ИСПОЛНИТЕЛЬНАЯ ДИРЕКЦИЯ ФОНДА СОЦИАЛЬНОГО СТРАХОВАНИЯ ПО ВРЕМЕННОЙ ПОТЕРЕ ТРУДОСПОСОБНОСТИ

ПИСЬМО

от 2 июня 2014 г. № 5.2-32-1264

О сроках подачи документов для назначения материального обеспечения, об утере листка нетрудоспособности и первичной документации

<…>
Право на материальное обеспечение и социальные услуги по общеобязательному государственному социальному страхованию в связи с временной потерей трудоспособности и расходами, обусловленными погребением, урегулировано Законом Украины «Об общеобязательном государственном социальном страховании в связи с временной потерей трудоспособности и расходами, обусловленными погребением» от 18.01.2001 № 2240-III (далее — Закон).

В соответствии со статьей 51 Закона основанием для назначения пособия по временной нетрудоспособности является выданный в установленном порядке листок нетрудоспособности. Согласно части 3 статьи 50 Закона решение о назначении материального обеспечения принимается комиссией по социальному страхованию, которая осуществляет контроль за правильным начислением и своевременной выплатой материального обеспечения, принимает решение об отказе в его назначении, о прекращении выплаты материального обеспечения (полностью или частично), рассматривает основание и правильность выдачи листков нетрудоспособности и других документов, являющихся основанием для предоставления материального обеспечения и социальных услуг.

Таким образом, начисление материального обеспечения застрахованному лицу может быть осуществлено только после предъявления работником листка нетрудоспособности.

Ответ 1. О сроках подачи документов для назначения материального обеспечения работником-совместителем

Согласно статье 50 Закона пособие по временной нетрудоспособности предоставляется по основному месту работы и по совместительству в порядке, определенном Кабинетом Министров Украины.

Исчисление средней заработной платы для расчета пособия по временной нетрудоспособности осуществляется в соответствии с Порядком исчисления средней заработной платы (дохода, денежного обеспечения) для расчета выплат по общеобязательному государственному социальному страхованию, утвержденным постановлением Кабинета Министров Украины от 26.09.2001 г. № 1266 (далее — Порядок № 1266).

В соответствии с пунктом 21 Порядка № 1266, если застрахованное лицо работает по совместительству, страховые выплаты в связи с временной потерей трудоспособности, беременностью и родами и оплата первых пяти дней временной нетрудоспособности за счет средств работодателя осуществляются на основании копии листка нетрудоспособности, выданного в установленном порядке, заверенной подписью руководителя и печатью по основному месту работы, и справки о средней заработной плате по основному месту работы.

Если застрахованное лицо работает на нескольких работах по совместительству, для назначения страховой выплаты в связи с временной потерей трудоспособности, беременностью и родами, оплаты первых пяти дней временной нетрудоспособности за счет средств работодателя дополнительно к документам, указанным в абзаце первом настоящего пункта, прилагаются справки о средней заработной плате по местам работы по совместительству.

То есть на сегодня действующим законодательством не предусмотрено ограничение каким-либо сроком срока подачи документов для назначения материального обеспечения.

Ответ 2. Об утере листка нетрудоспособности вследствие форс-мажорных обстоятельств после его оплаты

Если листок нетрудоспособности утерян вследствие форс-мажорных обстоятельств после оплаты, то действия субъекта хозяйствования в случае утери первичной документации определены в пункте 6.10 Положения о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденного приказом Министерства финансов Украины от 24.05.95 № 88 (далее — Положение № 88). Так, в случае утери или уничтожения первичных документов, учетных регистров и отчетов руководитель предприятия должен письменно уведомить об этом правоохранительные органы и приказом назначить комиссию для установления перечня отсутствующих документов и расследования причин их утери или уничтожения.

С целью восстановления первичной документации, утерянной в результате форс-мажорных обстоятельств, необходимо получить официальные справки соответствующих органов о наступлении таких обстоятельств и обратиться с заявлением в свое отделение Фонда социального страхования по временной потере трудоспособности (далее — Фонд) с просьбой предоставить копии всех утраченных отчетов. К заявлению целесообразно приложить подтверждающие документы, в частности, например, справку органа пожарной службы и акт комиссии с перечнем утраченных документов с указанием причин их утраты.

