У кожному бізнесі рано чи пізно виникає необхідність використовувати найману працю. Трудовим законодавством передбачено певні правила приймання працівників та обов’язкове ведення кадрової документації для усіх роботодавців. Кадрова документація регламентує порядок використання роботодавцем найманої праці, реєстри обліку робочого часу, документи, що відображають факти прийняття на роботу, звільнення з роботи, надання відпустки тощо. Більшість таких документів є обов’язковими і повинні відповідати певній формі.

В основному трудове законодавство орієнтоване на юридичних осіб, проте, поширюється і на фізичних осіб — підприємців (ФОП), оскільки відповідно до статті 21 КЗпП України, вони мають право укладати трудові договори з найманими працівниками. Тому ведення кадрового обліку є обов’язковим для усіх.

Обов’язкові кадрові документи

1. Штатний розпис. Штатний розпис — це документ, що встановлює для даного підприємства, установи, організації структуру, штати та посадові оклади працівників. Назви посад у штатному розписі зазначаються відповідно до Національного класифікатора України «Класифікатор професій ДК 003:2010», затвердженим наказом Держспоживстандарту України від 28 липня 2010 року № 327.
   
   
2. Правила внутрішнього трудового розпорядку. Правила внутрішнього трудового розпорядку складаються в довільній формі і затверджуються наказом керівника. Вони визначають організацію найманої праці в компанії. Існують Типові правила внутрішнього трудового розпорядку, які можна використати для зразка. У Правилах можна описати специфіку праці у Вашій компанії, встановити графік роботи та інші умови.
   Правила містять наступну інформацію:
• порядок прийняття на роботу та звільнення працівників;
• права і обов’язки роботодавця;
• права і обов’язки працівників;
• режим роботи, графік змінності;
• стягнення за порушення трудової дисципліни;
• умови конфіденційності.
  
  
3. Табель обліку робочого часу. Табель — це поіменний список усіх працівників структурного підрозділу або компанії в цілому з відмітками про використання робочого часу протягом місяця. Ведення Табелю є обов’язковим для усіх підприємств і ФОПів. Табель, як правило, ведеться в електронному та паперовому вигляді. Ведення табелю лише в електронному вигляді не допускається. Форма Табеля (типова форма № П-5) затверджена наказом Держкомстату України від 05.12.2008 р. № 489.
   
   
4. Накази з кадрових питань (по особовому складу). До наказів з кадрових питань належать накази про:
• прийняття на роботу (призначення на посаду);
• переведення (переміщення) на іншу посаду (роботу);
• звільнення (припинення трудового договору);
• сумісництво;
• зміну біографічних даних (прізвища, імені тощо);
• заохочення (нагородження, преміювання);
• накладення дисциплінарного стягнення;
• надання матеріальної допомоги;
• надання відпусток.
  Накази групуються відповідно до строків зберігання: накази тривалого строку зберігання 75 років і більше та накази тимчасового строку зберігання до 5 років.
  
  
5. Книга наказів (журнал обліку наказів). Реєстрація наказів теж відбувається за терміном їх зберігання.
   
   
6. Особові картки працівників за формою П-2. Особова картка передбачена наказом Держкомстату України від 25.12.2009 р. № 495/656.
   
   
7. Трудові книжки працівників та Книга (журнал) обліку руху трудових книжок. Трудова книжка є основним документом про трудову діяльність працівника. Відповідно до Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої наказом Мінпраці та політики від 08.06.2001 р. № 259/34/5, трудові книжки ведуться на всіх працівників, які працюють на підприємстві, в установі, організації усіх форм власності, а також у фізичної особи.
   
   
8. Графік відпусток.
9. Трудові угоди (контракти).
10. Колективний договір (для юридичних осіб).
11. Посадові (робочі) інструкції працівників.
12. Журнал ознайомлення працівників з локальними нормативними актами.
13. Положення про охорону праці.
14. Дозвіл на обробку персональних даних та зобов’язання про нерозголошення персональних даних.
15. Зобов’язання про дотримання конфіденційної інформації (угода).

Даний перелік не є вичерпний, законодавством можуть бути передбачені інші документи. Наприклад: акти органів місцевого самоврядування, що стосуються роботи з кадрами; особові справи працівників, у т. ч. осіб, які працюють за сумісництвом; положення про порядок обробки та захисту персональних даних працівників та контрагентів; правила захисту конфіденційної інформації; інструкція по діловодству та ін.

Пам’ятайте, хто готує документи, той володіє ситуацією, тому складаючи кадрові документи слід повністю використовувати їх у інтересах вашого бізнесу.