Гибкое использование сотрудниками фонда рабочего времени — идея не новая, такая форма организации труда принята во многих компаниях...
В странах Западной Европы и США есть организации, где гибкий график применяется уже более 30 лет. Например, практику гибкой организации рабочего времени давно используют компании, входящие в список 30 глобальных брендов, — HP, Microsoft, General Electric и пр. Сегодня в Европейском Союзе в таком режиме работает (в среднем) половина компаний: лидерство принадлежит Швеции (77%), хотя в Великобритании, Чехии, Германии, Норвегии тоже много работодателей, заботящихся о достижении баланса «работа — жизнь» для своих сотрудников (по 48%).
Гибкий график позволяет каждому человеку «подстроить» рабочий день под свои биологические часы. Все «совы» знают, как с утра не хватает «еще пять минут», чтобы выспаться; и это не пустяк: по мнению ученых, именно эти несколько минут оказывают большое влияние на настроение и работоспособность человека на протяжении всего дня. Для «жаворонков» возможность раньше приходить на работу позволяет использовать наиболее продуктивное для них время суток (к концу дня их работоспособность заметно падает). Кроме того, благодаря гибкому графику сотрудники могут «обходить» утренние и вечерние тянучки и заторы — бич крупных городов. Так, замеры в Нью-Йорке показали: в результате введения свободного расписания пропускная способность транспорта в районе Манхэттена возросла на 15%, а интенсивность уличного движения в часы пик снизилась на 20–50%.
По данным исследования, проведенного компанией Regus (17 тыс. предприятий из 80 стран), 60% респондентов считают, что гибкий график рабочего времени обходится работодателям дешевле, чем фиксированные часы офисной работы. Среди преимуществ опрошенные также отметили: а) рост производительности труда; б) сокращение административно-управленческих расходов; в) повышение вовлеченности, лояльности и мотивации работников в связи с улучшением условий труда; г) доступ к более широкой базе талантливых специалистов; д) возможность принимать на работу людей, проживающих в отдаленных местах.
Наблюдения показывают, что в компаниях, применяющих программы альтернативного рабочего времени, с восьми утра предпочитают начинать рабочий день около 70% сотрудников — это «жаворонки», тогда как «совы» составляют значительно меньшую часть коллектива (есть еще и нейтральные — «голуби», они быстро адаптируются к любым условиям). Поскольку «совы» приходят в офис к обеду и нередко засиживаются за полночь, компания, которая учитывает индивидуальные предпочтения сотрудников, может обслуживать клиентов большую часть суток, а главное, эффективнее использовать наиболее работоспособное время — свое для каждого человека.
|
24-часовые циклы изменений физиологических процессов (циркадные ритмы) сформировались в процессе эволюции — они проявляются в изменении активности мозга и уровня различных гормонов в крови, регулирующих способность человека сохранять работоспособность при длительном бодрствовании. Сотрудники Центра исследования сна университета британского графства Суррей обнаружили, что за склонность человека засиживаться допоздна или вставать с петухами отвечает особый ген — PER3. Группа профессора Дерк-Ян Дейка выявила два варианта этого гена — короткий и длинный; в соответствии с законами генетики каждому из нас достаются либо по два одинаковых варианта гена, либо по два разных (всего три комбинации). Носители длинной копии гена — «жаворонки», они рано ложатся спать и предпочитают работу в утренние часы, а для восстановления после длительного бодрствования им нужен долгий и глубокий сон. Носители короткой копии гена — типичные «совы», они могут полночи просидеть за работой, а потом успевают за 6–8 часов восстановиться.
По мнению исследователей, вскоре можно будет:
- на основе ДНК-анализа формировать персонал ночных смен, отбирая «генетических сов»;
- выявлять людей, для которых работа в ночную смену представляет особую опасность (большинство несчастных случаев с работниками ночных смен происходит именно с двух до четырех часов утра);
- отказаться от устойчивых, но не соответствующих реальности стереотипов «идеального работника»: хотя «жаворонки» и более дисциплинированы — аккуратно приходят к 8 утра, к концу рабочего дня их производительность снижается намного больше, чем у «сов».
|
В СССР еще 25 лет тому назад были приняты документы, регламентирующие применение гибкого графика, — в рамках научной организации труда (НОТ); эти нормативы действуют и в настоящее время. Они были подготовлены на хорошей методологической базе, поэтому и сейчас позволяют успешно решать многие вопросы, связанные с планированием и учетом времени. Рекомендуем эйчарам изучить следующие документы:
|
Режим гибкого рабочего времени — это форма организации рабочего времени, при которой для отдельных работников или коллективов компании допускается (в установленных пределах) саморегулирование начала, окончания и общей продолжительности рабочего дня. При использовании такого режима сотрудники должны в течение учетного периода (рабочего дня, недели, месяца и др.) полностью отработать установленное законом суммарное количество рабочих часов.
