Минфин приказом от 28.09.2015 г. № 841 обновил форму отчета об использовании средств, выданных на командировку или под отчет и Порядок составления такого отчета.

Отчет об использовании средств, выданных на командировку или под отчет (далее — Отчет), подается до окончания 5-го банковского дня, наступающего за днем, в котором плательщик налога завершает такую командировку или завершает выполнение отдельного гражданско-правового действия по доверенности и за счет налогового агента плательщика налога, предоставившего средства под отчет.

При наличии излишне израсходованных средств такая сумма возвращается плательщиком налога в кассу или засчитывается на банковский счет лица, их выдавшего, до или при представлении указанного отчета.

При этом, если во время служебной командировки плательщик налога получил наличность с применением платежных карточек, он подает отчет и возвращает сумму излишне израсходованных средств до окончания 3-го банковского дня после завершения командировки.

Если плательщик налога не возвращает суммы излишне израсходованных средств в течение отчетного месяца, на который приходится предельный срок (до окончания 3-го или 5-го, а в отдельных случаях 10-го или 20-го банковского дня, наступающего за днем, в котором плательщик налога завершает командировку), то такая сумма подлежит налогообложению НДФЛ в соответствии с п. 167.1 ст. 167 р. IV НК за счет любого налогооблагаемого дохода (после его налогообложения) за соответствующий месяц. В случае недостаточности суммы дохода — за счет налогооблагаемых доходов следующих отчетных месяцев до полной уплаты суммы такого налога.

В случае, когда плательщик налога прекращает трудовые или гражданско-правовые отношения с лицом, выдавшим командировочные средства, сумма НДФЛ удерживается за счет последней выплаты налогооблагаемого дохода при проведении окончательного расчета, а в случае недостаточности суммы такого дохода непогашенная часть налога включается в налоговое обязательство плательщика налога по результатам отчетного года.

Если полное удержание такой суммы налога является невозможным вследствие смерти или признания налогоплательщика судом безвестно отсутствующим или объявления судом умершим, такая сумма удерживается при начислении дохода за последний для такого плательщика налога налоговый период, а в непогашенной части признается безнадежной к уплате.

Отчет составляется плательщиком налога (подотчетным лицом), который получил командировочные средства на предприятиях всех организационно-правовых форм или у самозанятого лица.

Лицо, получившее средства, заполняет все графы отчета, кроме: «Звіт перевірено», «Залишок унесений (перевитрата видана) в сумі за касовим ордером», корреспонденции счетов бухучета, расчета суммы удержанного налога за несвоевременно возвращенные потраченные средства на командировку или под отчет, которые заполняются лицом, которое предоставило такие средства. Графу «Звіт затверджено» подписывает руководитель (налоговый агент).