Підприємство самостійно визначає свою організаційну структуру, встановлює чисельність працівників, також документ, який відображає ці відомості — штатний розпис. Яка його структура, порядок внесення змін та коли штатний розпис можна використовувати як доказ у суді, — спробуємо розібратися.

Як не дивно, але прямого обов’язку підприємства мати штатний розпис, у законодавстві немає. Тим не менш, без нього не обійтися. Більше того, через відсутність цього документу можна наразитися на штраф від Держпраці.

Визначення поняття штатний розпис містить лист Мінпраці від 27.06.2007 р. № 162/06/187-07. Ним називається письмовий внутрішній документ підприємства, що встановлює організаційну структуру, назви посад, чисельність персоналу, оклади за кожною посадою. Для державних установ є дві форми штатного розпису, затверджені наказом Мінфіну від 28.01.2002 р. № 57. А от для підприємств недержавної форми власності немає вимог щодо цього документу. Більшість підприємців розробляє свою форму або використовують ту, що встановлена для держпідприємств.

До штатного розпису можуть уноситися зміни y разі:

• введення або виведення штатних одиниць;
• скорочення штату або чисельності;
• змін розміру посадових окладів;
• змін суттєвих умов праці (назв посад, розрядів, категорій тощо).

Затверджувати розпис та вносити зміни до нього має особа, яку уповноважено статутом підприємства (зазвичай це директор).

Важливо враховувати, що скорочення чисельності та скорочення штату — поняття не тотожні. Скорочення штату — це зменшення кількості посад або ліквідація певних посад, спеціальностей, професій тощо (роз’яснення Міністерства юстиції «Гарантії працівників у разі ліквідації або реорганізації підприємства, установи, організації» від 25.01.2011 р.). А скорочення чисельності — це звільнення працівників у зв’язку з тим, що фактична кількість працівників є економічно необґрунтованою і має бути зменшена (лист Мінпраці від 07.04.2011 р. № 114/06/187-11). Таким чином, у разі скорочення штату звільняються працівники певної професії, а в разі скорочення чисельності зменшують кількість працівників певної професії. І скорочення штату, і зміна чисельності працівників повинні відображатися у штатному розписі (постанова Верховного Суду від 28.09.2023 у справі № 487/7770/21).

Зміни до штатного розпису вносяться на підставі наказу, в якому обов’язково слід вказати причини внесення цих змін (лист Мінсоцполітики від 28.12.2016 р. № 1812/0/101-16/284).

Сам по собі штатний розпис або наказ про його затвердження оскаржити до суду не можна. Це вважається неправильним способом захисту. Суди посилаються на ч. 3 ст. 64 Господарського кодексу, згідно з якою підприємство самостійно визначає організаційну структуру, встановлює чисельність працівників і штатний розпис. А суд не може втручатися в діяльність підприємства. Він лише перевіряє, чи дотримано процедури звільнення, вивільнення, зміни умов праці або переведення.

Так, наприклад, у справі № 359/1316/22 Бориспільський міськрайонний суд Київської області розглядав позов працівника про визнання штатного розпису в частині однієї із посад недійсним і зобов’язання директора внести у штатний розпис іншу посаду. Суд, пославшись на гарантії ГК, відмовив у задоволенні таких вимог з посиланням на ч. 3 ст. 64 ГК.

Утім, штатні розписи використовуються як докази під час розгляду деяких категорій справ:

1. Скорочення працівників (п. 1 ст. 40 КЗпП)

Розглядаючи трудові спори, пов’язані зі звільненням на підставі п. 1 ч. 1 ст. 40 КЗпП, суди зобов’язані з’ясувати, чи дійсно у відповідача мали місце зміни в організації виробництва і праці, зокрема ліквідація, реорганізація або перепрофілювання підприємства, установи, організації, скорочення чисельності або штату працівників, які є докази щодо змін в організації виробництва і праці.

Тому адвокат має подбати про витребування штатного розпису, щоб довести реальність змін організаційної структури або що скорочення чисельності не відбулося.