Нормативной основой применения режимов гибкого рабочего времени является суммарный учет рабочего времени и право персонала подразделения/организации самостоятельно регулировать режимы труда в пределах нормы, установленной трудовым законодательством.
Гибкие рабочие графики — это расписание работы, при котором сотрудник может выбрать ежедневное начало и окончание рабочего дня, либо ежедневную продолжительность рабочего дня в пределах, установленных руководством организации. |
Для компаний, которые в будущем хотели бы внедрить у себя гибкий график, это очень хорошее подспорье. Кроме того, в интернете сейчас можно найти огромное количество информации об опыте внедрения гибкого графика в различных компаниях.
Наше решение
В настоящее время гибкий график наиболее распространен в ИТ-компаниях — особенно при организации работы проектных команд. Но в телекоммуникационной компании «МТС» работают не только «айтишники», но и множество других специалистов. Вопрос: как же охватить остальных? Ответ на него мы, в конце концов, нашли.
Проанализировав указанные выше документы и ознакомившись с практическим опытом других компаний, мы создали свою систему применения гибкого рабочего графика (ГРГ).
Для начала отметим, что применение ГРГ возможно в рамках суммированного учета рабочего времени. При разработке и внедрении ГРГ в организации следует установить:
- Продолжительность учетного периода (день, неделя, месяц, квартал, год). В зависимости от выбранного учетного периода возможны следующие основные виды ГРГ:
- учетный период — рабочий день: предполагается, что сотрудник в течение дня вырабатывает положенную дневную норму рабочего времени;
- учетный период — рабочая неделя: сотрудник вырабатывает положенную недельную норму рабочего времени за неделю, при этом в течение дня он может не вырабатывать дневную норму рабочего времени;
- учетный период — рабочий месяц: сотрудник вырабатывает положенную месячную норму рабочего времени за месяц, но в течение рабочего дня и рабочей недели он может не вырабатывать норму рабочего времени;
- в отдельных случаях в качестве учетного периода может быть принят квартал, а также другие варианты, удобные для работника и организации.
Для нашей компании мы выбрали учетный период, равный рабочему дню. Этот вариант наиболее удобен для администрирования и легче воспринимается при переходе с жестко нормированного режима работы на гибкий режим.
- Нормы рабочих часов за учетный период. Норма определяется, исходя из установленной для каждой категории работников еженедельной продолжительности рабочего времени, на основании производственного календаря. При этом учитываются возможные ограничения, законодательно установленные для каждой категории работников, связанные с 1) спецификой работы и/или 2) индивидуальными особенностями/обстоятельствами жизни человека (возраст, наличие инвалидности, беременность и т. п.). Мы предоставили возможность пользоваться ГРГ тем сотрудникам компании, которые работают в «стандартном» режиме, — восьмичасовой рабочий день, 40-часовая рабочая неделя.
- График работы. Задача работодателя — организовать работу таким образом, чтобы каждый сотрудник полностью отработал свою норму рабочего времени за учетный период. Сейчас мы предлагаем пять видов графика работы со смещением времени начала и окончания работы (таблица 1).
Табл. 1. Гибкий рабочий график в компании «МТС»
|
Вид графика |
Начало работы |
Окончание работы |
Примечания |
|
График № 1 |
08:00 |
16:30 |
|
|
График № 2 |
08:30 |
17:00 |
|
|
График № 3 |
09:00 |
17:30 |
стандартный режим |
|
График № 4 |
09:30 |
18:00 |
|
|
График № 5 |
10:00 |
18:30 |
|
При разработке графиков следует учитывать производственные потребности, а также структуру рабочего времени.
Рабочее время состоит из трех частей:
- Фиксированное рабочее время — время, когда все сотрудники должны находиться на рабочих местах (это позволяет обеспечивать нормальное выполнение работы и поддерживать необходимые бизнес-процессы).
- Переменное рабочее время — время, в пределах которого работники вправе начинать и заканчивать работу.
- Перерывы для отдыха и питания — время, не засчитываемое в рабочее.
Каждый график гарантирует соблюдение обязательной дневной нормы рабочего времени (восемь часов) и перерыва для отдыха и питания (30 минут). Эти графики также гарантируют присутствие на рабочем месте всех работников в период с 10:00 до 16:30 («фиксированное рабочее время»), когда наиболее часто планируются различные деловые встречи.
Кроме того, мы разработали модель рабочей недели, которой устанавливается режим работы сотрудника с понедельника по пятницу. Модель рабочей недели может быть двух типов (таблица 2):
- однородная: предусматривает использование одного вида графика на протяжении всех рабочих дней или
- смешанная («микст»): в разные дни используются различные графики.
