З початком війни бізнес зіштовхнувся з необхідністю оперативного переформатування значної кількості внутрішніх процесів. Швидка адаптація до нових реалій та пошук альтернативних рішень дозволили бізнесу продовжити роботу та забезпечити ефективне управління своєю діяльністю, зокрема щодо взаємодії з власним персоналом.

У зв’язку з цим питання правильного ведення кадрової документації набуло особливої актуальності.

Так, чинне законодавство не містить визначення терміну «кадрове діловодство». Зазвичай під кадровим діловодством розуміють організацію роботи із кадровими документами з питань прийняття, переведення, звільнення, обліку, атестації, навчання, підвищення кваліфікації, стажування, пенсійного забезпечення працівників. Іншими словами — воно визначає особливості взаємодій роботодавця та працівників з кадрових питань.

У мирний час ведення кадрового діловодства було досить трудомістким процесом, однак достатньо зрозумілим та передбачуваним. У зв’язку з воєнним станом у бізнесу виникло чимало запитань щодо подальшого документального супроводу трудових відносин: оформлення та обміну кадровими документами, здійснення комунікації з працівниками, зокрема щодо подання заяв роботодавцю, ознайомлення з наказами працівників тощо.

24 березня 2022 року набув чинності Закон України «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» від 15.03.2022 р. № 2136-IX (далі — Закон № 2136), який визначив тимчасові особливості організації кадрового діловодства та архівного зберігання кадрових документів.

Стаття 7 Закону № 2136 передбачає, що на період дії воєнного стану порядок організації кадрового діловодства та архівного зберігання кадрових документів у районах активних бойових дій визначається роботодавцем самостійно, за умови забезпечення ведення достовірного обліку виконуваної працівником роботи та обліку витрат на оплату праці.

З цього випливає необхідність дотримання наступних умов для застосування цієї норми:

• роботодавець має знаходитись в районі активних бойових дій;
• самостійно визначений порядок ведення кадрового діловодства має бути організований таким чином, щоб забезпечити достовірний облік виконуваної роботи та витрат на оплату праці.

Вже при вирішенні питання про відповідність роботодавця першому критерію виникають певні проблеми. Так, наразі відсутній правовий акт, який би визначав перелік районів активних бойових дій для цілей даної норми.

Існує перелік територіальних громад, що розташовані в районі проведення воєнних (бойових) дій або які перебувають в тимчасовій окупації, оточенні (блокуванні), затверджений наказом Мінреінтеграції від 25.04.2022 р. № 75, який час від часу оновлює Міністерство з питань реінтеграції тимчасово окупованих територій України та затверджує відповідним наказом. Проте, необхідно враховувати, що зазначений перелік ведеться з метою виплати допомоги на проживання внутрішньо переміщеним особам та не пов’язаний з веденням кадрового діловодства.

Варто також пам’ятати, що в Законі № 2136 йде мова про райони проведення активних бойових дій і, відповідно, не всі території, що знаходяться в тимчасовій окупації можуть підпадати під таке визначення.

Ймовірно, що законодавець, при прийнятті цієї норми, мав на меті покласти обов’язок доведення наявності активних бойових дій на певній території на сторін трудових відносин. Тому ми вважаємо, що дана умова застосування власного порядку кадрового діловодства має оціночний характер та повинна визначатись в кожній ситуації окремо незалежно від наявності таких територій в переліках.

Інша умова, якої має дотримуватися роботодавець при самостійному визначенні організації кадрового діловодства — обов’язок забезпечення ведення достовірного обліку виконуваної працівником роботи та обліку витрат на оплату праці. Даний обов’язок кореспондується зі ст. 30 Закону України «Про оплату праці» від 24.03.1995 р. № 108/95-ВР.

Під цією умовою розуміється необхідність ведення табельного обліку використання робочого часу, необхідного для контролю над дотриманням встановленого режиму роботи, розрахунків заробітної плати працівників та отримання інформації про відпрацьований час.

