Як оформити відсутність на роботі працівника, який залишив своє місце роботи у зв’язку із проведення бойових дій на відповідній території, та як обліковувати таку відсутність?

15.03.2022 Верховною Радою України прийнято Закону України «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» № 2136-ІХ (далі — Закон № 2136, набрав чинності з 24.03.2022).

Статтею 13 Закону № 2136 введено механізм призупинення дії трудового договору.

Призупинення дії трудового договору — це тимчасове припинення роботодавцем забезпечення працівника роботою і тимчасове припинення працівником виконання роботи за укладеним трудовим договором.

Дія трудового договору може бути призупинена у зв’язку з військовою агресією проти України, що виключає можливість надання та виконання роботи.

Призупинення дії трудового договору не тягне за собою припинення трудових відносин.

Призупинення дії трудового договору роботодавець та працівник за можливості мають повідомити один одного у будь-який доступний спосіб.

З огляду на вищевикладене, головною умовою для призупинення дії трудового договору є абсолютна неможливість надання роботодавцем та виконання працівником відповідної роботи.

Ініціатором призупинення трудового договору можуть бути як роботодавець, так і працівник.

Водночас з метою усунення правової невизначенності, рекомендуємо сторонам повідомляти один одного про призупинення трудового договору письмово або в електронній формі з використанням технічних засобів електронних комунікацій.

Відповідно до частини третьої статті 13 Закону № 2136 відшкодування заробітної плати, гарантійних та компенсаційних виплат працівникам на час призупинення дії трудового у повному обсязі покладається на державу, що здійснює військову агресію проти України.

Таким чином при призупиненні трудового договору роботодавець повинен продовжувати ведення обліку в частині нарахування заробітної плати та компенсаційних виплат, які були б належні працівникові, якщо такого призупинення не було б.

Оформляти призупинення можна з 24.03.2022 року, тобто з дати набуття чинності Законом № 2136. Отже, дата видачі наказу має бути не раніше зазначеної дати.

Відповідно до статті 34 КЗпП, зупинення роботи, викликане відсутністю організаційних або технічних умов, необхідних для виконання роботи, невідворотною силою або іншими обставинами є простоєм.

У разі простою працівники можуть бути переведені за їх згодою з урахуванням спеціальності і кваліфікації на іншу роботу на тому ж підприємстві, в установі, організації на весь час простою або на інше підприємство, в установу, організацію, але в тій самій місцевості на строк до одного місяця.

Запровадження простою оформлюється наказом керівника, з яким працівників ознайомлюють у можливий спосіб, в тому числі за допомогою засобів електронного зв’язку. Оплата простою здійснюється з розрахунку не нижче від двох третин тарифної ставки встановленого працівникові розряду (окладу). На умовах, передбачених у колективному договорі, оплата за час простою може здійснюватися у більшому розмірі.

Наказом Держкомстату України від 05.12.2008 р. № 489 передбачено, що у табелі (типова форма № П-5 «Табель обліку використання робочого часу») години простою позначаються літерою «П».

Відсутність працівника на роботі у зв’язку з бойовими діями не може бути кваліфікована як прогул без поважної причини. Тому, до з’ясування причин відсутності працівника та отримання від нього письмових пояснень, доцільно обліковувати його, як працівника, відсутнього з нез’ясованих або з інших причин.

Слід зазначити, що працівники, які не виходять на роботу внаслідок ведення воєнних дій та пов’язаних з ними обставин, не можуть бути звільнені за пунктом 4 частини першої статті 40 Кодексу законів про працю України за прогул без поважної причини.

Зазначене обумовлено необхідністю збереження життя та здоров’я таких працівників та їх сімей і вважається як відсутність на роботі з поважних причин.

Зазначений час неявки працівника у табелі обліку використання робочого часу доцільно відмічати умовним позначенням «І» — інші причини неявок або «НЗ» — неявка з нез’ясованих причин.