щодо тих трудових книжок, які на цю дату зберігатимуться у роботодавців, почнеться перехідний п’ятирічний період. Роботодавці повинні будуть відсканувати їх та надіслати ПФУ, після чого видати на руки працівникам.

Отже, ті роботодавці, які швидко оцифрують наявні в них трудові книжки, зможуть їх швидко позбутися — повернути працівникам. Але не забудьте зробити про це запис у Книзі обліку трудових книжок (із підписом працівника про отримання трудової книжки).

Положення про оплату праці, про відрядження тощо — чи вони обов’язкові?

У розсуненнях Держпраці та консультаціях інших фахівців ми часто зустрічаємо назви таких внутрішніх розпорядчих документів. Але, насправді, жоден закон або підзаконний нормативний документ не вимагає від роботодавця їх складати та затверджувати. Якщо вже колективний договір не є обов’язковим, то що говорити про такі документи. Тому штрафу за їх відсутність не буде.

Але правда в тому, що скласти їх — це шматочок роботи кадровика (або іншої особи, якій доручено розробити цей внутрішній документ), адже типової форми немає. Проте, коли такий документ складено і затверджено, він значно облегшує подальше життя і кадровиків, і бухгалтерії. Адже їм не доведеться кожного разу бігати до керівника і радитись, які доплати і премії платимо в цьому місяці, який в нас розмір добових і за яким графіком організована праця під час відрядження.

До того, самі фахівці Держпраці говорять: ст. 13 КЗпП зазначено, що докладну інформацію про виплату надбавок або премій треба обов’язково вказати у колективному договорі компанії. Однак, якщо такого договору немає або він не зареєстрований у встановленому законодавством порядку, то дана інформація визначається в одному із наступних документів:

• окремому положенні, погодженому з первинною профспілковою організацією;
• одному з розділів положення про оплату праці;
• трудовому договорі або контракті.

Насправді, така порада (щодо наявності положень) в КЗпП навіть щодо бюджетників не міститься. Проте, мати такі документи, щоб пояснити порядок оплати на вашому підприємстві, не завадить.

Помилки при веденні табелю обліку робочого часу

Відповідно до ч. 2 ст. 30 Закону України «Про оплату праці» роботодавець зобов’язаний забезпечити достовірний облік виконуваної працівником роботи і бухгалтерський облік витрат на оплату праці у встановленому порядку.

Але форма табелю обліку використання робочого часу затверджена наказом Державного комітету статистики України «Про затвердження типових форм первинної облікової документації зі статистики праці» від 05.12.2008 р. № 489. Згідно пункту 2 примітки до типової форми «Табелю обліку використання робочого часу» встановлено, що дана форма носить рекомендаційний характер і складається із мінімальної кількості показників, необхідних для заповнення форм державних статистичних спостережень. При необхідності форма може бути доповнена іншими показниками, необхідними для обліку на підприємстві. Таким чином, затверджена наказом від 05.12.2008 р. № 489 форма «Табелю обліку використання робочого часу» носить рекомендаційний характер.

Вказане положення підтверджується також листом Державної служби статистики України «Щодо заповнення табеля обліку використання робочого часу» від 12.01.2012 р. № 9/4-10/9. Так, згідно абзацу 4 зазначеного листа, типова форма № П-5 «Табель обліку використання робочого часу» надається як рекомендована для застосування і використовується як формалізований набір показників у складі первинного обліку підприємства щодо використання робочого часу, необхідний для заповнення форм державних статистичних спостережень з праці. На практиці табель використовується також для інших цілей, тому підприємство при необхідності має право застосовувати й іншу форму табеля, але при цьому обов’язковим для респондентів є наявність первинного обліку показників щодо використання робочого часу, явок та неявок працівників, які визначено формами державних статистичних спостережень з праці.

Про це йдеться у постанові Івано-Франківського окружного адміністративного суду від 27.06.2017 № 67497174. Це, взагалі, була дуже цікава справа. Адже фахівці Держпраці намагалися довести, що на підприємстві були не зафіксовані в табелі роботи у святкові та неробочі дні тощо без проведення подвійної оплати. А це порушення мінімальних гарантій в оплаті праці, за що штраф становить зараз 2 МЗП за кожного працівника, стосовно якого скоєно порушення.