Наприклад, у справі № 522/21015/21 Одеський апеляційний суд ухвалою задовольнив клопотання працівника та витребував у роботодавця докази щодо: зміни штатного розпису на період і скорочення посади; зміни в організації виробництва та праці; надання пропозицій щодо вакантних посад, а також наявності всіх вакантних посад у цей період. Відповідач відповідної ухвали не виконав. Верховний Суд, який переглядав рішення апеляції, у постанові від 14.02.2024 дійшов висновку, що роботодавець, на якому лежить тягар доведення наявності законної підстави для звільнення, не надав належних і допустимих доказів.

Отже суди здійснюють порівняння штатних розписів:

• для встановлення реальних змін в організації виробництва і праці;
• для встановлення реального скорочення чисельності або штату працівників;
• для встановлення вакантних посад на момент попередження працівника про вивільнення та на момент його звільнення.

Для ознайомлення з наявною судовою практикою з цих питань можна ознайомитися з постановами ВС від 18.08.2021 р. № 659/51/20, від 02.10.2019 р. № 127/1778/18, від 04.03.2021 р. № 753/11171/19, від 31.03.2021 р. № 554/3264/18.

2. Зміна істотних умов праці або зменшення зарплати (ст. 32, ст. 103, п. 6 ст. 36 КЗпП)

У справах про оскарження відповідних наказів суди перевіряють, чи дійсно в штатному розписі були зміни:

• посадового окладу для посади;
• категорії посади;
• підпорядкування посади тощо.

Так, у справі № 758/8646/20 особу, яка працювала на одній посаді, у зв’язку із введенням в дію нової організаційної структури було переведено на іншу посаду із меншим на третину посадовим окладом. Також працівнику було повідомлено про зміну істотних умов. Пізніше він був звільнений.

Верховний Суд у постанові від 24.01.2024 року звернув увагу, що переміщення та визначення посадового окладу відбулося саме у зв’язку із введенням у дію нової організаційної структури та змінами у штатному розписі, які стосувалися безпосередньо підрозділу, де він працював. Але з наказу про його звільнення вбачалося, що звільнення відбулося внаслідок ненадання згоди на зміну чинних умов оплати праці, встановлених іншим внутрішнім актом. А в останньому про зміни у структурі та штатному розписі підрозділу не йшлося.

Отже, дійшли висновку у ВС, відсутні підстави вважати, що в період переміщення позивача до персонального повідомлення по зміни відбулися будь-які істотні зміни в організації виробництва і праці підрозділу (посади, що займав позивач), що могло бути підставою його правомірного звільнення за пунктом 6 статті 36 КЗпП. Такі зміни були відсутні і матеріали справи доказів протилежного не містили.

3. Стягнення заробітної плати (ст. 103, 116, 117 КЗпП)

Суди повинні встановити розмір оплати, яка була домовлена між працівником і роботодавцем.

Якщо заробітна плата була визначена в розмірі посадового окладу, то для підтвердження слід подати (або витребувати) штатний розпис, де повинно бути вказано розмір посадового окладу за кожною посадою.

4. Поновлення на роботі на виконання рішення суду (ст. 235 КЗпП).

Верховний Суд неодноразово вказував, що у разі скорочення посади, на якій працював незаконно звільнений працівник, для виконання рішення суду роботодавець повинен поновити працівника на рівнозначній посаді або внести відповідні зміни до штатного розкладу — ввести скорочену посаду (постанови від 23.06.2022 р. у справі № 761/43507/19-ц, від 27.01.2023 р. у справі № 947/25509/21, від 24.04.2023 р. у справі № 709/118/21).

Вас може зацікавити
	Журнал «КАДРОВИК.UA» Головний кадровий журнал України вже понад 20 років. Для організацій будь-яких форм власності від малих підприємств і ФОП до великих холдингових компаній. З додатковими сервісами для передплатників. А саме: Консультації по телефону та електронній пошті. Доступ до нормативно-правової бази. Зразки та шаблони документів у Word. Придбати видання

Ганна Лисенко