Какая нумерация должна быть в приказах о приеме на работу?
Отметим, что приказы-распоряжения о приеме, переводе и увольнении работников относятся к распорядительным документам по персоналу. Требования к оформлению документов утверждены Национальным стандартом Украины ДСТУ 4163-2003.
Согласно п. 1.1 ДСТУ 4163-2003 его требования распространяются на организационно-распорядительные документы: постановления, распоряжения, приказы, положения, решения, протоколы, акты, письма и др. документы, создаваемые в деятельности органов государственной власти, органов местного самоуправления, предприятий, учреждений, организаций всех форм собственности.
ДСТУ 4163-2003 устанавливает: состав реквизитов документов, требования к тексту и расположению реквизитов документов; требования к бланкам и оформлению документов; требование к документам, изготавливаемым печатными средствами.
Национальный стандарт ДСТУ 4163-2003 не содержит в себе требования относительно порядка регистрации кадровых приказов или распоряжений и не распространяется на процессы создания и учета электронных организационно-распорядительных документов.
Оформляя работников на работу, перед началом работы по трудовому договору в соответствии с требованием ст. 29 КЗоТ собственник или уполномоченный им орган обязан:
Разъяснить работнику его права и обязанности, проинформировать под расписку об условиях труда, наличии на рабочем месте, где он будет работать, опасных и вредных производственных факторов, если они не устранены, и возможные последствия их влияния на здоровье, его права на льготы и компенсации за работу в таких условиях соответственно действующему законодательству и коллективному договору.
Ознакомить работника с правилами внутреннего трудового распорядка и коллективным договором.
Определить работнику рабочее место, обеспечить его необходимым для работы инструментом
Проинструктировать работника по охране труда, производственной санитарии, гигиене труда и противопожарной охране.
Трудовой договор — это соглашение между работником и собственником предприятия, учреждения, организации или уполномоченным им органом либо физическим лицом, по которому работник обязуется выполнять работу, определенную настоящим соглашением, с подчинением внутреннему трудовому распорядку, а собственник предприятия, учреждения, организации или уполномоченный им орган либо физическое лицо обязуется выплачивать работнику заработную плату, обеспечивать условия, необходимые для выполнения работы, предусмотренные трудовым законодательством, коллективным договором и договоренностью сторон.
При оформлении трудовых правоотношений для заключения трудового договора работник подает заявление о приеме на работу с указанием даты приема, должности или работы, а также вида работы (основная, временная, по совместительству, сезонная). На основании поданного работником заявления, завизированного руководителем (или собственником) предприятия издается приказ (распоряжение) о приеме на работу. Данный приказ (распоряжение) доводится до сведения работника под расписку.
Таким образом, на предприятии, в учреждении или организации должен быть оформлен с работником при приеме на работу трудовой договор (в виде приказа или распоряжения о приеме либо письменно составленного договора).
Все издаваемые приказы о приеме на работу считаются кадровыми, некоторые работники кадровой службы называют их «По личному составу», однако формулировка «Личный состав» чаще всего применяется в воинских частях, органах милиции и некоторых их формированиях, а не при оформлении кадровой документации на предприятии, в учреждении и организации.
В письме Минтруда от 19.10.2005 г. № 09-487 приведена книга регистрации приказов по личному составу, однако расшифровки понятия «Личный состав» данное письмо в себе не содержит.
Согласно данному письму все приказы по личному составу (а мы считаем, что имеются в виду кадровые приказы) регистрируются в книге приказов по прилагаемой форме:
№ з/п
Дата та номер наказу
Найменування /короткий зміст/
Ким написаний
Кому направлено /підпис посадової особи/
1
2
3
4
5
Также письмо предусматривает, что книга регистрации приказов должна быть пронумерована, прошнурована, скреплена подписью руководителя и печатью предприятия. Данная книга ведется работником кадровой службы и имеет постоянный срок хранения, являясь документом строгой отчетности. Поэтому недопустимо извлечение листов из данного журнала.
В данную книгу кратко в соответствии с текстом приказа заносятся записи.
Однако письмо Минтруда не содержит в себе требования по нумерации приказов.
Следует отметить, что приведенная в письме книга приказов противоречит по своему названию Перечню № 41.
Приведенный Перечень № 41 содержит в себе названия документов и сроки их хранения, согласно п. 1.4 является основным нормативным актом, предназначенным для использования всеми предприятиями, учреждениями и организациями во время отбора для хранения и уничтожения типовых документов.
Сроки хранения документов, определенные Перечнем, являются минимальными и не могут быть сокращены, что предусмотрено п. 2.11 Перечня. Данный документ предусматривает хранение 75 лет на предприятии, где ведется учет приказов в журнале или книге. Однако Перечень имеет в себе название не книга приказов по личному составу, как предусмотрено письмом Минтруда от 19.10.2005 г. № 09-487, а журнал учета приема, перевода, увольнения работников (книга регистрации приказов по кадрам).
На основании вышеизложенного, учитывая, что в Украине нет нормативного акта, предусматривающего единый порядок регистрации кадровых приказов в соответствующем журнале или книге, считаем, что общепринятой в кадровом делопроизводстве является необходимость четкой регистрации всех кадровых приказов в одном журнале регистрации с присвоением в хронологическом порядке порядковой нумерации приказов (1, 2, 3, 4 ………).
Всем кадровым приказам присваивается одинаковое буквенное обозначение (например, приказ о приеме на работу под № 15-к, приказ о переводе работника с одной должности на другую под № 16-к, и т. д.). Порядковая нумерация кадровых приказов осуществляется ежегодно (с 01.01 текущего года по 31.12 этого же года). С января следующего года нумерация кадровых приказов начинается заново — с № 1.
Ласкаво просимо
Реклама
Реклама