Проте суд вважав за доцільне звернути увагу на те, що передбачена абз. 4 ч. 2 ст. 265 КЗпП відповідальність роботодавців у вигляді штрафу настає лише за недотримання мінімальних державних гарантій в оплаті праці, а не за неналежне ведення документації щодо обліку робочого часу!

Тобто, навіть якщо Держпраці доведе, що табель ви вели із порушеннями, штраф за це становитиме 1 МЗП. Щоправда, з 02.02.2020 р. цей штраф Держпраці може застосовувати за кожне порушення (і як це тлумачити, наразі через карантин судової практики замало). Тому, оскільки рахунок йде на тисячі гривень, щоб не битися за кожну помилку, треба:

• обрати, яку форму обліку робочого часу ви бажаєте використовувати. Оскільки встановлена державою форма носить рекомендований характер, ви можете внести до цієї форми зміни або взагалі затвердити власну форму. Держпраці зараз погоджується: роботодавця не можуть притягти до відповідальності за відсутність табелів обліку використання робочого часу, якщо забезпечено облік використання робочого часу в інший спосіб! Проте форма такого обліку повинна бути на підприємстві і бажано, щоб у якомусь внутрішньому документі (наприклад, в обліковій політиці підприємства або в наказі про ведення кадрової документації) така форма була зазначена. А в разі потреби — щоб до неї були внесені зміни (в цьому ж внутрішньому розпорядчому документі);
• щільно дотримуватись власно встановлених правил ведення цієї форми табелю. Це можуть бути правила, які пописані у примітках до державної статистичної форми (повної процедури ведення цієї форми, нажаль, не існує) або правила, які ви придумаєте самостійно до самостійно розробленої форми табелю. Але вони мають бути не лише затверджені на вашому підприємстві, а й постійно виконуватися;
• і, звісно ж, інформація, наведена в табелі, має бути правдивою і повною.

Адже, як не крути, а Табель обліку робочого часу є підставою для нарахування працівникам заробітної плати, допомоги по тимчасовій непрацездатності, сум за період щорічних відпусток, інших виплат. Складений і підписаний відповідальною за ведення табеля особою та погоджений керівником організації табель подається до бухгалтерії. Оскільки табель є однією з головних підстав для нарахування заробітної плати, будь-які виправлення в ньому не допускаються.

Помилки у документах з нарахування зарплати

Тут не менш цікава ситуація, ніж із табелем, про що ми вказували вже досить давно.

В далеких 90–2000 роках широко застосовувались відомості нарахувань заробітної плати, які були затверджені наказом Держкомстату № 144. Серед них добре усім відомі Розрахунково-платіжні, Розрахункові відомості, Особові рахунки и Накопичувальні нарахування.

Хоча цей наказ втратив чинність ще з 01.01.2009 р., але більшість бухгалтерів продовжують вести ці форми, не зважаючи на те, що зараз діють зовсім інші форми типових документів з обліку розрахунків з працівниками! Вони затверджені наказом Держкомстату № 489 і мають тільки два види документів:

• форма П-6 «Розрахунково-платіжна відомість працівника» (тобто це розрахунковий листок);
• форма П-7 «Розрахунково-платіжна відомість (зведена)».

Наскільки обов’язково застосовувати саме ці форми? Оскільки такі відомості є вже не скільки кадровими, скільки бухгалтерськими первинними документами, на них поширюється норма п. 2.7 Положення № 88. А ця норма дозволяє підприємствам самостійно розробляти форми первинних документів, головне, щоб в них були наявні обов’язкові реквізити, зазначені у п. 2.4 Положення № 88.

Тобто, насправді документи про нарахування зарплати можуть бути будь-якої, і не обов’язково типової форми. Їх форма — це вже частина бухгалтерського, а не кадрового обліку оплати праці. І щодо нюансів ведення цих документів фахівці Держпраці не штрафуватимуть (як і за правильність заповнення касової або банківської документації щодо виплати зарплати).

Проте і ці форми фахівці Держпраці при перевірці вимагатимуть. Адже їм треба встановити, чи всім прийнятим на роботу працівникам нараховувалась зарплата, чи дотримувався при цьому роботодавець мінімальних гарантій з оплати праці, чи були такі виплати повними та своєчасними тощо.

Таким чином, штраф за «інші» порушення за документами з нарахування та виплати зарплати, лікарняних, декретних тощо при перевірці Держпраці навряд чи виникне. А ось більш серйозні порушення виявити ці документи допоможуть дуже просто.

Ганна Бикова