Поскольку в соответствии с пунктом 1.14 Инструкции о порядке выдачи документов, удостоверяющих временную нетрудоспособность граждан, утвержденной приказом Министерства здравоохранения Украины от 13.11.2001 № 455, новый листок нетрудоспособности с пометкой «дубликат» выдается только на основании справки с места работы о том, что за период временной нетрудоспособности выплата пособия по временной нетрудоспособности не осуществлялась, то от медицинского учреждения, по соответственно оформленному запросу, можно получить только реестр выданных документов, который засвидетельствует временную нетрудоспособность (беременность и роды) работников предприятия.

На основании полученных копий документов предприятие должно восстановить оригиналы собственных исходных первичных документов; сформировать журналы хозяйственных операций и регистры бухгалтерского учета.

Если итоговые обороты в восстановленных регистрах совпадут с данными, отраженными в отчетности по средствам Фонда за соответствующие отчетные периоды, если будут восстановлены протоколы комиссии по социальному страхованию о назначении материального обеспечения застрахованным лицам, если банковскими выписками и (или) кассовыми документами будет подтверждена своевременность выплаты (перечисления) материального обеспечения застрахованным лицам, то бухгалтерский учет по средствам Фонда можно считать полностью восстановленным, а средства Фонда использованными по назначению.

Итак, ключевым вопросом в этом случае являются своевременность назначения материального обеспечения застрахованным лицам и соблюдение порядка использования средств Фонда социального страхования по временной потере трудоспособности.

Ответ 3. Об утере первичной документации по халатности

Действующее законодательство не предусматривает механизмов восстановления листка нетрудоспособности вследствие утери по причине халатности должностных лиц после его оплаты, но предусматривает правила и сроки хранения первичных документов и ответственность должностных лиц по причине их утери.

Так, в соответствии с Законом Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» от 16.07.99 г. № 996-XIV предприятие должно самостоятельно обеспечить надлежащее хранение первичных документов и регистров бухгалтерского учета в течение установленного законодательством срока. О порядке хранения таких документов, отчетных регистров, бухгалтерской отчетности предприятия независимо от формы собственности (кроме банков) говорится и в Положении № 88.

В соответствии с пунктом 6.2 Положения № 88 первичные документы и учетные регистры, прошедшие обработку, бухгалтерские отчеты и балансы до передачи их в архив предприятия, учреждения должны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрытых шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером. Бланки строгой отчетности должны храниться в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, обеспечивающих их сохранность.

В соответствии с приказом от 15 апреля 2005 года № 162 Министерства здравоохранения Украины «Об обеспечении бланками листков нетрудоспособности» листки нетрудоспособности необходимо хранить как бланки строгой отчетности.

Согласно пункту 6.7 Положения № 88 хранение первичных документов и учетных регистров, которые прошли обработку и были основанием для составления отчетности, а также бухгалтерских отчетов и балансов, оформление и передачу их в архив обеспечивает главный бухгалтер предприятия, учреждения.

Сроки хранения деловой документации определены Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности органов государственной власти и местного самоуправления, других предприятий, учреждений и организаций, с указанием сроков хранения документов, утвержденным приказом Главного архивного управления при Кабинете Министров Украины от 20.07.98 г. № 41.

Причем в соответствии с пунктом 6.8 Положения № 88 выдача первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов из бухгалтерии и из архива предприятия, учреждения работникам других структурных подразделений может осуществляться только по решению главного бухгалтера.

За нарушение процедуры хранения и уничтожения бухгалтерских документов действующим законодательством предусмотрена административная и уголовная ответственность.

Так, в соответствии со статьей 92¹ Кодекса Украины об административных правонарушениях небрежное хранение, порча, незаконное уничтожение, сокрытие, незаконная передача другому лицу архивных документов, нарушение порядка относительно доступа к указанным документам, а также неуведомление государственного архивного учреждения об имеющихся архивных документах в случае возникновения угрозы уничтожения или значительного ухудшения их состояния влекут за собой предупреждение или наложение штрафа на граждан от трех до семи необлагаемых минимумов доходов граждан и предупреждение или наложение штрафа на должностных лиц — от 5 до 10 НМДГ.

Кроме того, в случае проведения проверки контролирующими органами Фонда отсутствие документов приводит к непризнанию подтвержденными данных предприятия о суммах расходов Фонда и к соответствующим последствиям.

Итак, восстановление листка нетрудоспособности после его оплаты в результате утери из-за халатности должностных лиц действующим законодательством не предусмотрено, и ответственность за халатность, согласно действующему законодательству, несут должностные лица предприятия.