В якому обсязі ФОП, який використовує найману працю, повинен вести діловодство, а також відомості щодо заробітної плати, наказів, трудових книжок, табелів і відпусток? Чи потрібні інструкції для найманих працівників?

Основними нормативно-правовими актами у сфері підприємницької діяльності є Цивільний кодекс України (ЦКУ), Господарський кодекс України (ГКУ), Закон України «Про державну реєстрацію юридичних осіб та фізичних осіб — підприємців» від 15.05.2003 р. № 755-IV.

Відповідно до ст. 42 ГКУ підприємництво — це самостійна, ініціативна, систематична, на власний ризик господарська діяльність, що здійснюється суб’єктами господарювання (підприємцями) з метою досягнення економічних і соціальних результатів та одержання прибутку.

Статтею 7 КЗпП визначено, що особливості регулювання праці працівників, які працюють у фізичних осіб — роботодавців за трудовими договорами, встановлюються законодавством.

Відповідно до ст. 51 ЦКУ до підприємницької діяльності фізичних осіб застосовуються нормативно-правові акти, що регулюють підприємницьку діяльність юридичних осіб, якщо інше не встановлено законом або не випливає із суті відносин.

Загалом вітчизняне трудове законодавство орієнтовано на роботодавців — юридичних осіб, однак попри це воно поширюється і на підприємців, оскільки згідно із ст. 21 КЗпП підприємці мають право укладати трудові договори з найманими працівниками. Це означає, що підприємець має вести кадрову документацію.

З огляду на спрощену систему ведення обліку і звітності, ведення кадрової документації підприємцем теж буде спрощене, на відміну від юридичних осіб. Проте ведення підприємцем окремих кадрових документів є якщо не обов’язковим, то дуже доцільним. Це пов’язано з вимогами дотримання роботодавцями норм трудового законодавства у відносинах з найманими працівниками. Адже згідно із ст. 41 КпАП за порушення вимог законодавства про працю на громадян — суб’єктів підприємницької діяльності накладається штраф у розмірі від 30 до 100 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян (510–1700 грн.).

Отже, підприємець, який використовує найману працю, повинен:

• розробляти правила внутрішнього трудового розпорядку, так як згідно із ст. 21 КЗпП наймана особа — працівник зобов’язується виконувати роботу з підпорядкуванням внутрішньому трудовому розпорядку. Тому роботодавець, нехай і підприємець, повинен попередньо розробити правила внутрішнього трудового розпорядку. Окрім того, затвердження правил внутрішнього трудового розпорядку передбачено ст. 142 КЗпП. Тим більше, що наявність цих правил вигідна і для самого підприємця, бо дає йому можливість контролювати дотримання трудової дисципліни працівниками, адже за порушення правил внутрішнього трудового розпорядку працівника можна притягнути до дисциплінарної відповідальності, аж до звільнення за систематичне невиконання працівником без поважних причин обов’язків, покладених на нього трудовим договором або правилами внутрішнього трудового розпорядку (п. 3 ст. 40 КЗпП);
  
  
• укладати трудові договори з найманими працівниками. Згідно з п. 6 ч. 1 ст. 24 КЗпП, приймаючи на роботу найманого працівника, підприємець зобов’язаний укласти з ним письмовий трудовий договір. Наказом Мінсоцполітики від 08.06.2001 р. № 260 затверджено форму трудового договору, яку слід використовувати, коли підприємець оформляє найману особу на роботу;
  
  
• вести трудові книжки найманих працівників. Порядок ведення трудових книжок в Україні визначається двома документами — постановою КМУ «Про трудові книжки працівників» від 27.04.1993 р. № 301 та Інструкцією про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженою наказом від 29.07.1993 р. № 58 (далі — Інструкція № 58). Порядок ведення трудових книжок на працівників, які працюють у приватних підприємців, визначено п. 2.21-1 цієї Інструкції. Згідно із ст. 48 КЗпП приватні підприємці зобов’язані вести трудові книжки на всіх найманих працівників, які пропрацювали в них понад п’ять днів;
  
