Останні тенденції у сфері трудового права показують підвищену зацікавленість бізнесу в укладенні трудових договорів зі своїми працівниками саме у письмовому вигляді, навіть якщо це і не вимагається за законом. З одного боку, чинний КЗпП дійсно встановлює вичерпний перелік підстав для письмової форми трудового договору (віднедавна — і у разі надомної/дистанційної роботи, однак на підставі типової форми), залишаючи свободу вибору у всіх інших випадках. З іншого ж боку, чимало корисних положень лишаються обабіч у разі усного трудового договору. Варто зазначити, що попередніми проектами Трудового Кодексу та проектом Закону про працю (законопроект № 2708) взагалі передбачався повний перехід на письмову форму трудового договору, однак ця ідея досі не була реалізована. У цій статті пропонуємо ознайомитись з перевагами укладення трудового договору як цілісного письмового документа.

Додаткові блага та гарантії

Звісно, що різноманітні додаткові блага та гарантії можна (а іноді потрібно) передбачити на рівні колективного договору, внутрішніх політик чи положень або ж навіть в правилах внутрішнього трудового розпорядку (ПВТР). Однак не завжди у роботодавця взагалі можуть бути наявні такі документи чи є можливість їх швидко затвердити. Наприклад, колективний договір необхідно погоджувати і укладати з представниками працівників або профспілкою (за наявності), а потім ще й реєструвати його. Те ж саме стосується і ПВТР, які взагалі затверджуються саме трудовим колективом. Тому якщо необхідність врегулювати певне питання є одиничним випадком для роботодавця, або колективний договір чи ПВТР відсутні, то простіше визначити всі необхідні умови саме в письмовому трудовому договорі.

Наприклад, мова може йти про додаткову щорічну оплачувану відпустку для кількох працівників, що працюватимуть на умовах ненормованого робочого часу (ст. 8 Закону про відпустки). Якщо в компанії не укладений колективний договір, з працівниками можна просто укласти письмові договори, де передбачити поміж іншого особливі умови робочого часу працівників та кількість днів додаткової щорічної відпустки як компенсації за роботу в умовах ненормованого робочого часу.

Однак, це не єдина причина, чому письмовий трудовий договір може бути вигіднішим для обох його сторін. Відтак працівник та роботодавець можуть домовлятись практично про будь-які додаткові індивідуальні гарантії — додаткові дні відпустки, розміри та підстави для виплати додаткових премій, надбавок та доплат (варто звернути увагу, що стосовно умов оплати праці підприємства, установи, організації державної та комунальної власності існують певні обмеження).

Окрім того, договір може містити правила щодо забезпечення працівника матеріальними та іншими благами: оренда житла (особливо актуально для іноземних працівників), право на користування корпоративним автомобілем, мобільним телефоном, ноутбуком тощо.

Також не рідкість — включення до тексту договору додаткових гарантій для працівника у разі його звільнення. Наприклад, збільшений строк повідомлення про скорочення чи ж «золотий парашут», притаманний для договорів з топ-менеджментом та менеджерами середньої ланки.

Однак при наданні таких гарантій слід ретельно підходити до формулювань, що будуть включені до трудового договору у письмовому вигляді, адже нечіткі положення можуть призвести до непорозумінь між працівником та роботодавцем або ж навіть до судового спору. Наприклад, часто виникають суперечки саме через нерозуміння сторонами договору (не)обов’язковості та строків виплати чи конкретних розмірів премій.

Обов’язки та відповідальність

Звісно, що трудовий договір у письмовому вигляді потрібний не лише для покращення умов праці працівника, а й для урегулювання низки інших питань. Зокрема, рекомендуємо у договорах робити не лише формальну відсилку до посадової інструкції (на практиці часто виявляється, що її просто немає або вона містить неактуальні положення) чи фразу про те, що працівник виконує обов’язки за своєю посадою, а чітко перелічити завдання та функції, що покладаються на працівника. Такі формулювання допоможуть не лише працівнику краще розуміти свою роль, а й роботодавцю — у разі доказування факту невиконання/неналежного виконання працівником своєї роботи. Зокрема це стосується процесу звільнення за п. 3 ч. 1 ст. 40 КЗпП — за систематичне порушення працівником своїх обов’язків, що передбачені саме трудовим договором або ж ПВТР. Останній документ на практиці чимало роботодавців все-таки не мають або він звісно не містить переліку індивідуальних обов’язків, за порушення яких часто виникає необхідність притягнути до дисціплінарної відповідальності.

Для окремих категорій працівників також можна включити правило про повну матеріальну відповідальність за завдану шкоду. Наприклад, це дозволено з працівниками, що працюють на умовах дистанційної/надомної роботи за письмовим договором, укладеним на підставі типової форми (на стадії розробки Мінекономіки) по відношенню до майна, що передається таким працівникам для виконання ними своєї роботи дистанційно/вдома. А за новим законопроектом № 5388 такі умови можна буде включати до письмових трудових договорів з будь-якими повнолітніми працівниками щодо їх повної матеріальної відповідальності під час виконання робіт, які безпосередньо пов’язані із зберіганням, обробкою, продажем (відпуском), перевезенням, використанням або застосуванням переданих працівникові цінностей.

