В последнее время у работодателей возникают вопросы, как провести оформление работы сотрудников, которые постоянно находятся в пути или же осуществляют поездки к своим клиентам на небольшие расстояния в другие населенные пункты, но в конце рабочего дня возвращаются на место своей постоянной работы или жительства.

В данном материале мы попытаемся разграничить понятия «служебной командировки» и «разъездного характера работы» и определить, в каких случаях и какие документы необходимо готовить.

Согласно Инструкции «О служебных командировках в пределах Украины и за границу» командировкой считается поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок в другой населенный пункт для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы. Чтобы такие поездки считались командировками, в обязательном порядке должны быть в наличии документы, подтверждающие связь служебной командировки с основной деятельностью предприятия (например, приглашение принимающей стороны работника; заключен договор или контракт; документы, удостоверяющие участие командированного лица в переговорах, конференциях, других мероприятиях, проводимых по тематике, совпадающей с деятельностью предприятия, которое отправляет работника и т. д.).

По общему правилу направление работника в командировку осуществляется руководителем компании и оформляется приказом с указанием: пункта назначения, наименования предприятия, куда командирован работник, срока и цели командировки. В соответствии с законодательством за командированным работником сохраняется место работы и заработная плата. Также ему выплачиваются суточные за время нахождения в командировке и компенсируются расходы на проезд, по найму жилого помещения и тому подобное.

Стоит отметить, что Инструкция о служебных командировках распространяется на предприятия бюджетной сферы, так частным компаниям, чтобы избежать трудовых споров и налоговых рисков стоит разработать свое внутреннее Положение о командировках, в котором отразить следующие основные вопросы: максимальный срок командировки (по Украине, за пределами Украина), документы, которые оформляются при командировке, размер суточных, статьи расходов во время командировки, порядок возмещения расходов, порядок предоставления дней отдыха за отъезд и приезд в командировку в выходной день и т. д.

В случае если в компании такое Положение не утверждено, рекомендуется соблюдать требования Инструкции о служебных командировках, или же каждый раз выдавать индивидуальный приказ, в котором описывать все условия командировки работника.

Служебные поездки работников, постоянная работа которых проходит в пути или имеет разъездной (передвижной) характер, не будут считаться командировкой, за исключением случаев, когда это прямо предусмотрено коллективным договором компании и/или трудовым договором между работником и работодателем.

На сегодняшний день остается проблема определения понятия «разъездного характера работы», ведь в действующем трудовом законодательстве Украины его не существует. В связи с чем работодателям, в которых работники имеют подобные условия работы, необходимо руководствоваться положением постановления Госкомтруда СССР и Секретариата ВЦСПС от 1989 года, которая действует в Украине и сегодня.

Список должностей, работа которых носит разъездной характер, необходимо определить в коллективном договоре, правилах внутреннего трудового распорядка, других внутренних политиках и процедурах работодателя. Кроме того, в этих же документах устанавливаются надбавки к тарифным ставкам и должностным окладам сотрудников за работу в таких условиях. Конкретный размер надбавок за разъездной характер работ определяется работодателем самостоятельно, однако предельный размер такой надбавки в расчете за день не может превышать законодательно установленного размера суточных расходов, установленных для служебных командировок в пределах Украины. Также во внутренних политиках работодателя и трудовых договорах работников могут указываться условия о возмещении работникам понесенных расходов на проезд к месту командировки и обратно, а также расходы на проживание и тому подобное.

Например, компания может закрепить, что агенты по продаже, медицинские и торговые представители относятся к категории работников с разъездным характером работы, и что в их должностных окладах будет устанавливаться надбавка в размере 100 грн. в день. В этом случае все работники, в соответствии с условиями трудового договора приняты на указанные должности, будут получать надбавки к должностным окладам в размере 100 грн. в день за все рабочие дни месяца, за исключением дней, когда они находились в отпусках, на больничных и т. д., а также получать компенсацию расходов на проезд в размерах и условиях, определенных коллективным договором и/или трудовым договором. Для остальных работников все служебные поездки будут считаться командировками с соответствующим оформлением документов и компенсацией затрат.

Обращаем ваше внимание, что в табеле учета рабочего времени дни командировки проставляются специальными отметками «к», а вот разъездной характер работ в табеле не отображается, для таких работников указывается обычный рабочий день и проставляются «8».

Таким образом, в связи с неопределенностью законодательства, компаниям предоставлено право самостоятельно определять как отражать работу своих работников — как командировки или как разъездную работу. Главным условием является соблюдение всех требований по оформлению соответствующих документов и доведения до сведения работников условий, в которых они будут работать.

Марина Моргун