У статті розглянемо структуру органів виконавчої влади, з’ясуємо, які підрозділи можуть створюватися та функціонувати у ньому; якою має бути їх штатна чисельність; як назвати посади керівних працівників і як діяти, якщо кількість працівників або обсяг роботи не дозволяє створити структурний підрозділ. Цей матеріал допоможе керівникам уникнути помилок при визначенні структури свого виконавчого органу.

Які структурні підрозділи утворювати?

Відповідно до постанови «Про упорядкування структури апарату центральних органів виконавчої влади, їх територіальних підрозділів та місцевих державних адміністрацій» від 12 березня 2005 року № 179, у складі центральних органів виконавчої влади можуть утворюватися такі структурні підрозділи (якщо інше не передбачено актами, які мають вищу юридичну силу): департамент, управління, відділ і сектор.

Департамент — структурний підрозділ, що створюється для виконання основних завдань високого ступеня складності (багатогалузевість, багатофункціональність, програмно-цільовий напрям діяльності), координації роботи, пов’язаної з виконанням таких завдань, за умови, що в його складі буде не менше 4 відділів. У разі якщо штатна чисельність департаменту перевищує 32 одиниці, до його складу можуть входити управління (не менше 2).

Департамент очолює директор. Директор департаменту, штатна чисельність якого не перевищує 32 одиниці, може мати не більше 2 заступників — начальників відділів. Якщо штатна чисельність департаменту — понад 32 одиниці, його директор може мати не більше 3 заступників, у т. ч. 1 заступника, який не очолює відділ (управління).

Управління (самостійний відділ) — структурний підрозділ одногалузевого чи однофункціонального спрямування. До складу управління належать не менш як 2 відділи. Самостійний відділ утворюється зі штатною чисельністю не менше 5 одиниць.

Управління (самостійний відділ) очолює начальник. Начальник управління, штатна чисельність якого не перевищує 13 одиниць, може мати одного заступника — начальника відділу. Якщо штатна чисельність управління становить понад 13 одиниць, начальник управління може мати не більше 2 заступників — начальників відділів. Управління може бути самостійним або входити до складу департаменту.

Самостійний сектор — структурний підрозділ, що створюється дл виконання завдань за окремим напрямом діяльності органу виконавчої влади, функції якого неможливо поєднати з функціями інших структурних підрозділів, зі штатною чисельністю не менше 2 одиниць. Сектор очолює завідувач.

Відділ у складі департаменту (управління) — структурний підрозділ, що створюється для виконання завдань за одним напрямом (функцією) діяльності органу виконавчої влади, зі штатною чисельністю не менше 4 одиниць.

Відділ очолює начальник. Начальник відділу (як самостійного, так і у складі управління чи департаменту) може мати не більш як 1 заступника. Така посада може вводитися в разі, якщо штатна чисельність у відділі не менше 5 одиниць.

У разі потреби у складі департаменту, управління та самостійного відділу може створюватися сектор зі штатною чисельністю не менше 2 одиниць. Такі сектори у складі департаменту та управління утворюються понад нормативну кількість відділів, а в складі самостійного відділу — понад мінімальну штатну чисельність самостійного відділу.

Як правильно назвати посади керівників структурних підрозділів?

Для працівників керівного складу відповідних структурних підрозділів у Класифікаторі професій на сьогодні передбачається низка посад, назви яких слід використовувати в кадровій документації.

Проте варто пам’ятати, що відповідно до Закону України «Про службу в органах місцевого самоврядування» від 7 червня 2001 року № 2493-III, посадові особи місцевого самоврядування не є державними службовцями. Тому до назв посад цих працівників застосовуватимуться інші коди Класифікатора професій (таблиця).

Обираючи ту чи ту професію керівного складу, слід брати до уваги відповідну кодифікацію професії в Класифікаторі професій, за допомогою якої можна обрати правильну назву посади та належний їй вид економічної діяльності, а також користуватися відповідним галузевим випуском ДКХП.

Іноді в установі недоцільно створювати окремий структурний підрозділ, але відповідний напрям роботи має бути забезпечено. Скажімо, в умовах невеликої чисельності персоналу недоцільно створювати окремий структурний підрозділ із ведення кадрової документації. Як же тоді назвати посаду працівника, відповідального за кадрове діловодство в такій установі? Так, відповідно до Типового положення про службу управління персоналом державного органу від 3 березня 2016 року № 47 у разі недоцільності створення служби управління по роботі з персоналом її завдання та обов’язки може виконувати «Спеціаліст з питань персоналу державної служби».

Треба знати! На сьогодні Випуск 76 ДКХП, в якому наводилися кваліфікаційні характеристики державних службовців, скасовано, тож керуватися слід нормативно-правовими документами НАДС, а також іншими законодавчими актами, які містять ті чи інші завдання та обов’язки державних службовців.