  
• вести табелі обліку використання робочого часу. Табель обліку використання робочого часу (форма № П-5), затверджений наказом Держкомстату від 05.12.2008 р. № 489 (далі — Наказ № 489), підприємцеві доцільно вести, особливо якщо працівники працюють за сумісництвом, у ненормованому режимі тощо, адже цей документ — підстава для нарахування працівникам заробітної плати, допомоги у разі тимчасової непрацездатності, заробітної плати за час відпустки та інших виплат. Тим часом, Наказ № 489 не встановлює вимог чи методичних рекомендацій щодо порядку заповнення табеля. Більше того, згідно з п. 2 примітки до табеля ця форма має рекомендаційний характер і складається з мінімальної кількості показників, потрібних для заповнення форм державних статистичних спостережень. За необхідності форму можна доповнити іншими показниками, потрібними для обліку на підприємстві. Тому підприємець може запровадити свої позначення для заповнення.

Також підприємець повинен вести документацію на заробітну плату за час відпустки, визначену в Законі України «Про відпустки» від 15.11.96 р. № 504/96-ВР (графіки відпусток, заяви працівників про надання відпустки, накази підприємця про терміни і тривалість відпустки). Наказ про надання працівникові відпустки може оформлятися за формою № П-3 «Наказ (розпорядження) про надання відпустки», затвердженою Наказом № 489.

Оформляючись на роботу до приватного підприємця (або звільняючись з неї), найманий працівник може не писати заяви, як це передбачено для процедури прийняття (звільнення) на підприємствах. Відповідно, приватному підприємцеві недоцільно видавати наказ (розпорядження) про прийняття на роботу. Але, зважаючи на форму повідомлення податкової про прийняття працівників, наказ про прийняття все ж має бути, бо його реквізити заносяться до цієї форми.

Так само, при наданні відпустки працівникам, підприємцю варто оформляти відповідні накази або розпорядження на підставі заяви про надання відпустки.

Крім того, приватні підприємці також не повинні вести книги обліку бланків трудових книжок і вкладишів до них та книги обліку руху трудових книжок і вкладишів до них, оскільки ці види документів передбачено п. 7.1 Інструкції № 58 тільки для підприємств. Згідно з п. 1.1 Інструкції № 58 до підприємств належать «підприємства, установи та організації», а приватні підприємці є окремою категорією суб’єктів господарювання, тому п. 7.1 Інструкції № 58 на них не поширюється.

Ведення особових справ працівників підприємець може здійснювати за власним бажанням, наприклад, з метою отримання повної інформації про найманих працівників (копії паспорта, довідки про присвоєння ідентифікаційного номера, документів про освіту й підтвердження права на податкову соціальну пільгу тощо). Особливо це корисно в умовах великої плинності кадрів.

Окремо слід зауважити, що відповідно до п. 4 Положення про Державну інспекцію України з питань праці, затвердженого Указом Президента України від 06.04.2011 р. № 386/2011, державний нагляд та контроль за додержанням підприємствами, установами, організаціями незалежно від форм власності, виду діяльності, господарювання, фізичними особами, які використовують найману працю та працю фізичних осіб, законодавства про працю з питань трудових відносин, робочого часу та часу відпочинку, нормування праці, оплати праці, надання гарантій та компенсацій, пільг для працівників, які поєднують роботу з навчанням, дотримання трудової дисципліни, умов праці жінок, молоді, інвалідів, надання пільг і компенсацій за важкі та шкідливі умови праці, забезпечення спеціальним одягом і спеціальним взуттям, засобами індивідуального захисту, мийними та знешкоджувальними засобами, молоком і лікувально-профілактичним харчуванням; проведення обов’язкових медичних оглядів працівників певних категорій; дотримання режимів праці та інших норм законодавства здійснює Державна інспекція України з питань праці, а не податкова.

Ганна Шкуренкова