В офісі компанії згоріли кадрові та військові документи працівників під час окупації. Виробництво та працівників релокували на захід країни. Деякі працівники відмовляються надавати документи повторно. Що робити роботодавцю в такій ситуації?

Втрати кадрових документів через воєнні дії — складна, але не безвихідна ситуація.

Щодо кадрових документів

По-перше, якщо було знищено копії документів працівників, які перебували в трудових відносинах з підприємством до війни, то в адміністрації підприємства немає обов’язку чи необхідності встановлювати їхню особу. Зберігання ксерокопій паспортів, ідентифікаційних кодів, військово-облікових документів, які зазвичай роблять у відділі кадрів під час влаштування працівників на роботу, не передбачено жодним документом (це роблять лише для зручності). До того ж, в умовах цифровізації всі дані є в СRM-системах, на підставі яких можна відновити, зокрема, особову картку № П-2.

Що стосується військово-облікових документів, то з набуттям чинності нового Порядку організації та ведення військового обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів, затвердженого постановою КМУ від 30.12.2022 р. № 1487, військовий облік в особовій картці № П-2 уже не ведеться. Його ведення передбачено здійснювати згідно з додатками до цього Порядку. До того ж відповідні дані мають також бути в СRM-системах.

По-друге, що стосується даних паспортів та ідентифікаційних кодів працівників, то ці відомості про фізичну особу є в системі «Дія» (зрозуміло, що вони не замінюють фізичного аналога паспорта).

Щодо можливого алгоритму роботодавця

Задокументуйте втрату документів

Щоб засвідчити факт втрати документів із кадрових питань, можна використати форму акта, наведеного в додатку 13 Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мінюста від 18.06.2015 р. № 1000/5.

Перед тим як скласти акт, обстежте місце зберігання справ до їх знищення. Робіть це лише тоді, коли це можливо з точки зору безпеки для працівників і за наявності висновків відповідних підрозділів служби надзвичайних ситуацій.

За можливості зв’яжіться з архівною установою, державним архівом області чи архівним відділом районної державної адміністрації або міської ради, у зоні комплектування якої перебуває підприємство, щоб отримати копію номенклатур справ чи описів справ із кадрових питань (особового складу) та уточнити заголовки справ та інших даних, необхідних для акта.

Якщо архівна установа надасть примірники (копії) номенклатур справ чи описів справ із кадрових питань (особового складу), в акті використовуйте формулювання зазначених у цих документах заголовків справ, дані про останні дати документів, кількість аркушів у кожній справі. Ці дані зазначте в графах 2–5 акта.

Якщо ж архівна установа не надасть даних, щоб заповнити акт, або вони відсутні, формулюйте заголовки справ чи окремих документів із пам’яті.

Складіть акт за зразком.

Якщо не впевнені в кількості справ за певні роки, зазначте орієнтовну їх кількість і роки формування. Якщо визначити кількість справ чи років немає можливості, то в акті зазначте це словом «невідомо».

Акт підписують керівники структурних підрозділів, документи яких включили до акта.

Коли підпишете акт, подайте його на затвердження керівникові підприємства.

Інколи можливо відтворити зміст втрачених документів. Наприклад, за допомогою копій, що зберігалися в інших відокремлених підрозділах, які розташовані в іншому місці чи населеному пункті й не постраждали під час пожежі чи обстрілу. У такому разі зробіть такий запис:

«Загальна кількість втрачених справ і документів невідома.
Зміст втрачених під час пожежі справ (документів) може бути частково відтворено копіями наказів, листів тощо, що перебувають в інших підрозділах підприємства, зокрема, його філіях, відокремлених підрозділах, які територіально розташовані в іншому місці чи населеному пункті й не постраждали під час пожежі чи обстрілу».

Якщо зміст втрачених документів відтворити неможливо, зробіть такий запис:

«Зміст втрачених під час пожежі справ (документів), зазначених в акті, не може бути відтворено документами інших структурних підрозділів у зв’язку з їх втратою».

До акта додайте фото з місця пожежі — за їх наявності.

