На украинском рынке оперирует немало международных компаний, которые представлены у нас в стране самостоятельными юридическими единицами. Такие компании имеют свою собственную глобальную политику и процедуры, которые распространяются на все компании, входящие в группу. Чаще всего компании считают, что фактическое наличие данных документов является решением всех вопросов и что сотрудников достаточно ознакомить с англоязычной версией, утвержденной высшим руководством группы компаний. С функциональной точки зрения данный подход позволяет решить только один вопрос: сотруднику дается своеобразный путеводитель, ориентируясь на который он понимает, какие права он имеет в рамках группы, а также свои обязанности и ответственность. Если сотрудник сознательный, то он будет следовать глобальной политике. А если нет?

Правила внутреннего трудового распорядка

Правила внутреннего трудового распорядка — это локальный нормативный акт, который регулирует порядок организации труда, режим рабочего времени, а также дисциплину на предприятии.

Данный документ является обязательным на предприятии и его запрашивают контролирующие органы при проведении проверки по организации труда. Отсутствие правил внутреннего трудового распорядка является нарушением требований трудового законодательства, что влечет за собой административную ответственность должностных лиц в виде наложения штрафа от 30 до 100 необлагаемых минимумов доходов граждан (ч. 1 ст. 41 КУоАП).

Зачастую компании подходят к этому вопросу формально: либо имеют документ по глобальной Политике / Правила внутреннего трудового распорядка на английском / русском языке, с которым знакомят сотрудника, либо просто дословно его переводят. Необходимо помнить, что ПВТР — это в первую очередь не документ для удовлетворения требований проверяющих органов, а инструмент, который позволяет регулировать трудовую дисциплину. Так, если сотрудник начинает ее нарушать — регулярно опаздывает, прогуливает, нарушает правила корпоративной этики, то привлечь его к дисциплинарной ответственности должным образом не представляется возможным. Сотрудник при желании сможет опротестовать такое решение в суде, аргументируя тем, что нормы, которые он нарушал, не урегулированы локальным нормативным актом и что он не был ознакомлен с ними должным образом.

Бездумный перевод документа о Политике тоже не является выходом из ситуации, поскольку европейское (американское, российское) трудовое законодательство значительно отличается от украинского — как минимум продолжительностью рабочего времени, количеством и порядком исчисления ежегодных отпусков, необходимых документов при приеме на работу, а также основанием для увольнения. Так что, внедряя глобальную политику в украинском офисе компании, необходимо ее постулаты не только перевести на украинский язык, но и локализировать и гармонизировать, привести в соответствие с местным трудовым законодательством. В противном случае все условия в локальных нормативных актах, которые ухудшают положение сотрудника по сравнению с законодательством Украины о труде, будут считаться недействительными. Например, длительность ежегодного отпуска менее 24 календарных дней, запрет использовать обеденный перерыв по собственному усмотрению, ограничение количества оплачиваемых дней больничного (несмотря на наличие должным образом оформленного больничного листа), наличие системы монетарных штрафов за нарушение трудовой дисциплины, запрет на работу в определенной категории компаний после увольнения и т. п.

Необходимо помнить, что утверждается ПВТР не приказом руководителя, а Протоколом общего собрания трудового коллектива — лишь после этого данный документ становится легитимным. И не забываем ознакомить сотрудника под подпись — только тогда это станет эффективным инструментом управления трудовой дисциплиной.

Должностные инструкции

Еще одним документом, который анализируют проверяющие органы, является должностная инструкция. Должностная инструкция регламентирует организационно-правовой статус сотрудника (его подчинение, наличие подчиненных), задачи, которые стоят перед сотрудником, его обязанности и права, полномочия, зону ответственности, а также уровень квалификации.

Как уже говорилось выше, такой документ будет являться эффективным инструментом управления персоналом при условии его локализации и утверждения должным образом. Задачи, обязанности, полномочия и ответственность стоит прописывать четко и понятно — тогда сотрудник не только будет понимать собственный функционал и полномочия, но и может быть привлечен к ответственности за ненадлежащее выполнение своих обязанностей. В случае возникновения трудового спора вследствие увольнения в суде очень сложно будет доказать, что сотрудник систематически не выполнял должным образом свои обязанности, если должностная инструкция составлена на иностранном языке или должностные обязанности сформулированы туманно и завуалированно, или при переводе на украинский язык искажается и теряется смысл.

Одним из неявных, но интересных моментов, которому стоит уделить внимание, является раздел об организационно-правовом статусе сотрудника. Немало иностранных компаний на сегодняшний день имеют глобальную матричную структуру управления, т. е. локальный сотрудник может напрямую подчиняться менеджеру далеко за пределами Украины, который де-факто является сотрудником группы компаний, но де-юре к локальному юридическому лицу не имеет никакого отношения. Это стоит иметь в виду при определении организационно-правового статуса. В случае необходимости привлечения сотрудника к дисциплинарной ответственности такой руководитель не сможет подписывать официальные документы, служебные записки, акты. Также следует помнить, что различного рода заявления от сотрудника (отпуска, перевод, увольнение и т. п.) должны писаться на имя руководителя компании, а удаленный менеджер подтверждает свое согласие либо электронным письмом, либо любым другим цифровым методом, принятым в компании.

Должностная инструкция утверждается руководителем компании (локального юридического лица) и под подпись доводится до сведения сотрудника.

Политика и процедуры

Еще одним видом локального нормативного документа является политика и процедуры, регламентирующие предоставление сотрудникам различных льгот и компенсаций. Если компания предоставляет сотрудникам какие-либо льготы, выплаты и бонусы, то лучше иметь прописанную государственным языком политику, регламентирующую такие льготы и утвержденную надлежащим образом, а не пользоваться глобальными документами на иностранном языке. Это позволит компании в случае необходимости отстоять свое право на предоставление таких льгот и выплат перед проверяющими органами.

Кроме того, следует помнить, что качественно прописанные и утвержденные политика и процедуры являются инструментом управления бизнес-процессами в компании!

Татьяна Малинич