З’ясуємо, чи потрібно роботодавцю вести окремі журнали реєстрації заяв працівників та наказів підприємства з кадрових питань.

Чому потрібно вести журнали реєстрації

Реєстрація кадрової документації — це не просто формальність, а додатковий фактор для юридичної безпеки роботодавця на випадок трудових спорів із працівником.

Обов’язковість ведення реєстраційних форм передбачена в п. 1 р. І Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджені наказом Міністерства юстиції України від 18.06.2015 р. № 1000/5 (далі — Правила № 1000/5), які є імперативними для всіх юридичних осіб незалежно від форми власності:

«Ці Правила встановлюють єдині вимоги щодо створення управлінських документів і роботи зі службовими документами, а також порядок їх архівного зберігання в державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях незалежно від форм власності (далі — установи)».

Також у п. 1 гл. 3 розд. ІІІ Правил № 1000/5 визначено:

«Реєстрація документів проводиться з метою забезпечення їх обліку, контролю за виконанням і оперативним використанням наявної в документах інформації і полягає у веденні запису облікових даних про документ за встановленою установою реєстраційною формою, яким фіксується факт створення, відправлення або одержання документа, шляхом проставлення на ньому реєстраційного індексу з подальшим записом у зазначених формах необхідних відомостей про документ».

Розпорядчі документи підприємства з кадрових питань (особового складу) (повинні реєструватись окремо відповідно до їх видів та строків зберігання (п. 1 гл. 3 розд. ІІІ Правил № 1000/5).

У Правилах № 1000/5 передбачено такі форми журналів для реєстрації документів:

• журнал реєстрації вхідних документів (додаток 5);
• журнал реєстрації вихідних документів (додаток 6);
• журнал реєстрації внутрішніх документів (додаток 7).

Візьміть до уваги: журнальну форму реєстрації документів доцільно використовувати лише в установах з обсягом документообігу до 600 документів на рік (п. 7 гл. 3 розд. ІІІ Правил № 1000/5).

Журнал реєстрації заяв

Заяви працівників — це різновид вхідної кореспонденції для підприємства. І хоча законодавство не вимагає ведення окремого журналу саме для заяв працівників, практика свідчить про доцільність ведення такого журналу. Це дозволить швидко перевірити дату подання працівником заяви, наприклад, про звільнення за власним бажанням, що критично важливо для дотримання двотижневого строку попередження.

Також у разі трудових спорів наявність реєстраційного запису в окремому журналі є вагомим аргументом у суді, що спростовує заяви працівника про несвоєчасне прийняття заяви або ігнорування його звернення.

Журнал реєстрації заяв працівників можна вести за формою журналу реєстрації вхідних документів (додаток 5 до Правил № 1000/5), доповнивши його необхідними графами.

Журнал реєстрації наказів

Реєстрація наказів із кадрових питань також є необхідною. Адже наказ вважається оформленим належним чином лише з моменту присвоєння йому дати й реєстраційного номера. Відсутність цих реквізитів автоматично ставить під сумнів чинність документа.

Реєстраційний номер і дата наказу є необхідними для подання таких обов’язкових документів, як повідомлення ДПС про прийняття працівника, додатка Д5 до Податкового розрахунка, а також для заповнення особових карток працівників (форма № П-2 чи інша визначена на підприємстві) та трудових книжок працівників.

Крім того, у разі перевірки або суду, якщо наказ не зареєстрований у журналі, його дуже легко визнати таким, що був створений «заднім числом», або взагалі недійсним. Це може призвести до програшу в суді в разі поновлення працівника на роботі.

Для реєстрації наказів можна скористатися формою журналу, наведеною в додатку 7 до Правил № 1000/5.

Зважаючи на те що згідно з Правилами № 1000/5, документи повинні групуватись у справи відповідно до встановлених термінів їх зберігання, потрібно вести окремі журнали для обліку наказів із кадрових питань, а саме:

• тривалого строку зберігання (75 років) — для реєстрації наказів про прийняття на роботу, оплату праці, звільнення, заохочення, про відпустку без збереження заробітної плати, про переведення на інші посади або в інші підрозділи, присвоєння розрядів, зміну умов праці. Такий строк зберігання зумовлений тим, що ці накази потрібні працівнику в майбутньому для розрахунку пенсії, підтвердження стажу роботи, розміру зарплати, кваліфікації тощо;
  
  
• тимчасового строку зберігання (5 років) — для реєстрації наказів про щорічні відпустки, про надання відпусток у зв’язку з навчанням, про стягнення (догани), про відрядження тощо.

Реєстрація наказів в одному журналі без урахування строків зберігання зробить практично неможливим правильне формування справ для передання до архіву.

Вас може зацікавити
	Книга обліку наказів з персоналу Книга обліку наказів з персоналу розроблена з урахуванням рекомендацій Міністерства праці та соціальної політики України і практичної діяльності кадрових служб. Містить 5 граф і зазвичай застосовується на підприємствах, оскільки є достатньою для збереження усієї необхідної інформації, з рекомендаціями щодо ведення і заповнення. Придбати видання

Інна Журавська