Управление любой организацией осуществляется путем документального оформления принятых решений и их выполнения. И со временем на предприятии накапливается большое количество документов с различным сроком хранения, в том числе и документов по кадровому делопроизводству.

Сроки хранения таких документов, созданных в результате хозяйственной деятельности организации, определены в утвержденном приказом Минюста Украины от 12.04.2012 № 578/5 Перечне типовых документов, создаваемых в процессе деятельности государственных органов и органов местного самоуправления, других учреждений, предприятий и организаций, с указанием сроков хранения документов (далее — Перечень № 578). На сегодняшний день он остается единственным нормативным актом, в котором указаны сроки хранения типовых документов, создаваемых в процессе хозяйственной деятельности организации. Но однажды на крупных предприятиях, в том числе и с иностранными инвестициями, наступает момент, когда все шкафы заполнены документами, у части из которых срок хранения истек. У руководителей возникает вопрос: а что же с ними делать?

Самый простой способ избавиться от таких документов — уничтожить их. Но позволяет ли законодательство сделать это самостоятельно? И как это осуществить правильно, чтобы в будущем у контролирующих органов не возникало вопросов об отсутствии тех или иных «бумажек»?

Вопрос правильного и своевременного уничтожения документов на сегодняшний день актуален в делопроизводстве многих организаций, поэтому давайте попробуем разобраться с этим и осветить основные моменты, которые необходимо знать руководителю.

Прежде всего нужно отметить, что документы, срок хранения которых истек, уничтожают централизованно в организации, а не в отдельном подразделении. Это совместная работа службы делопроизводства, отдела кадров, бухгалтерии, а также других подразделений.

Перед тем как начать процедуру уничтожения документов, необходимо выяснить, является ли организация источником комплектования Национального архивного фонда Украины (далее — НАФ). Для этого следует обратиться в государственное архивное учреждение с заявкой о проведении экспертизы ценности документов, создаваемых в организации, и получить подтверждение того, что в организации отсутствуют документы, представляющие ценность для государства, а значит, они могут быть уничтожены. Однако взаимодействовать с органами Государственного архива придется в любом случае.

Согласно Закону Украины «О Национальном архивном фонде и архивных учреждениях» от 24.12.1993 № 3814-XII (далее — Закон о НАФ), основным требованием при подготовке документов к уничтожению является проведение экспертизы ценности таких документов.

Экспертизу ценности документов, их отбор для будущего хранения или уничтожения должна осуществлять экспертная комиссия организации (ЭК). Принципы и критерии определения ценности документов, порядок создания и деятельности экспертных комиссий утверждены постановлением Кабинета Министров Украины от 08.08.2007 № 1004 (далее — Порядок № 1004). Вопросы организации экспертизы ценности документов также освещены в Правилах организации делопроизводства и архивного хранения документов в государственных органах, органах местного самоуправления, на предприятиях, в учреждениях и организациях, утвержденных приказом Минюста Украины от 18.06.2015 № 1000/5 (далее — Правила № 1000/5).

Для того чтобы уничтожить документы, сначала необходимо составить протокол заседания экспертной комиссии, состоящей из работников предприятия. Такое заседание проводится один раз в год. Чаще всего председателем экспертной комиссии назначают заместителя директора, финансового или коммерческого директора, а в ее состав включают главного бухгалтера, работника кадровой службы или иного сотрудника, который работает с документами.

Теперь относительно самих документов, подлежащих уничтожению. Прежде всего необходимо проанализировать описания дел длительного (свыше 10 лет) хранения, дел по личному составу и номенклатуры дел, чтобы выявить документы, срок хранения которых истек. Напомним, что срок хранения документов начинается с 01 января года, следующего за годом завершения дела. Например, срок хранения дел, завершенных в 2014 году, начинается с 01 января 2015 года. Необходимо также обратить внимание на то, что в акт на уничтожение разрешается включать дела, если их срок хранения истек к 1 января года, в котором составляется акт. Это нормативное требование следует понимать так: дела со сроком хранения 5 лет, законченные в 2014 году, могут включаться в акт, который будет составлен не ранее 1 января 2020 года.

После анализа номенклатуры дел составляются сводные описи дел за соответствующий период и Акт об изъятии для уничтожения документов, не внесенных в НАФ (далее — Акт), в который включают сведения о делах, отобранных для уничтожения. Форма Акта и порядок его составления, согласования и утверждения установлены Правилами работы архивных подразделений органов государственной власти, местного самоуправления, предприятий, учреждений и организаций, которые утверждены приказом Государственного комитета архивов Украины от 16.03.2001 № 16 (с изменениями, далее — Правила № 16). Акт и описания дел рассматривают на заседании ЭК, которую созывают в соответствии с планом работы ЭК. Решение ЭК по одобрению или неодобрению и доработке Акта и описей дел оформляют протоколом, который подписывают председатель (или другое уполномоченное лицо, что вело заседание) и секретарь комиссии. Решение ЭК вступает в силу после утверждения протокола заседания руководителем (руководящим органом), по решению которого создано ЭК.

На этом работа по упорядочиванию документов не заканчивается, так как самостоятельно предприятие не может утвердить такой Акт и на его основании уничтожить документы. Одобренные комиссией предприятия Акты вместе с описанием дел постоянного хранения подаются на согласование экспертной комиссии соответствующего архивного отдела (экспертно-проверочной комиссии) (ЭПК).

Согласование Акта оформляется соответствующим грифом согласования, где указывается дата и номер протокола заседания ЭПК. После согласования Акт, а также описи дел постоянного хранения и по личному составу должны быть утверждены руководителем организации. Подпись руководителя обязательно закрепляют гербовой (основной) печатью организации.

Без согласования с экспертной комиссией соответствующего архивного отдела уничтожать документы запрещается.

Теперь можно приступать непосредственно к организации уничтожения. Отобранные документы чаще всего передают организациям, занимающимся сбором и заготовкой вторичного сырья, по накладным с указанием веса документов. В Акте делается отметка, которая содержит информацию о дате передачи документов на уничтожение, вес документов и номер накладной. Отметка заверяется подписью должностного лица, сдавшего документы для уничтожения, а рядом проставляется дата ее оформления.

Если документов немного, они могут быть уничтожены при помощи специального аппарата — шредера, о чем делается соответствующая отметка в Акте, которая заверяется подписью должностного лица, уничтожающего документы.

Как видим, процедура уничтожения документов, срок хранения которых истек — это достаточно кропотливый и трудоемкий процесс, требующий определенных специальных знаний. Однако стоит отметить, что за уничтожение документов без соблюдения этих процедур ответственное лицо может быть привлечено к ответственности в соответствии с действующим законодательством. Таким образом, учитывая вышеизложенное, для сведения рисков к минимуму советуем поручить оформление процедуры уничтожения документов юристам, которые должным образом организуют этот процесс, или же обратиться к внешним специалистам, в том числе работникам Государственного архива. Ведь качественно и профессионально оформленные документы — залог вашего успеха!

Издания для кадровиков

Юлия Руденко