У серпні 2015 року Міністерство економічного розвитку й торгівлі України (далі — Мінекономрозвитку) розробило проект закону «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо спрощення ведення кадрової роботи платниками податків» (далі — законопроект), яким передбачено скасування трудових книжок. Наразі цей законопроект схвалено Кабінетом Міністрів України та направлено на розгляд до Верховної ради України.

• Уляна Подригуля, юрист

Згідно з пояснювальною запискою до законопроекту, основною метою реформи зі скасування трудових книжок є економія коштів на їх адміністрування, а також спрощення процесу приймання та звільнення працівників.

Отже, чим наразі є трудова книжка? Що зміниться у випадку її скасування?

Трудова книжка — це офіційний персональний документ, що містить записи про працевлаштування громадянина. До трудової книжки заносяться відомості про роботу, заохочення та нагороди за успіхи в роботі на підприємстві, в установі, організації; відомості про стягнення до неї не заносяться (ст. 48 Кодекс законів про працю України).

Трудова книжка ведеться кадровою службою і зберігається у роботодавця. Ведення, оформлення, зберігання, виготовлення регулюється постановою Кабінету Міністрів України від 27.04.1993 р. № 301 «Про трудові книжки працівників» та Інструкцією про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженою наказом Міністерства праці України, Міністерства юстиції України, Міністерства соціального захисту населення України від 29.07.1993 р. № 58.

Трудову книжку треба правильно оформляти, зберігати, вести облік і видавати відповідно до законодавчо встановлених вимог. Оскільки за порушення встановленого порядку ведення обліку, зберігання та видачі трудових книжок посадова особа, яка за це відповідає, несе дисциплінарну, а в передбачених випадках й адміністративну відповідальність.

Так, згідно з ч. 1 ст. 41 Кодексу України про адміністративні правопорушення, недотримання вимог законодавства про працю тягнуть за собою накладення штрафу на посадових осіб підприємств, установ і організацій, незалежно від форм власності та осіб-суб’єктів підприємницької діяльності від 30 до 100 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян (зараз це від 510 грн. до 1700 грн.).

Проаналізувавши Закон України «Про загальнообов’язкове державне пенсійне страхування» від 09.07.2003 р. № 1058-IV, варто зазначити, що підставою для нарахування пенсії є лише страховий стаж, а не трудовий, як вважає більшість громадян.

Підтвердженням страхового стажу є сплата страхових внесків до Пенсійного фонду України, тобто це той період, за який сам громадянин або його роботодавець сплачував відповідні внески до Пенсійного фонду України. Такий страховий стаж обчислюється відповідно до даних, що містяться у системі персоніфікованого обліку відомостей про застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування, який ведеться з 2000 р.

Крім цього, у випадку втрати трудової книжки, працівнику треба отримувати дублікат такої книжки за останнім місцем роботи та збирати довідки з попередніх місць роботи, що створює неабиякі незручності. З цією проблемою зіштовхнулись більшість переселенців з територій, наразі непідконтрольних Україні. Однак в їхньому випадку отримати дублікат трудової книжки нереально.

Таким чином, на сьогодні трудова книжка не відіграє важливої ролі ні для обліку працівників, ні для нарахування пенсії, а тільки підтверджує досвід роботи працівника при влаштуванні на роботу. Разом з цим, підприємства витрачають час і кошти на процес, пов’язаний з адмініструванням трудових книжок.

Що ж зміниться після скасування ведення трудових книжок?

По-перше, при укладенні трудового договору громадянин не зобов’язаний буде подавати трудову книжку. Основні документи, які передбачено подавати, це: паспорт, заява про прийняття на основне місце роботи або на роботу за сумісництвом, документ про освіту (спеціальність, кваліфікацію), про стан здоров’я, посвідчення застрахованої особи в системі загальнообов’язкового державного соціального страхування.

У той же час громадянин має право подати роботодавцю інформацію (резюме) про отримання спеціальних знань, досвід роботи за професією (посадою), наявність і застосування професійних навичок, виконувані роботи (надані послуги) у довільній формі, а також характеристики, рекомендації та інші документи, що характеризують попередню роботу. Також передбачено, що громадянин, відповідно до закону, несе відповідальність за достовірність наданої інформації.

По-друге, облік трудової діяльності працівника здійснюється в електронній формі в реєстрі застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування.

По-третє, на кожну застраховану особу планують завести персональну облікову картку, в якій зазначатиметься вся персональна інформація про особу, зокрема відомості про трудові відносини, освіту, професію, посаду, основне місце роботи тощо. Персональна облікова картка застрахованої особи зберігатиметься у Пенсійному фонді протягом усього життя особи, а після її смерті — протягом 75 років на паперових та/або електронних носіях за наявності засобів, що гарантують ідентичність паперового та електронного документів.

