Коли потрібно підписувати згоду на обробку персональних даних? Як проходить захист та нерозголошення персональних даних без письмової згоди?

Захист персональних даних у трудових відносинах — це питання, яке безпосередньо стосується кожного роботодавця. Бухгалтери, кадровики, юристи та ІТ-фахівці щодня працюють із персональною інформацією працівників, і тому важливо чітко розуміти: коли потрібна згода на обробку даних, а коли достатньо законодавчих підстав для їх використання.

Які документи подає працівник під час прийняття на роботу?

Відповідно до ст. 24 Кодексу законів про працю України, кандидат на роботу зобов’язаний надати:

• паспорт або інший документ, що посвідчує особу;
• трудову книжку (якщо вона ведеться) або відомості з реєстру застрахованих осіб;
• документи про освіту;
• військово-облікові документи та інші довідки за необхідності.

Роботодавець, отримуючи ці документи, обробляє персональні дані, що в них містяться.

Чи потрібна згода працівника на обробку його персональних даних?

Закон України «Про захист персональних даних» від 01.06.2010 р. № 2297-VI у ст. 11 передбачає 6 підстав для обробки даних. Серед них:

• згода суб’єкта персональних даних на обробку його ПД;
• дозвіл на обробку персональних даних, наданий володільцю ПД відповідно до закону виключно для здійснення його повноважень;
• укладення та виконання правочину, стороною якого є суб’єкт ПД або який укладено на користь суб’єкта ПД чи для здійснення заходів, що передують укладенню правочину на вимогу суб’єкта ПД;
• захист життєво важливих інтересів суб’єкта ПД;
• необхідність виконання обов’язку володільця ПД, який передбачений законом;
• необхідність захисту законних інтересів володільця ПД або третьої особи, якій передаються ПД, крім випадків, коли потреби захисту основоположних прав і свобод суб’єкта ПД у зв’язку з обробкою його даних переважають такі інтереси.

У випадку з трудовими відносинами роботодавець не зобов’язаний вимагати окрему згоду працівника, адже він діє в межах законодавчого обов’язку.

Проте якщо дані планується передавати третім особам, і це прямо не визначено законом (наприклад, комерційні партнери, страхові компанії), доцільно отримати письмову згоду працівника.

Захист та нерозголошення персональних даних

Роботодавець має забезпечити надійний захист даних від:

• незаконного доступу,
• випадкової втрати чи знищення,
• несанкціонованої обробки.

Працівники, які мають доступ до ПД (кадровики, бухгалтери, юристи, ІТ-відділ), зобов’язані підписати письмове зобов’язання про нерозголошення. Це правило діє навіть після припинення трудових відносин.

Висновки

1. При виконанні службових обов’язків згода працівника на обробку даних не потрібна.
2. Якщо планується передача інформації третім особам без законної підстави — варто отримати письмову згоду.
3. Усі працівники, які мають доступ до персональних даних колег, повинні підписати зобов’язання про нерозголошення.
4. Роботодавець несе відповідальність за організацію захисту даних і дотримання правил їх зберігання.