Оформіть дублікати трудових книжок

Якщо трудова книжка (вкладиш до неї) стала непридатною — обгоріла, розірвалася, забруднилася тощо, то власник або уповноважений ним орган за останнім місцем роботи видає працівнику дублікат трудової книжки (вкладиш до неї) (п. 5.5 Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників від 29.07.1993 р. № 58).

Якщо скан-копії трудових книжок встигли передати на вебпортал ПФУ, дублікат можна оформити простіше. Необхідну інформацію про попередніх роботодавців та про роботу на підприємстві можна отримати в електронних трудових книжках працівників.

З’ясуйте, які останні номери кадрових наказів були перед знищенням

Спробуйте з’ясувати, який був останній номер наказу із кадрових питань тривалого строку зберігання. Якщо недавно передавали скан-копії трудових книжок працівників на портал ПФУ, можна подивитися останній номер наказу, можливо, перед окупацією подавали через M.E.Doc повідомлення про прийняття на роботу працівника й там є номер останнього наказу. Можливо, нещодавно звільняли працівника й можна йому зателефонувати та запитати номер наказу про звільнення. Він може бути зазначений на копії наказу, що видали працівнику, або записаний в його трудовій книжці.

Щодо військово-облікових документів

По-перше, в наведеній ситуації радимо провести з працівниками роз’яснювальну роботу. Зокрема, слід пояснити, що без відповідних військово-облікових документів працівники-військовозобов’язані не зможуть вчинити такі дії:

• влаштуватися на нову роботу (стаття 24 Кодексу законів про працю України);
• отримати бронювання на підприємстві (п. 29 Порядку бронювання військовозобов’язаних на період мобілізації та на воєнний час від 27.01.2023 р. № 76);
• вступ до вищих навчальних закладів (Порядок прийому на навчання на навчання для здобуття вищої освіти в 2024 році 06.03.2024 р. № 266).

Окрім цього — пред’явити військово-обліковий документ громадяни України чоловічої статі віком від 18 до 60 років повинні на вимогу уповноваженого представника ТЦК та СП (ч. 6 ст. 22 Закону України «Про мобілізаційну підготовку та мобілізацію») або Національної поліції (ч. 2 ст. 32 Закону України «Про національну поліцію»).

Отже, відновлення військово-облікових документів є важливою процедурою саме для працівників підприємства, адже за відсутності такого документу — це може стати перешкодою для реалізації певних дій з боку військовозобов’язаного.

По-друге, щоб мінімізувати ризики притягнення до відповідального підприємства від ТЦК та СП — однією із порад може стати видання наказу по підприємству, в якому зобов’язати військовозобов’язаних відновити військово-облікові документи та/або надати військово-облікові документи.

Щодо юридичної сили військово-облікового документу у електронній формі та паперового військово-облікового документу

Відповідно до п. 9 Порядку оформлення (створення) та видачі військово-облікового документа для призовників, військовозобов’язаних та резервістів від 16.05.2024 р. № 559, військово-обліковий документ в електронній формі (у тому числі роздрукований) та військово-обліковий документ у паперовій формі мають однакову юридичну силу.

Окрім цього, Міністерство оборони України також надавало офіційне Роз’яснення щодо юридичної сили військово-облікового документу у електронній та паперовій формі. Ключові моменти з даного Роз’яснення такі: наявність в особи військово-облікового документа в електронній формі, наприклад, у відповідному застосунку мобільного телефону, або у вигляді роздрукованого військово-облікового документу з QR-кодом, є рівнозначним військово-обліковому документу у паперовій формі, оскільки усі вони мають однакову юридичну силу.

Отже, станом на сьогодні працівник може надавати електронний військово-обліковий документ.

Висновки

У період воєнного стану роботодавці повинні бути готовими до нестандартних ситуацій та дій відповідно до чинного законодавства. Кожна ситуація потребує індивідуального підходу, документального фіксування всіх дій та прозорості у взаємодії з працівниками.

Вас може зацікавити Книга обліку наказів з персоналу   Придбати Журнал «КАДРОВИК.UA»   Придбати Книга обліку руху трудових книжок і вкладишів до них Придбати

Анастасія Луук