Трудові книжки не передбачено скасовувати повністю, швидше за все буде встановлено перехідний період. Тобто розробники законопроекту при прийомі на роботу пропонують подавати резюме, а трудову книжку замінити персональною обліковою карткою і облік трудової діяльності працівника фіксувати в електронному реєстрі.

Наразі не відомою є сама процедура ведення такого електронного реєстру, хто матиме доступ до нього та як можна буде отримати необхідну інформацію про працівника. Крім цього, не менш важливим є надійний захист персональних даних працівників від стороннього доступу.

Зазначені питання є вкрай важливими та вимагають чіткого регулювання. Оскільки такі наміри Мінекономрозвитку спростити процес ведення кадрової роботи можуть обернутись проблемою для бізнесу та простих працівників.

Тому в цьому випадку необхідно брати успішний приклад країн, які вже давно відмовились від трудових книжок і перейшли до комп’ютеризованої електронної системи. Зокрема, Сполучені Штати Америки, де діє пенсійна електронна система, чи європейські країни, в яких працює система страхових полісів. Як показує практика, жодна з цих країн не повернулася знову до трудових книжок.

Отже, попри те, що вказаний законопроект має певні недоліки, все ж таки він здатний спростити систему ведення кадрової роботи. Адже сама ідея щодо скасування трудових книжок в Україні є актуальною та необхідною. Вважаю, що потрібно враховувати успішний світовий досвід і здійснювати відповідні реформи. Головне, щоб такі нововведення, відбувалися поступово, з урахуванням реалій нашої держави та послідовним внесенням змін до нормативних документів.

• Тетяна Галайчук, начальник відділу кадрового супроводження

Якщо закон приймуть, то замість трудової книжки, облік трудової діяльності співробітника буде здійснюватися в електронній формі в реєстрі застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов'язкового державного соціального страхування. Порядок ведення цього електронного обліку встановлюється Кабміном.

У Законі «Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування» від 08.07.2010 р. № 2464-VI пропонується розширити список даних про співробітника, що вносяться до реєстру. Хоча реєстр існує ще з 2003 р., однак він не є централізованим, а має регіональну структуру. Тому необхідно створити загальнонаціональний реєстр, аби дійсно мати усі дані, необхідні для того, щоб відмовитися від трудових книжок.

Так, постає питання, — де будуть вказуватися судові заборони на право людини займатися певними видами діяльності, які зараз позначаються в трудових книжках, а також де зазначатиметься обчислення стажу й визначення факту роботи на шкідливих, небезпечних виробництвах (Списки № 1 і № 2) при призначенні пенсій.

Законопроектом коригується багато норм законодавства, в яких згадуються трудові книжки. Наприклад, роботодавець в день звільнення видаватиме працівникові не трудову книжку, а лише копію наказу про звільнення (зараз така копія обов’язково видається тільки у разі звільнення працівника з ініціативи власника, а в інших випадках — на вимогу працівника).

Одним з аргументів проти скасування трудових книжок було те, що тепер майбутні роботодавці не зможуть побачити трудовий шлях претендента на посаду, а також всі його нагороди, догани, трудові стягнення і премії. Однак випробувальний термін при наборі персоналу працює набагато ефективніше, ніж формальні записи у трудовій книжці або рекомендаційні листи колишніх роботодавців. Також дуже важливою є пильна увага з боку керівника до нового співробітника. У перші місяці стане зрозуміло, наскільки компетентний та старанний працівник, як він ладнає з колективом тощо.

Ще один важливий момент — трудові спори. Наразі запис у книжці може бути одним з доказів у суді того, що людина була прийнята на роботу, якщо йому на підприємстві відмовляють у видачі наказу про зарахування на роботу. Я вважаю, що в інтересах самого громадянина вимагати від роботодавця укладення письмового трудового договору та видачі одного примірника йому на руки. З іншого боку, роботодавець може видати договір під розписку, і в разі спору — це буде аргументом на його користь.

Також у законопроекті говориться, що страховий стаж обчислюється територіальними органами Пенсійного фонду за даними, що містяться у системі персоніфікованого обліку. А за періоди до впровадження системи персоніфікованого обліку — на підставі документів та в установленому порядку, а також даних, включених на підставі цих документів до Державного реєстру загальнообов’язкового держсоцстрахування. В Україні можна обчислити стаж без трудової книжки тільки з 2000 р.

Враховуючи кількість правок, які потрібно внести в нормативні документи, а також досить низьку залученість роботодавців і працівників до електронного формату взаємодії, ймовірність виникнення ситуацій, у яких трудова книжка буде єдиним аргументом у трудових відносинах, — залишається досить високою.

Основними прогнозованими результатами прийняття акту є те, що ліквідація трудових книжок має значно спростити роботу кадровиків, а також позитивно позначиться на взаєминах між роботодавцями та найманими працівниками.

Планується, що Закон набуде чинності з 01.07.2016 р. До вступу Закону в дію трудова книжка є основним документом про трудову діяльність.