Про порядок введення трудових книжок мають бути обізнані як роботодавці, так і працівники, перші з метою належного введення, зберігання трудових книжок, а другі — з метою здійснення належного контролю за внесенням записів до трудової книжки, яка разом з іншими документами підтверджують наявність трудових відносин між працівником та роботодавцем.

Питання, пов’язані з порядком ведення трудових книжок, їх зберіганням і обліком, регулюються КЗпП України, постановою Кабінету Міністрів України «Про трудові книжки працівників» від 27.04.1993 № 301, Інструкцією про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженою наказом Міністерства праці України, Міністерства юстиції України, Міністерства соціального захисту населення України від 29.07.1993 № 58 (далі — Інструкція № 58).

Чинним законодавством передбачено, що трудові книжки ведуться на всіх працівників, які працюють на підприємстві, в установі, організації усіх форм власності або у фізичної особи понад п’ять днів, у тому числі осіб, які є співвласниками (власниками) підприємств, селянських (фермерських) господарств, сезонних і тимчасових працівників, а також позаштатних працівників за умови, якщо вони підлягають державному соціальному страхуванню.

Відповідно до ст. 24 КЗпП України працівник не може бути допущений до роботи без укладення трудового договору, оформленого наказом чи розпорядженням власника або уповноваженого ним органу.

До трудової книжки вносяться: відомості про працівника, про роботу, переведення на іншу постійну роботу, звільнення, тощо. Стягнення до трудової книжки не заносяться. Крім того, записи в трудовій книжці при звільненні або переведенні на іншу роботу повинні провадитись у точній відповідності з формулюванням чинного законодавства і з посиланням на відповідну статтю, пункт закону. Запис про звільнення завіряється печаткою.

Всі записи в трудову книжку вносять після видання наказу (розпорядження), але не пізніше тижневого строку, а в разі звільнення — у день звільнення (п. 2.4 Інструкції № 58). Записи про найменування роботи, професії або посади, на яку прийнятий працівник, виконуються для робітників та службовців відповідно до найменування професій і посад, зазначених у «Класифікаторі професій». З кожним записом, що заноситься до трудової книжки на підставі наказу (розпорядження) про призначення на роботу, переведення і звільнення, власник або уповноважений ним орган зобов’язаний ознайомити працівника під розписку в особистій картці, в якій має повторюватися відповідний запис з трудової книжки (вкладиша).

Пам’ятаймо, що днем звільнення вважається останній день роботи. Крім того, пунктом 4.1 Інструкції № 58 передбачено, що у разі звільнення осіб, які працювали в селянському (фермерському) господарстві за трудовим договором або припинення членства в селянському (фермерському) господарстві після відповідних записів у трудових книжках, зроблених головою селянського (фермерського) господарства, трудовий стаж у цьому господарстві підтверджується підписом керівника, заступника, іншої уповноваженої на це особи та завіряється печаткою місцевого органу державної виконавчої влади.

При затримці видачі трудової книжки з вини власника або уповноваженого ним органу працівникові сплачується середній заробіток за весь час вимушеного прогулу. Днем звільнення в такому разі вважається день видачі трудової книжки. Про новий день звільнення видається наказ і вноситься запис до трудової книжки працівника. Раніше внесений запис про день звільнення визнається недійсним. Варто відзначити, що якщо працівник відсутній на роботі в день звільнення, то власник або уповноважений ним орган в цей день надсилає йому поштове повідомлення із вказівкою про необхідність отримання трудової книжки. При цьому, пересилання трудової книжки поштою з доставкою на зазначену адресу допускається тільки за письмовою згодою працівника.

Наприкінці необхідно зауважити, що за порушення встановленого порядку ведення, обліку, зберігання та видачі трудових книжок роботодавець несе відповідальність згідно вимог КЗпП України та КУпАП.

Євгенія Краєвська