Ведення табельного обліку робочого часу регулюється наказом Держкомстату «Про затвердження типових форм первинної облікової документації зі статистики праці» від 05.12.2008 р. № 489.

В свою чергу, поняття та критерії «достовірності обліку» не визначені законодавством. Таким чином, достовірність обліку є оціночним поняттям, під яким, наприклад, можна розуміти відображення достатньої та точної інформації або даних.

Вважаємо, що, у разі виникнення трудового спору для підтвердження дотримання умови достовірності ведення обліку, роботодавцю необхідно буде надати документи на підставі яких була внесена інформація до табелю обліку використання робочого часу. Наприклад, накази про прийняття на роботу, припинення трудового договору; накази про надання відпустки; накази про відрядження; листки про тимчасову непрацездатність тощо.

На що слід звернути увагу роботодавцям

Комунікація та обмін кадровими документами. В умовах воєнного стану процес обміну документами, що пов’язані з організацією трудових відносин, є ускладненим. Це пов’язано із виїздом деяких працівників до інших регіонів України або закордон. Зважаючи на це, процес обміну кадровими документами може бути організований в електронному форматі. Зокрема, шляхом надсилання електронних документів із накладенням електронного підпису.

Нагадуємо! Електронний документ — документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних, включаючи обов’язкові реквізити документа (ст. 5 Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг» від 22.05.2003 р. № 851-IV). Для того, щоб електронний документ мав таку ж юридичну силу як і паперовий документ, він має бути складеним з усіма обов’язковими реквізитами та містити електронний підпис, прирівняний до власноручного підпису відповідно до Закону України «Про електронні довірчі послуги» від 05.10.2017 р. № 2155-VIII.

За чинним законодавством кваліфікований електронний підпис (далі — КЕП) має таку саму юридичну силу, як і власноручний підпис, та має презумпцію його відповідності власноручному підпису. Це означає, що підписана КЕП заява працівника або підписаний КЕП наказ роботодавця прирівнюється до паперового документу та буде належним доказом у разі виникнення трудового спору.

Наразі отримання КЕП не є складним процесом. Це можна безкоштовно зробити онлайн.

Варто пам’ятати, що обмін електронними документами має бути чітко врегульований відповідними внутрішніми актами підприємства. Це може бути трудовий/колективний договір, у якому погоджена відповідна можливість, або письмова згода працівника та роботодавця щодо обміну офіційними документами електронним способом. У такому разі підтвердженням ознайомлення вважатиметься факт обміну відповідними електронними документами між роботодавцем та працівником.

Останнім часом поширеним є обмін кадровими документами засобами електронного зв’язку (електронною поштою, вайбером або іншим месенджером). Чи правомірний такий спосіб обміну документами — питання дискусійне.

У разі виникнення трудового спору суд у кожному випадку окремо буде вирішувати, чи є направлення електронного листа або повідомлення із файлом у месенджері належним підтвердженням волевиявлення працівника відповідно до норм трудового законодавства.

Верховний Суд у постанові від 03.12.2018 р. у справі № 686/21222/16-ц наголошує, що відповідно до норм трудового законодавства електронні листи, які містять прохання конкретної особи про надання відпустки із подальшим звільненням, не вважаються належним підтвердженням такого волевиявлення. За відсутності попередньої згоди сторін трудових правовідносин на обмін офіційними документами засобами електронного зв’язку, такі документи мають подаватись у паперовій формі з оригінальним підписом автора документу, оскільки направлення заяви засобами електронного зв’язку не дає можливості іншій стороні встановити справжнє волевиявлення заявника.

Таким чином, обмін документами засобами електронного зв’язку несе ризики виникнення подальшої конфліктної ситуації та вирішення трудового спору на користь працівника. Роботодавцям ми все ж таки радили б вести кадрову документацію у паперовому вигляді або використовуючи електронні документи із накладанням електронного підпису.