Табл. 2. Модель рабочей недели в компании «МТС»
|
Пн |
Вт |
Ср |
Чт |
Пт |
|
«Однородная» |
|
График 2 |
График 2 |
График 2 |
График 2 |
График 2 |
|
«Микст» |
|
График 1 |
График 3 |
График 5 |
График 2 |
График 4 |
Оформление перехода сотрудника на ГРГ проходит в несколько этапов:
Этап 1. Сотрудник вместе со своим непосредственным руководителем разрабатывает и согласовывает оптимальную модель рабочей недели. При этом учитывается, что установление гибкого графика — это право, а не обязанность компании. Модель рабочей недели должна помогать выполнять:
- отдельным сотрудникам — свои должностные обязанности;
- подразделению в целом — поставленные перед ним бизнес-задачи.
Если при обсуждении графика работник и его непосредственный руководитель не могут прийти к консенсусу, право принять окончательное решения переходит к руководителю более высокого уровня.
Этап 2. Каждое структурное подразделение формирует консолидированную форму «Модель рабочей недели работников подразделения» на месяц. Эта форма утверждается функциональным директором либо директором территории, а затем передается в дирекцию по управлению персоналом. Все согласования проводятся в электронном виде, что очень удобно.
Этап 3. Согласованная модель рабочей недели каждого сотрудника вносится в ERP-систему (у нас работает HR-модуль SAP). Изменить модель рабочей недели работник может с первого числа следующего месяца — при условии согласования изменений с непосредственным руководителем. Все изменения фиксируются в системе SAP/HR и оперативно отражаются в телефонном справочнике — на страничке с информацией о каждом сотруднике приводится режим его работы на текущий месяц.
Условия эффективности ГРГ:
- планирование и координация работ;
- обучение руководителей подразделений использованию возможностей ГРГ;
- формирование в коллективе климата доверия и взаимоподдержки.
Результаты
Возможность работать по гибкому графику — самостоятельно выбирать время начала и окончания рабочего дня — мы рассматриваем как дополнительную льготу для сотрудников.
По новой системе мы работаем уже четвертый месяц. Это, конечно, слишком короткий срок, чтобы делать полномасштабные выводы о влиянии ГРГ на эффективность работы сотрудников, но все же первыми цифрами хотим поделиться с коллегами:
- В настоящее время по гибкому графику работает четверть (25%) сотрудников компании (из них женщин — 33%, мужчин — 67%).
- Наибольшей популярностью пользуется график № 1 (08:00–16:30) — его выбрали 60% сотрудников, оформивших ГРГ. На втором месте по популярности — график № 2 (08:30–17:00), по нему работают 20%.
Теперь люди могут выбирать наиболее подходящий режим работы — с учетом индивидуальных особенностей своих биологических ритмов («совы» и «жаворонки»). Это позволяет им максимально продуктивно использовать периоды наивысшей работоспособности.
|
— Гибкий график не задумывался как инструмент, позволяющий оказывать существенное влияние на экономические показатели. Но с самого начала речь шла о повышении вовлеченности и удовлетворенности персонала, ведь удовлетворенный сотрудник работает более продуктивно, проявляет инициативу.
У сотрудников было время «протестировать» новинку — новые графики мы ввели с апреля этого года. Судя по первым результатам, новинка понравилась: лето очень многие люди встретили со сформированными «под себя» графиками. Из числа перешедших на гибкий график работников большинство приняли решение начинать рабочий день пораньше — чтобы раньше и уходить с работы. Для Львова, и вообще, Западной Украины это очень важно: заканчивая рабочий день, скажем, в 16:30, сотрудники успевают отдохнуть с семьей — съездить на озеро или в лес (наши города очень компактные, поэтому природа рядом). Те, у кого дети ходят в школу или детский сад, тоже довольны, потому что теперь имеют возможность своевременно проводить и встретить ребенка.
Удовлетворенность людей однозначно повысилась! Доказательством этого служит динамика перехода на гибкий график в ЗТУ: в июне количество заявок на работу по индивидуальным графикам по сравнению с апрелем возросло на 50%. Кстати, переход на гибкий график — одна из инициатив сотрудников, реализованная руководством. Я считаю, что это очень своевременная инновация.
Кирилл Дмитриев, директор Западного территориального управления «МТС Украина»
— Приятно, что у нас появилась возможность самостоятельно формировать график работы. Мне он очень помогает, потому что для меня утро — творческое время. Сейчас я приезжаю на работу раньше, это позволяет избежать пробок и больше сделать. Гибкий график мне выгоден и экономически: я успеваю посещать тренажерный зал и бассейн в дневное время, что значительно дешевле. Ну и, конечно, после работы у меня остается время для отдыха.
Зиновий Павлюк, эксперт по маркетинговым коммуникациям ЗТУ |
Статья предоставлена нашему порталу
редакцией журнала «Менеджер по персоналу»
Ласкаво просимо
Реклама