Як оформити відсутність працівника-сумісника, якщо за основним місцем роботи його відправили у відрядження?

Насамперед звернімо увагу на п. 13 розд. І Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон, затвердженої наказом Мінфіну від 13.03.1998 р. № 59 (далі — Інструкція № 59), у якому вказано:

«На час відрядження особи, яка працює за сумісництвом, оплата праці здійснюється підприємством, що її відрядило».

І хоча Інструкція № 59 не є обов’язковою для суб’єктів господарювання, які не фінансуються за рахунок бюджетних коштів, зазначене положення п. 13 розд. І цієї Інструкції можуть застосовувати і такі суб’єкти, якщо інші правила не визначені їх локальними документами — колективним чи трудовим договором, положенням про відрядження тощо. Утім навряд чи роботодавці за неосновним місцем роботи оплачуватимуть період відсутності працівника, якщо той виконує завдання лише в інтересах іншого роботодавця.

Тож, далі виходимо з того, що період відсутності працівника за неосновним місцем роботи у зв’язку з указаними вище обставинами не оплачується за сумісництвом. На час відрядження особи, яка працює за сумісництвом, середній заробіток зберігають на тому підприємстві, яке її відрядило.

Водночас роботодавець за неосновним місцем роботи повинен забезпечувати облік робочого часу відповідно до вимог ст. 30 Закону України «Про оплату праці» від 24.03.1995 р. № 108/95-ВР:

«Роботодавець зобов’язаний забезпечити достовірний облік виконуваної працівником роботи і бухгалтерський облік витрат на оплату праці у встановленому порядку, крім випадків, передбачених законом».

Тобто в Табелі обліку робочого часу має бути вказано період відсутності працівника і зазначено відповідну підставу, а отже — і сама відсутність працівника повинна бути певним чином оформлена документально. І тут можливі декілька варіантів.

Варіант перший — надання суміснику відпустки без збереження заробітної плати на період відрядження за основним місцем роботи

Стаття 26 Закону України «Про відпустки» від 15.11.1996 р. № 504/96-ВР (далі — Закон № 504) дозволяє роботодавцю за неосновним місцем роботи надати працівнику таку відпустку на строк, який вони узгоджують, але з огляду на обмеження.

За сімейними обставинами та з інших причин працівнику може бути надана відпустка без збереження заробітної плати на термін, обумовлений угодою між працівником та власником або уповноваженим ним органом, але не більше ніж 30 календарних днів на рік.

У такому разі працівник подає заяву про надання відпустки без збереження заробітної плати і вказує строк, який необхідний йому для відрядження за основним місцем роботи. Обмеження строку (30 календарних днів) стосується загального строку таких відпусток за календарний рік, тож це потрібно брати до уваги, якщо працівник у поточному році вже скористався правом на таку відпустку.

Період відпустки без збереження заробітної плати в Табелі обліку робочого часу відмічають позначкою «НА» (або код 8).

Завважте: період такої відпустки буде надалі поважною причиною для зменшення розрахункового періоду для оплати тимчасової непрацездатності (п. 3 Порядку обчислення середньої заробітної плати (доходу, грошового забезпечення) для розрахунку виплат за загальнообов’язковим державним соціальним страхуванням, затвердженого постановою КМУ від 26.09.2001 р. № 1266; далі — Порядок № 1266). Також цей період виключається із розрахункового періоду під час обчислення зарплати для оплати відпусток, відряджень тощо відповідно до п. 2 Порядку обчислення середньої заробітної плати, затвердженого постановою КМУ від 08.02.1995 р. № 100 (далі — Порядок № 100) як «час, протягом якого працівник згідно із законодавством не працював і за ним не зберігався заробіток».

До того ж це впливає на стаж для надання щорічної відпустки. У ч. 4 ст. 26 Закону № 504 указано:

«Час перебування у відпустках, зазначених у частинах першій і третій цієї статті, не зараховується до стажу роботи, що дає право на щорічну основну відпустку, передбаченого пунктом 4 частини першої статті 9 цього Закону».

А втім, працівник може бути не зацікавлений саме в такому варіанті, адже він фактично використає дні відпустки, якими він міг скористатися з іншою метою. Тому можна обрати наступний варіант.

Варіант другий — надання працівником документів, які підтверджують його відрядження за основним місцем роботи

Такий варіант дозволяє роботодавцю за неосновним місцем роботи відмічати в Табелі обліку робочого часу період відсутності працівника на роботі за сумісництвом позначкою «I» (або код 30) — «Інші причини неявок».

Факт відрядження працівник може підтвердити такими документами:

1) довідкою з основного місця роботи про заплановане відрядження (зразок);
2) копією наказу (розпорядження) про направлення працівника у відрядження з основного місця роботи (лист Мінсоцполітики від 23.04.2013 р. № 146/13/133-13).

Зразок ТОВАРИСТВО З ОБМЕЖЕНОЮ ВІДПОВІДАЛЬНІСТЮ «ОМЕГА» ТОВ «ОМЕГА» вул. Вербицького, 22, м. Київ Код ЄДРПОУ 24252625 ДОВІДКА 7.11.2024 № 77 Повідомляємо, що Кравчук Олег Васильович, який працює на посаді менеджера відділу збуту, у період із 11.11.2024 р. по 15.11.2024 р. буде направлений у відрядження до м. Житомир для виконання службових обов’язків відповідно до наказу від 07.11.2024 р. № 48. Ця довідка видана за місцем вимоги. Директор Киричук Віктор КИРИЧУК

Період відсутності працівника на роботі за таких умов надалі не зменшить тривалості розрахункового періоду для нарахування лікарняних чи декретних (п. 3 Порядку № 1266). Проте він не буде врахований до стажу для надання щорічної відпустки (ст. 9 Закону № 504), а також під час обчислення середнього заробітку відповідно до п. 2 Порядку № 100 як «час, протягом якого працівник згідно із законодавством не працював і за ним не зберігався заробіток».

Вас може зацікавити
	Телефонна консультація з кадрових питань Консультації за телефоном від експертів «КАДРОВИК.UA» — це «швидка невідкладна допомога» для кадровика у багатьох випадках. А саме: коли не маєте часу на пошук відповіді на кадрове запитання, а вирішити його потрібно негайно; знайдені відповіді не задовольнили вас, тому що не містять норм законодавства; ваша ситуація унікальна та потребує особистого радника; хочете отримати швидку відповідь на кадрове запитання. Придбати послугу

Інна Журавська