Щорічна одноразова допомога, яку підприємство виплачує своїм працівникам, може мати різний характер:

• систематичний — надається всім або більшості працівників;
• разовий — надається окремим працівникам у зв’язку із сімейними обставинами тощо.

Розглянемо їх окремо.

Щорічна допомога, яка має систематичний характер і надається всім працівникам або більшості

Деякі підприємства як заохочення виплачують працівникам щорічну одноразову допомогу у зв’язку з різними подіями. Наприклад, перед відпусткою на оздоровлення, з нагоди свята Нового року тощо.

Специфіка зазначених одноразових допомог полягає в тому, що вони, по-перше, встановлюються колективним договором підприємства чи іншим аналогічним документом, по-друге, надаються усім чи більшості працівників. Тобто мають систематичний характер.

Підстави надання

Відповідно до пп. 2.3.3 п. 2.3 розділу другого Інструкції № 5 матеріальна допомога, що має систематичний характер, надана всім працівникам або більшості (на оздоровлення, у зв’язку з екологічним станом, крім сум, зазначених у п. 3.31 цієї Інструкції) у складі інших заохочувальних та компенсаційних виплат, належить до фонду оплати праці.

Згідно зі ст. 97 КЗпП оплата праці працівників здійснюється за погодинною, відрядною або іншими системами оплати праці. Оплата може провадитися за результатами індивідуальних і колективних робіт.

Форми і системи оплати праці, норми праці, розцінки, тарифні сітки, ставки, схеми посадових окладів, умови запровадження та розміри надбавок, доплат, премій, винагород та інших заохочувальних, компенсаційних і гарантійних виплат встановлюються підприємствами, установами, організаціями самостійно у колективному договорі з дотриманням норм і гарантій, передбачених законодавством, генеральною та галузевими (регіональними) угодами. Якщо колективний договір на підприємстві, в установі, організації не укладено, власник або уповноважений ним орган зобов’язаний погодити ці питання з виборним органом первинної профспілкової організації (профспілковим представником), що представляє інтереси більшості працівників, а у разі його відсутності — з іншим уповноваженим на представництво трудовим колективом органом.

Отже, надання щорічної одноразової допомоги (як заохочувальної виплати) повинно встановлюватися колективним договором.

За відсутності колективного договору надання такої допомоги потрібно погоджувати з представницьким органом трудового колективу (профспілковим органом, представником тощо).

Наприклад, за відсутності колективного договору підприємство може розробити положення про надання допомоги, або ж керівником буде затверджено відповідний наказ. Положення (наказ) повинні мати погодження представницького органу трудового колективу. Тобто на документі має стояти віза такого органу «Погоджено», дата погодження, назва представницького органу, прізвище представника(ів) і його(їх) підпис (підписи, якщо орган колегіальний).

Документування

Визначеного нормативними документами порядку документування для даної ситуації немає, тому кожне підприємство встановлює його самостійно.

При цьому слід взяти до уваги такий принциповий момент. Ініціатива щодо виплати допомоги виходить здебільшого від підприємства (керівника). Підставою є настання відповідної події, передбаченої колективним договором чи іншим документом, яким встановлюється надання допомоги. Наприклад, якщо за умовами колективного договору допомога надається працівникам з нагоди свята Нового року, то саме настання останнього і є подією, що спонукає підприємство (в особі керівника) здійснити виплату винагороди.

Як правило, керівник підприємства видає відповідний наказ, у якому зазначається про настання відповідної події, робиться посилання на норму колективного договору і дається розпорядження бухгалтерії нарахувати допомогу певним працівникам у певному розмірі.

З наказом ознайомлюються головний бухгалтер та бухгалтер, який здійснює нарахування заробітної плати працівникам. Далі наказ передається до бухгалтерії. На підставі цього наказу здійснюється нарахування допомоги працівникам.

Хоча може застосовуватися й інший варіант документування: працівник пише заяву із проханням надати допомогу, керівник підприємства візує її і заява передається до бухгалтерії для нарахування допомоги.

Отже, підприємство самостійно обирає порядок, який вважає принятнішим. Доцільно такий порядок прописати у колективному договорі чи іншому аналогічному документі.

Щорічна допомога, яка має разовий характер і надається окремим працівникам

Така допомога надається у разі виникнення у працівника скрутних життєвих обставин (наприклад, лікування, оздоровлення тощо), коли вкрай потрібні кошти для їх вирішення. Така виплата для підприємства є неплановою, непередбачуваною, раптовою.

Підстави надання

Відповідно до п. 3.31 розділу третього Інструкції № 5 матеріальна допомога разового характеру, що надається підприємством окремим працівникам у зв’язку із сімейними обставинами, на оплату лікування, оздоровлення дітей, не належить до фонду оплати праці.

Передбачати таку допомогу в колективному договорі чи іншому аналогічному документі не обов’язково. Водночас така виплата цілком вписується в категорію додаткових порівняно із законодавством соціально-побутових пільг.

Згідно зі ст. 9¹ КЗпП підприємства, установи, організації в межах своїх повноважень і за рахунок власних коштів можуть встановлювати додаткові порівняно із законодавством трудові та соціально-побутові пільги для працівників.

Тому підприємство може зазначати в колективному договорі чи іншому аналогічному документі про надання працівникам зазначеної матеріальної допомоги за умови, що працівники потребуватимуть її надання (у разі настання відповідної скрутної життєвої обставини). Може встановлюватися також розмір такої допомоги.

Документування

Установленого нормативними документами порядку документування для цієї ситуації, як і для попередньої, немає, тому кожне підприємство встановлює його самостійно.

Як правило, працівник пише заяву з проханням надати допомогу із зазначенням відповідної обставини. До заяви можуть додаватися документи, що підтверджують таку обставину.

Керівник візує заяву, зазначає на ній суму допомоги, яку слід виплатити працівникові, і заява передається до бухгалтерії, або ж на підставі заяви керівник видає наказ про виплату допомоги із зазначенням суми.

На підставі завізованої заяви (наказу) працівнику нараховують та виплачують допомогу.

Олександр Золотухін