Працівник подав заяву про надання щорічної основної відпустки з подальшим звільненням в останній день відпустки. Як у цьому випадку правильно оформити звільнення та розрахуватися з працівником?

У ч. 1 ст. 3 Закону України «Про відпустки» від 15.11.1996 р. № 504/96-ВР (далі — Закон № 504) вказано, що за бажанням працівника в разі його звільнення (крім звільнення за порушення трудової дисципліни) йому має бути надано невикористану відпустку з наступним звільненням. Датою звільнення в цьому разі є останній день відпустки.

У таких випадках працівник подає заяву, де вказує: «Прошу надати мені невикористану частину щорічної основної відпустки з 04 вересня 2023 року тривалістю 14 календарних днів із подальшим звільненням за власним бажанням».

Тобто в одній заяві працівник вказує як про отримання щорічної відпустки, так і про свій намір звільнитися.

Однак роботодавець в одному наказі не може поєднати розпорядження щодо надання працівникові відпустки та про його звільнення. Має бути два окремі накази:

1. Наказ про надання щорічної основної відпустки (зразок 1).
2. Наказ про звільнення працівника за власним бажанням (зразок 2).

Необхідність видання окремих наказів пояснюється насамперед тим, що вони мають різні строки зберігання, адже наказ про відпустку підлягає зберіганню протягом 5 років, а наказ про звільнення — протягом 75 років.

Ці накази може бути видано в різні строки. Якщо дата наказу про надання відпустки має бути до початку відпустки, то дата наказу про звільнення може бути як до, так і після початку відпустки.

Якщо графіком відпусток передбачено період відпустки більший, ніж той, який визначив працівник у своїй заяві, то роботодавець не може наполягати на тому, щоб працівник насамперед використав всі дні відпустки, а потім звільнявся. Зрозуміло, що це питання можна вирішити за взаємною згодою, але якщо працівник наполягає на звільненні в певний термін, то роботодавець повинен діяти відповідно до ч. 1 ст. 3 Закону № 504. Водночас у наказі про звільнення потрібно обов’язково вказати про виплату компенсації за дні невикористаної відпустки, якщо вони залишаться у працівника на момент звільнення.

У п. 2 ч. 1 ст. 9 Закону № 504 сказано, що до стажу роботи, який дає право на щорічну основну відпустку входить:

Час, коли працівник фактично не працював, але за ним згідно із законодавством зберігалися місце роботи (посада) та заробітна плата повністю або частково…

Тож за час перебування в щорічній відпустці перед звільненням працівник може заробити собі ще кілька днів відпустки. Про це слід пам’ятати під час остаточного розрахунку з працівником, щоб не виник борг перед працівником після його звільнення, унаслідок якого виникнуть додаткові витрати. Це випливає з вимог ст. 117 КЗпП:

У разі невиплати з вини роботодавця належних звільненому працівникові сум у строки, визначені статтею 116 цього Кодексу, при відсутності спору про їх розмір підприємство, установа, організація повинні виплатити працівникові його середній заробіток за весь час затримки по день фактичного розрахунку, але не більш як за шість місяців.

Крім того, за недотримання мінімальних державних гарантій в оплаті праці Держпраці застосовує штраф у двократному розмірі мінімальної заробітної плати, установленої законом на момент виявлення порушення, за кожного працівника, стосовно якого скоєно порушення (абз. 5 ч. 2 ст. 265 КЗпП). А до посадових осіб підприємства підлягає застосуванню адміністративна відповідальність у вигляді штрафу від 30 до 100 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян (510–1700 грн) за порушення законодавства про працю (ст. 41 КУпАП).

Інна Журавська