Однак варто і не забувати про фактичну заборону включення до трудових договорів умов, що погіршують становище працівників порівняно з законодавством України про працю (ст. 9 КЗпП). Єдиним виключенням із цього правила є укладення контракту як особливої форми трудового договору, що також підтверджується судовою практикою. Втім навіть для контрактної форми договору все ще діє заборона на включення положень про повну матеріальну відповідальність за (п. 20 Постанови «Про впорядкування застосування контрактної форми трудового договору» від 19.03.1994 р. № 170).

Водночас у випадку укладання контракту (наприклад, з керівниками підприємств згідно з ч. 4 ст. 65 ГКУ), в ньому можна прописати додаткові порівняно з чинним законодавством підстави для звільнення працівника за п. 8 ч. 1 ст. 36 КЗпП.

Робоче місце та робочий час

У письмовому трудовому договорі можна чітко визначити конкретне робоче місце працівника та правила поведінки/роботи на такому місці. Віднедавна КЗпП (ст. 60¹ та ст. 60²) дозволяє у письмовому вигляді оформлювати договори про роботу дистанційно/надомну роботу як до, так і після завершення карантину на основі типової форми, що буде затверджена найближчим часом. Після завершення карантину письмовий договір для таких форм роботи буде обов’язковим. Відповідні статті КЗпП передбачають необхідність визначення як місця виконання роботи, так і правил щодо (не)підпорядкованості загальному режиму роботи, ПВТР, правил щодо використання обладнання для роботи та компенсацій за використання власного обладнання.

Окрім того, у разі дистанційної роботи у письмовому договорі слід визначити період відключення (коли роботодавець не має права змушувати працівника виконувати роботу дистанційно) та можливість суміщати роботу дистанційно та на території / у приміщеннях роботодавця (за необхідності такого змішаного режиму).

Інша важлива умова, яка не обов’язково пов’язується з дистанційною чи надомною роботою, — це режим робочого часу. Наразі працівники та роботодавці мають право домовитись як про стандартні години роботи та часу відпочинку, так і про гнучкий режим робочого часу чи навіть про ненормований робочий час. В окремих випадках можна також визначити правила щодо переходу з однієї зміни на іншу, а також конкретні години початку та закінчення змін, їх тривалість тощо для працівників, що працюють за змінами.

Варто також зазначити, що законопроект № 5388 у питанні робочого часу йде далі та ним планується дозволити в індивідуальних трудових договорах навіть передбачати додаткові підстави для залучення працівників до надурочних робіт та роботи у вихідні чи святкові, неробочі дні.

Інші умови

Укладення трудового договору у письмовій формі надає роботодавцю також можливість доповнити договір й іншими специфічними правилами, які все частіше роботодавці (особливо міжнародні компанії) намагаються запровадити на локальному рівні. Зокрема, серед таких правил можна виокремити наступні:

• правила щодо передачі, використання та повернення майна роботодавця, необхідного для виконання працівником його робочих завдань;
• інформація про засоби електронного зв’язку (наприклад, електронна пошта, месенджери) для ознайомлення працівника з наказами та внутрішніми документами роботодавця у порядку ст. 29 КЗпП;
• порядок комунікації між роботодавцем та працівником, працівником та його безпосереднім керівником, а також щодо контролю виконання робіт (особливо це актуально для ситуацій, коли працівник працює дистанційно або вдома);
• порядок та строки інформування про причини відсутності на роботі, у тому числі у випадку відкриття листка непрацездатності;
• правила про передачу прав на об’єкти інтелектуальної власності, створені в процесі виконання працівником робочих завдань;
• правила про захист персональних даних працівника та персональних даних інших осіб, що можуть стати працівнику відомі внаслідок виконання ним робочих завдань;
• правила про збереження конфіденційної інформації та нерозголошення такої інформації, а також комерційної таємниці чи іншої захищеної інформації;
• правила BYOD (Bring Your Own Device — положення про використання працівниками власних електронних пристроїв для виконання робочих завдань, порядок доступу до серверів чи ресурсів роботодавця за допомогою таких пристроїв, захисту даних в ході використання таких пристроїв та про можливість отримання компенсації працівникам за використання цих пристроїв для виконання робочих завдань);
• антикорупційні та комплаєнс-положення, правила бізнес-етики та інші положення згідно з кращими міжнародними практиками.

Таким чином, укладення трудового договору у письмовій формі дійсно має чимало переваг для обох його сторін. Тому радимо звернути увагу на цю опцію не лише при прийнятті на роботу нових працівників/при працевлаштуванні на нове місце роботи, а й у тих випадках, коли працівник вже працює. Перехід на письмову форму можливий або за угодою сторін, або ж в рамках процедури зміни істотних умов праці за ч. 3 ст. 32 КЗпП, якщо у роботодавця наявне відповідне обґрунтування (зміни в організації виробництва і праці).

Вас може зацікавити Договори: цивільно-правовий vs трудовий Придбати Журнал «Управление персоналом»   Придбати Книга обліку наказів з персоналу   Придбати

Алеся Павлинська, Ксенія Лотош