У Загальних положеннях ДКХП, зокрема, визначено, що в разі виникнення необхідності завдання та обов’язки, включені до типової кваліфікаційної характеристики тієї чи іншої посади, можуть бути розподілені між окремими виконавцями або коло завдань та обов’язків окремих працівників може бути розширене за дорученням їм робіт, передбачених для різних груп посад, рівних за складністю, виконання яких не потребує іншої спеціальності, кваліфікації.

Проте до посадових інструкцій може бути внесено зміни, доповнення лише на підставі наказу керівника установи за згодою працівника. Такий наказ видається в разі перерозподілу обов’язків між працівниками у зв’язку зі скороченням чисельності, раціональним розподілом праці.

На підставі чого діє структурний підрозділ?

Будь-який структурний підрозділ установи діє на підставі затвердженого Положення.

Положення про структурний підрозділ — це організаційно-правовий документ, яким установлюється порядок створення структурного підрозділу, його напрями діяльності, організація роботи, взаємовідносини з іншими структурними підрозділами установи.

Проект Положення розробляє керівник чи інший працівник структурного підрозділу за дорученням керівника.

Положення оформлюють на офіційному бланку установи чи на бланку відповідного структурного підрозділу на аркушах формату А4.

Положення складається з таких розділів:

• Розділ 1 «Загальні положення»: зазначається повна назва структурного підрозділу, його місце в організаційній структурі, ступінь самостійності, підпорядкування. У ньому наводиться перелік основних нормативно-правових актів, якими він керується, зазначається внутрішня структура (наявність секторів, груп тощо). Також можна зазначити, що структурний підрозділ має бланк і печатку.
  
  
• Розділ 2 «Основні завдання»: узагальнено окреслюються завдання структурного підрозділу.
  
  
• Розділ 3 «Функції»: містить характеристику діяльності структурного підрозділу, докладний перелік усієї діяльності, що має забезпечувати розв’язання його основних завдань.
  
  
• Розділ 4 «Права та обов’язки»: наводиться перелік прав структурного підрозділу для реалізації покладених на відповідних працівників і керівника завдань і обов’язків. Зазначаючи права, важливо підкреслити, що вони відповідають чинному законодавству, яке регламентує внутрішню діяльність установи.

У другій частині цього розділу йтиметься про обов’язки структурного підрозділу. Допускається деталізація цього розділу, виходячи з пунктів обов’язків з урахуванням особливостей його функціонування.

• Розділ 5 «Керівництво»: містить назву посади керівника підрозділу, вимоги до рівня його освіти та стажу роботи. Якщо посадові обов’язки керівників структурних підрозділів в установі не регламентуються окремими документами (зокрема, посадовими інструкціями), то в цьому розділі слід виписати їх за прикладом структури посадової інструкції.

Для розмежування прав підрозділу та його керівника у Положенні зазначають персональні права керівника, зокрема:

• право встановлювати коло відповідальності своїх заступників;
• затверджувати та підписувати документи;
• видавати розпорядження з певних питань;
• призначати та звільняти працівників підрозділу (або представляти документи для цих процедур);
• уживати заходів щодо заохочення або стягнення тощо.

Крім того, у розд. 5 «Керівництво» вказують основні позиції, за якими керівник несе персональну відповідальність: за виконання завдань структурного підрозділу, за стан документації, її відповідність вимогам нормативно-правових актів, стандартів, правдивість інформації, її нерозголошення, організацію роботи підрозділу з кадрами, а також за невиконання завдань, покладених на керівника цим Положенням.

• Розділ 6 «Організація роботи»: викладають порядок організації роботи.
  
  
• Розділ 7 «Взаємодія (службові зв’язки) з іншими структурними підрозділами»: визначає взаємозв’язки структурного підрозділу під час здійснення його діяльності, взаємні зобов’язання, подається характеристика вхідної та вихідної документації (планової, звітної, аналітичної тощо), періодичність її подання, назви підрозділів, які надають і одержують цю інформацію.

Положення підписує посадова особа, яка є його безпосереднім розробником (наприклад, начальник відділу кадрів), візує юридична служба, якщо є така (юрист), затверджує керівник установи. Положення набуває чинності з моменту його затвердження.

Вас може зацікавити
	Журнал «КАДРОВИК.UA» Головний кадровий журнал України вже понад 20 років. Для організацій будь-яких форм власності від малих підприємств і ФОП до великих холдингових компаній. З додатковими сервісами для передплатників. А саме: Консультації по телефону та електронній пошті. Доступ до нормативно-правової бази. Зразки та шаблони документів у Word. Придбати видання