Відсутність працівника на робочому місце без поважних є порушенням трудової дисципліни. Такі дії (бездіяльність) кваліфікуються як прогул і, як наслідок, — притягнення до дисциплінарної відповідальності.

За порушення трудової дисципліни до працівника може бути застосовано один із таких заходів стягнення:

1) догана;
2) звільнення.

Законодавством, статутами і положеннями про дисципліну можуть бути передбачені для окремих категорій працівників й інші дисциплінарні стягнення.

У цій статті ми закцентуємо увагу саме на такому заході стягнення, як «звільнення» та порядку його застосування.

Прогулом визнається відсутність працівника на роботі як протягом усього робочого дня, так і більше трьох годин безперервно або сумарно протягом робочого дня без поважних причин (пункт 4 частини 1 статті 40 Кодексу законів про працю України (далі — КЗпП); пункт 24 постанови Пленуму ВСУ від 06.11.1992 № 9).

Однак, це не значить, що на четверту годину відсутності працівника на роботі потрібно підписувати наказ про звільнення його за прогул.

Звільнення працівника за прогул передбачає здійснення ряду послідовних дій, які можна розділити на декілька етапів.

Для того, щоб не порушити права працівника і, як наслідок, уникнути судової тяганини, при звільненні рекомендуємо здійснити певну послідовність дій, які можна розділити на наступні етапи:

Етап І. Виявлення відсутності працівника на роботі

Саме по собі виявлення відсутності працівника на роботі не достатньо. Такий факт має бути зафіксовано.

На практиці про факт відсутності працівника на роботі керівник підприємства повідомляється доповідною запискою одного з працівників.

Законодавство не встановлює вимог до форми доповідної записки, тому вона подається у довільній, простій письмовій формі. У доповідній записці має бути вказано про те, що працівник відсутній на робочому місці та на підприємстві.

Доповідна записка подається керівнику безпосередньо в день нез’явлення працівника на роботі.

Етап ІІ. Фіксація факту відсутності працівника на роботі

Акт відсутності працівника на роботі

Відсутність працівника на роботі може бути зафіксовано актом про відсутність працівника на роботі.

Законодавство не встановлює вимог до форми акту, тому він подається у довільній, простій письмовій формі та підписується не менше ніж двома працівниками (наприклад, бухгалтером та директором). В акті має бути зафіксовано відсутність працівника на робочому місці та на підприємстві.

Аналогічно із доповідною запискою, акт необхідно оформити безпосередньо в день нез’явлення працівника на роботі.

Відмітки у табелі обліку робочого часу про відсутність працівника на роботі

Кожне підприємство зобов’язано вести табель обліку робочого часу. В табелі позначаються як відпрацьовані дні, так і неявки.

Форма табелю обліку робочого часу (типова форма № П-5) затверджена Наказом Державного комітету статистики України «Про затвердження типових форм первинної облікової документації зі статистики праці» від 05.12.2008 № 489.

В табелі має бути зафіксовано відсутність працівника на робочому місці.

Табель обліку робочого часу заповнюється щоденно. Відмітку про відсутність працівника на роботі необхідно проставити в день його нез’явлення на роботі, а в подальшому проставляти кожного робочого дня, коли він не з’являється на роботі.

Етап ІІІ. Вжиття заходів для з’ясування причин відсутності працівника на роботі

Наказ керівника підприємства про проведення службового розслідування за фактом відсутності працівника на роботі

Отримання доповідної записки є підставою для проведення службового розслідування. Під час службового розслідування мають бути вжиті заходи для з’ясування причин відсутності працівника на роботі (телефонні дзвінки, надсилання листів працівнику, отримання від працівника письмових пояснень тощо).

Законодавство не встановлює вимог до форми такого наказу, тому він оформлюється у довільній формі. У наказі має бути викладено доручення про проведення службового розслідування та з’ясування причин відсутності працівника на роботі, призначено виконавців та визначено строки проведення службового розслідування.

Наказ видається керівником підприємства в день отримання доповідної записки.