Інші важливі моменти

У своєму коментарі Міністерство економіки України звертає увагу, що з метою мінімізації витрат кадрових, фінансових та часових ресурсів на ведення всього обсягу документації, що стосується кадрової роботи, Законом № 2136 пропонується роботодавцю самостійно визначати порядок роботи кадрових служб на підприємстві, а також перелік кадрових документів, які будуть вестися на період воєнного стану.

Водночас для дотримання прав працівників обов’язковою залишається вимога до роботодавця стосовно ведення достовірного обліку виконаної працівником роботи та витрат на оплату праці.

Таким чином, законодавство не скасовує обов’язок роботодавця щодо ведення кадрових діловодних процесів, а передбачає можливість самостійно визначати:

• порядок організації кадрового діловодства,
• порядок роботи кадрових служб,
• перелік кадрових документів.

На період дії воєнного стану з метою спрощення ведення діловодних процесів, якими оформлюються кадрові процедури роботодавець може організувати ведення кадрового діловодства наступним чином:

1. Визначити порядок та засоби комунікації між працівниками та роботодавцем.
2. Затвердити внутрішній акт (порядок/інструкцію), яким уніфікувати ведення діловодства в умовах воєнного стану. Такий документ, наприклад, може містити перелік документів, ведення яких тимчасово призупиняється; порядок подання/надсилання заяв; порядок ознайомлення працівників із наказами підприємства; порядок видачі трудових книжок при звільненні тощо.

Очікувані оновлення законодавства

12 травня 2022 року Верховна Рада України прийняла за основу зі скороченням строку підготовки до другого читання проект Закону про внесення змін до деяких законів України щодо оптимізації трудових відносин № 7251 (далі — проект Закону), яким з метою оптимізації порядку взаємодії між працівником та роботодавцем, зокрема, запропоновано внести зміни до порядку документообігу з питань трудових відносин на час воєнного стану.

Проектом Закону передбачається: На час оголошення воєнного або надзвичайного стану усі повідомлення та документи з питань трудових відносин, накази (розпорядження) власника або уповноваженого ним органу можуть здійснюватися та вестися в електронній формі з використанням технічних засобів електронних комунікацій або шляхом відправлення електронних носіїв, на яких записано цей документ, відповідно до законодавства у сфері електронного документообігу.

Раніше це було можливо виключно у випадку, якщо сторони погодили засоби електронного зв’язку у трудовому договорі та обмінялись електронними документами (ст. 29 КЗпП) або за наявності між працівником та роботодавцем письмової згоди щодо обміну офіційними документами засобами електронного зв’язку.

Таким чином, прийняття зазначених вище змін спростить достатню зарегульованість трудових процедур, що полегшить ведення кадрового діловодства на період воєнного стану. Варто зазначити, що після закінчення або скасування воєнного стану такі положення автоматично втратять чинність.

Серед іншого, проектом Закону пропонується дозволити здійснення позапланових заходів державного контролю за додержанням законодавства про працю юридичними особами незалежно від форми власності, виду діяльності, господарювання, та фізичними особами, які використовують найману працю, в частині додержання вимог Закону № 2136, а також з питань виявлення неоформлених трудових відносин та припинення трудового договору. Це, в свою чергу, дозволить контролювати бізнес в частині дотримання законодавства про працю.

Висновок

В перші дні введення воєнного стану на території України у роботодавців виникало чимало запитань щодо переформатування відносин з працівниками. Впродовж 3 місяців було прийнято чимало змін до законодавства України про працю, оптимізація якого все ще триває. Наразі універсального способу обміну кадровими документами немає. З урахуванням усіх законодавчих вимог кожен роботодавець має визначити порядок документального супроводу трудових відносин на період воєнного стану.

Вважаємо, що очікувані оновлення законодавства стосовно спрощення ведення кадрових процедур безумовно дозволять забезпечити швидкий та безперешкодний обмін кадровими документами на період воєнного стану.

Яна Вергун