Консультує Міністерство соціальної політики України

Хто має право вносити запис до трудової книжки працівника під час першого працевлаштування? Як правильно заповнювати першу сторінку трудової книжки працівника? Як виправити допущені помилки?

Пунктом 1.3 Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої наказом Мінпраці, Мін’юсту, Мінсоцзахисту України від 29.07.1993 р. № 58, зареєстрованим у Мін’юсті України 17.08.93 р. за № 110 (зі змінами, далі — Інструкція), передбачено, що під час влаштування на роботу працівники зобов’язані подавати трудову книжку, оформлену в установленому порядку.

Під час першого працевлаштування працівникові оформлюється трудова книжка через унесення відомостей про нього на першу сторінку трудової книжки.

Відповідно до п. 2.2 Інструкції вперше заповнює трудову книжку власник або уповноважений ним орган не пізніше від тижневого строку з дня прийняття працівника на роботу або прийняття на стажування студента вищого, учня професійно-технічного навчального закладу, що здобули професію (кваліфікацію) за освітньо-кваліфікаційним рівнем «кваліфікований робітник», «молодший спеціаліст», «бакалавр», «спеціаліст» та продовжують навчатися на наступному освітньо-кваліфікаційному рівні.

На першій сторінці трудової книжки працівника, який уперше став до роботи, зазначаються такі основні відомості:

• прізвище, ім’я, по батькові, які записуються на підставі паспорта або свідоцтва про народження. Такі відомості зазначаються повністю, ім’я та по батькові ініціалами не скорочуються;
  
  
• дата народження, яка записується на підставі паспорта або свідоцтва про народження;
  
  
• дата заповнення трудової книжки.

Після того, як зазначені відомості внесені, працівник своїм підписом завіряє правильність унесених до його трудової книжки відомостей.

Після цього проставляється підпис особи, відповідальної за видачу трудових книжок, потім — відбиток печатки підприємства, установи, організації (або печатка кадрової служби), де вперше заповнювалася трудова книжка працівника.

Уносити інші відомості на першу сторінку трудової книжки працівника законодавством не передбачено.

Під час унесення зазначених відомостей працівники, на яких покладено відповідний обов’язок, можуть допустити помилки.

Відповідно до п. 2.6 Інструкції в разі виявлення неправильного або неточного запису відомостей про роботу, переведення, а також про нагородження та заохочення тощо виправлення виконує власник або уповноважений ним орган, де було зроблено відповідний запис. За новим місцем роботи власник або уповноважений ним орган зобов’язаний надати працівникові в цьому потрібну допомогу.

Зміна записів першої сторінки трудової книжки про прізвище, ім’я, по батькові і дату народження виконується власником або уповноваженим ним органом за останнім місцем роботи на підставі документів (паспорта; свідоцтва про народження, шлюб, розірвання шлюбу, зміну прізвища, ім’я та по батькові тощо) із посиланням на номер і дату таких документів.

Такі зміни вносяться на першу сторінку (титульний аркуш) трудової книжки. Однією рискою закреслюється, наприклад, колишнє прізвище або ім’я, по батькові, дата народження і записуються нові дані з посиланням на відповідні документи на внутрішньому боці обкладинки і завіряються підписом керівника підприємства або печаткою відділу кадрів.

Чи потрібно вносити до трудової книжки працівника записи про навчання та хто має внести цей запис?

За статтею 48 КЗпП трудова книжка є основним документом про трудову діяльність працівника.

Трудові книжки ведуться на всіх працівників, які працюють на підприємстві, в установі, організації або у фізичної особи понад п’ять днів, а також на позаштатних працівників, якщо вони підлягають загальнообов’язковому державному соціальному страхуванню, студентів вищих та учнів професійно-технічних навчальних закладів, які проходять стажування на підприємстві, в установі, організації.

Працівникам, що стають до роботи вперше, трудова книжка оформляється не пізніше від п’яти днів після прийняття на роботу; студентам вищих та учням професійно-технічних навчальних закладів — не пізніше п’яти днів після початку проходження стажування.

Відповідно до п. 2.16 Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої наказом Мінпраці, Мін’юсту, Мінсоцзахисту України від 29.07.1993 р. № 58 (зі змінами), зареєстрованим у Мін’юсті України 17.08.1993 р. за № 110 (далі — Інструкція), студентам, слухачам курсів, учням, аспірантам та клінічним ординаторам, які мають трудові книжки, записи про час навчання на денних відділеннях (у тому числі підготовчих) вищих навчальних закладів вносить навчальний заклад (наукова установа). Підставою для таких записів є накази навчального закладу (наукової установи) про зарахування на навчання та про відрахування з числа студентів, учнів, аспірантів, клінічних ординаторів.

Період роботи таких студентів, учнів, аспірантів та клінічних ординаторів у студентських таборах, під час проходження виробничої практики і під час виконання науково-дослідної госпдоговірної тематики й під час проходження стажування підтверджується відповідною довідкою із зазначенням спеціальності, кваліфікації, посади та часу роботи. На підставі цих довідок навчальні заклади (наукові установи) забезпечують занесення до їхніх трудових книжок відомостей про роботу та стажування згідно з одержаними даними. Довідки зберігаються в особистих справах цих осіб як документи суворої звітності.

Для студентів, учнів, аспірантів та клінічних ординаторів, які раніше не працювали та у зв’язку з цим не мали трудових книжок, відомості про роботу в студентських таборах, на виробничій практиці, а також про виконання науково-дослідної госпдоговірної тематики на підставі довідок вносяться підприємством, де надалі вони будуть працювати (п. 2.18 Інструкції).

Таким чином, за наявності трудової книжки в таких осіб запис про навчання до трудової книжки вносить навчальний заклад, а якщо вона відсутня, — запис уноситься підприємством, де надалі вони будуть працювати.

Відповідно до п. 2.19 Інструкції до трудових книжок за місцем роботи вносяться окремим рядком з посиланням на дату, номер та найменування відповідних документів записи про час навчання у вищих навчальних закладах (включаючи і час роботи в студентських таборах, на виробничій практиці та під час виконання науково-дослідної госпдоговірної тематики) та про час перебування в аспірантурі і клінічній ординатурі.

Видання для кадровиків

Ігор Биць