В установі створено експертну комісію, але протягом року не відбулося жодного її засідання. Які саме документи повинна розглядати експертна комісія на своїх засіданнях і з якою метою?

Насамперед слід зазначити, що у разі утворення експертної комісії (далі — ЕК) має бути розроблено, погоджено належним чином і затверджено положення про цей постійно діючий орган. І саме в цьому положенні визначається перелік документів, які підлягають розгляду на засіданнях ЕК.

Нагадаємо, що на засіданнях ЕК розглядає проекти таких документів з метою їх схвалення і подання до експертно-перевірній комісії (далі — ЕПК) Державного архіву (ЕК архівного відділу районної, районної у містах Києві і Севастополі державної адміністрації, міської ради):

• описів справ постійного зберігання;
• описів аудіовізуальних (кіно-, відео-, фото-, фоно-) документів постійного зберігання, внесених до Національного архівного фонду (далі — НАФ);
• описів справ з кадрових питань (особового складу);
• номенклатури справ;
• інструкції з діловодства в установі;
• положення про службу діловодства (канцелярію, відділ діловодства тощо) установи;
• положення про архівний підрозділ (архів) установи;
• положення про саму ЕК;
• анотованих переліків унікальних документів НАФ;
• актів про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ;
• актів про вилучення документів з НАФ;
• актів про невиправні пошкодження документів НАФ.

Крім зазначених видів документів, ЕК розглядає та схвалює на своїх засіданнях:

• описи справ тривалого (понад 10 років) зберігання;
• акти про невиправні пошкодження документів тривалого (понад 10 років) зберігання та з кадрових питань (особового складу).

Утім, ці документи не подаються на погодження до ЕПК Державного архіву (ЕК архівного відділу районної, районної у містах Києві і Севастополі державної адміністрації, міської ради).

Зверніть увагу! В установах, що не є джерелами комплектування НАФ, ЕК здійснює схвалення і подання до ЕК органу вищого рівня таких документів:

• номенклатури справи;
• описів справ тривалого (понад 10 років) зберігання.

При цьому в установах, що не є джерелами комплектування НАФ, справи з кадрових питань та усі інші справи, що мають тривалий строк зберігання (наприклад 75 років, До ліквідації установи), будуть уміщені в єдиний опис справ тривалого (понад 10 років) зберігання.

Форми переважної більшості зазначених документів встановлено Правилами організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях», затвердженими наказом Міністерства юстиції України від 18 червня 2015 року № 1000/5.

Також слід зауважити, що засідання ЕК проводиться не рідше ніж один раз на рік і вважається правоможним, якщо на ньому присутні не менш як дві третини складу її членів.

Вас може зацікавити
	Журнал «ДІЛОВОДСТВО» Щомісяця у виданні: Документаційні процеси. Складання й оформлення службових документів. Особливості роботи архіву на підприємстві. Функціонування системи електронного документообігу. Прості форми подання інформації (таблиці, схеми, алгоритми тощо). Юридичні консультації. Придбати видання