Розпорядження керівника підприємства про надання працівником письмових пояснень щодо причин відсутності на роботі

Вимога про надання працівником письмових пояснень щодо причин відсутності на роботі оформлюється, зазвичай, розпорядженням або наказом керівника підприємства. Працівника необхідно ознайомити з таким розпорядженням (наказом) під особистий підпис. У разі і подальшого нез’явлення працівника на роботу — дане розпорядження (наказ) слід надіслати на адресу реєстрації його місця проживання, а також на адресу його фактичного проживання (якщо воно відомо та відрізняється від адреси реєстрації). Надсилати рекомендується цінним листом з описом вкладення та повідомленням про вручення.

Вимоги до форми такого розпорядження (наказу) не встановлено, тому воно оформлюється у довільній формі. У розпорядженні (наказі) має бути викладена вимога до працівника про надання письмових пояснень щодо причин відсутності на роботі, а також, за наявності, документів, які підтверджуються поважність таких причин. У розпорядженні (наказі) необхідно визначити строки для надання пояснень та документів.

Розпорядження (наказ) вказаного вище змісту видається керівником підприємства в день отримання доповідної записки та видачі наказу про проведення службового розслідування.

Акт за результатами службового розслідування

За результатами службового розслідування складається акт, у якому відображаються результати вжитих заходів для з’ясування причин відсутності працівника на роботі.

Вказаний акт оформлюється у довільній формі. В акті мають бути викладені конкретні причини відсутності працівника на роботі або вказано про те, що з’ясувати причини не вдалось.

Акт за результатами службового розслідування складається наступного робочого дня після спливу строку, наданого працівникові для надання письмових пояснень та документів щодо причин відсутності на роботі.

Етап ІV. У разі виявлення, що причини відсутності неповажні, — звільнення працівника з роботи за прогул

Оформлення звільнення та повний розрахунок з працівником

На підставі результатів службового розслідування роботодавець має право звільнити працівника за прогул (пункт 4 частини 1 статті 40 КЗпП) для чого необхідно:

1) видати наказ про звільнення;

2) внести запис про звільнення до трудової книжки (стаття 47 КЗпП)

3) в день звільнення провести з працівником повний розрахунок (виплатити заробітну плату по день звільнення, компенсацію за невикористану відпустку тощо) (стаття 116 КЗпП).

Оформлення звільнення працівника та здійснення повного розрахунку з ним здійснюється наступного робочого дня після спливу строку, наданого працівникові для надання письмових пояснень та документів щодо причин відсутності на роботі.

Ознайомлення працівника із наказом про звільнення та видача оформленої трудової книжки

Звільнення за прогул, як зазначено вище, — це дисциплінарне стягнення.

Відповідно до частини 4 статті 149 КЗпП, стягнення оголошується в наказі (розпорядженні) і повідомляється працівникові під розписку.

Отже, про звільнення працівник має бути повідомлений під розписку.

Також працівнику має бути видано належним чином оформлену трудову книжку та засвідчену в установленому порядку копію наказу про звільнення (частини 2 та 3 статті 47 КЗпП).

У разі відсутності працівника на роботі у день звільнення, копію наказу про звільнення та повідомлення про можливість отримання трудової книжки необхідно надіслати йому поштою.

Звертаємо увагу, що надсилати саму трудову книжку поштою забороняється без письмової згоди працівника (пункт 4.2 Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої наказом Міністерства праці України, Міністерства юстиції України, Міністерства соціального захисту населення України від 29.07.1993 № 58). Трудова книжка підлягає зберіганню на підприємстві та видається виключно працівнику, який має особисто розписатись в Книзі обліку руху трудових книжок про отримання трудової книжки.

! Варто пам’ятати, що реалізація такого алгоритму має бути здійснена не довше ніж за 1 місяць.

Такий строк обумовлено тим, що звільнення за прогул, як дисциплінарне стягнення, може бути застосовано безпосередньо за виявленням проступку, але не пізніше одного місяця з дня його виявлення, не рахуючи часу звільнення працівника від роботи у зв’язку з тимчасовою непрацездатністю або перебування його у відпустці (частина 1 статті 148 КЗпП).

Таким чином, якщо після вчинення прогулу працівник пішов на лікарняний, то місячний строк для звільнення продовжується на період перебування працівника на лікарняному.

Дотримання вказаного алгоритму дозволить значно зменшити ризики роботодавця у разі виникнення судових спорів щодо звільнення працівника за прогул.

Євгенія Попадюк