Чи можливо звільнення за заявою, яка надійшла від працівника на електронну пошту, вайбер, чи інший месенджер? Чи є можливість направити наказ про звільнення у порядку електронного листування?

Враховуючи зміни у Законі України «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану», що за новації відбулися у питаннях звільнення?

Звільнення як і в довоєнний час може відбуватися шляхом:

• розірвання трудового договору, укладеного на невизначений строк, з ініціативи працівника (ст. 38 КЗпП);
• за угодою сторін (п. 1 ст. 36 КЗпП);
• у зв’язку із закінченням строку дії трудового договору (п. 2 ст. 36 КЗпП);
• розірвання трудового договору з ініціативи власника або уповноваженого ним органу у випадку змін в організації виробництва і праці (п. 1 ст. 40 КЗпП).

Розірвати трудовий договір за власною ініціативою працівник може без двотижневого строку попередження за винятком примусового залучення до суспільно-корисних робіт в умовах воєнного стану, а також якщо такий працівник залучений до виконання робіт на об’єктах, віднесених до критичної інфраструктури у зв’язку з веденням бойових дій в районах, у яких розташоване підприємство, установа, організація, та загрозою для життя і здоров’я.

Роботодавець має право розірвати трудовий договір з працівником у зв’язку з ліквідацією підприємства, установи, організації, викликаною знищенням в результаті бойових дій усіх виробничих, організаційних або технічних потужностей або майна підприємства. Про таке звільнення працівник попереджається не пізніше ніж за 10 днів. А також працівнику повинна бути проведена виплата вихідної допомоги у розмірі не менше середнього місячного заробітку.

Звертаємо увагу, що також під час дії воєнного стану допускається звільнення працівника з ініціативи роботодавця в період його тимчасової непрацездатності, а також у період перебування працівника у відпустці. У такому випадку дата звільнення зазначається, перший робочий день, наступний за днем закінчення тимчасової непрацездатності, зазначеним у документі про тимчасову непрацездатність, або перший робочий день після закінчення відпустки. Але це не стосується відпустки у зв’язку вагітністю та пологами та відпустки для догляду за дитиною.

На період дії воєнного стану розірвання трудового договору з ініціативи роботодавця за попередньою згодою виборного органу первинної профспілкової організації (профспілкового представника) визначеного статтею 43 КЗпП не застосовуються. Але це не стосується випадків звільнення працівників підприємств, установ або організацій, обраних до профспілкових органів.

Чи є можливість приймати заяви про звільнення із застосування електронних комунікацій?

У мирний час відповідно до частини 3 статті 29 КЗпП процедуру обміну документами застосовувались наступним чином:

• працівник має електронний цифровий підпис і він підписує електронним цифровим підписом (далі — ЕЦП) будь-яку заяву, в тому числі заяву про звільнення;
• працівник надсилає підписану таким чином та належно оформлену заяву роботодавцю;
• у відповідь — роботодавець надсилає працівнику наказ, підписаний за допомогою ЕЦП.

Але варто враховувати, що при цьому відповідний спосіб листування та процедура повинна бути врегульована. Це може бути або трудовий, або колективний договір, де зазначена відповідна можливість.

У воєнний час процедура також правомірна. Уся проблема у тому, що не кожен роботодавець фіксував це належним чином під час оформлення трудових відносин, а ЕЦП мають поодинокі працівники.

Що робити тим, хто не має ЕЦП?

Є варіант — спрощений обмін документами через засоби електронного зв’язку. Сам алгоритм ґрунтується на тому, що в період дії воєнного стану порядок організації кадрового діловодства та архівного зберігання кадрових документів у районах активних бойових дій роботодавець може визначити самостійно.

На допомогу — алгоритм обміну. За цим алгоритмом оформляйте відпустку, переведення, звільнення чи іншу кадрову процедуру. Так як, зазначено статтею 7 Закону України «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» від 15.03.2022 р. № 2136-IX, забезпечити достовірний облік роботи, яку виконує працівник, та облік витрат на оплату праці є основною умова. А роботодавець сам визначає, як вести кадрове діловодство, можемо спиратися на порядок, який вже апробували служби персоналу держорганів. Як методичний посібник, використаємо Порядок фіксації доведення інформації або документів до відома державного службовця шляхом використання засобів телекомунікаційного зв’язку, що затвердив КМУ постановою від 11.12.2019 р. № 1042 (далі — Порядок № 1042).

Чи законний такий спосіб?

Законний такий спосіб звільнення чи ні — це спірне питання. І у разі виникнення трудового спору у суді буде проведено оцінку документів, де зафіксована ця процедура із урахуванням нюансів. При відсутності такого закріплення великі шанси, що працівник може виграти спір. Зокрема, про це говорить судова практика: ВСУ/КСЦ в постанові від 03.12.2018 р. у справі № 686/21222/16-ц.

У постанові суд дійшов висновку, що за відсутності попередньої згоди сторін трудових правовідносин на обмін офіційними документами засобами електронного зв’язку, такі документи мають подаватися у паперовій формі з оригінальним підписом автора документу, оскільки направлення заяви засобами електронного зв’язку не дає можливості іншій стороні встановити справжнє волевиявлення заявника.

Яна Кравець