Каждый знает, что без больничного листа работнику не может быть оплачен период болезни. Листок нетрудоспособности — это основной первичный документ, подтверждающий правомерность начисления пособия по временной нетрудоспособности работнику за период болезни. Но бывает так, что в силу тех или иных обстоятельств больничный лист утерян. Какие действия необходимо предпринять в случае его утери?

Сразу отметим, что утеря больничного листа работником не приводит к мгновенному отказу в оплате больничного. Ведь, как говорится, безвыходных ситуаций не бывает, и утерянный больничный лист можно восстановить. Но при определенных условиях.

Прежде всего, при утере больничного листа необходимо знать, был ли он оплачен. Напомним, что в соответствии со ст. 31 Закона № 1105 именно выданный в установленном порядке листок нетрудоспособности является основанием для назначения пособия по временной нетрудоспособности.

Больничный лист утерян до его оплаты

В случае утери больничного листа до его оплаты необходимо исходить из норм п. 1.14 Инструкции № 455.

Из документа. В случае утери листка нетрудоспособности по решению ВКК медицинского учреждения, в котором он выдан, выдается новый листок нетрудоспособности с отметкой «дубликат» на основании справки с места работы о том, что за период временной нетрудоспособности выплата пособия по временной нетрудоспособности не осуществлялась (п. 1.14 Инструкции № 455)

То есть работнику, который «не донес» до бухгалтерии больничный лист, необходимо:

• обратиться в бухгалтерию предприятия за справкой о том, что за период болезни листок нетрудоспособности не оплачен;
• со справкой обратиться в медицинское учреждение за выдачей нового листка нетрудоспособности с отметкой «дубликат».

Пособие по временной нетрудоспособности на основании дубликата листка нетрудоспособности назначается на общих основаниях. Отметим, что в случае если больничный лист уже оплачен, при его утере дубликат получить нельзя.

Больничный лист утерян после его оплаты в результате форс-мажора

На практике встречаются ситуации, когда листок нетрудоспособности утерян после его оплаты, например, вследствие форс-мажорных обстоятельств (пожар, затопление и т. п.). Дубликат больничного листа получить нельзя (см. выше), но восстановить первичную документацию, связанную с оплатой больничного, можно и нужно.

Напомним, что листок нетрудоспособности, выданный заведением здравоохранения, является первичным документом и основанием для отражения в бухгалтерском учете начисления оплаты дней нетрудоспособности. Следовательно, как и любой другой первичный документ, он подлежит восстановлению согласно п. 6.10 Положения о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденное приказом Минфина от 24.05.95 г. № 8.

Согласно разъяснениям специалистов ФСС по ВУТ, приведенным в письме от 26.11.2007 г. № 04-29-2541, предприятию, для того чтобы не возвращать сумму пособия по временной нетрудоспособности в ФСС по ВУТ в связи с нарушением порядка использования страховых средств, нужно подтвердить наличие оснований для оплаты больничного по утерянному листку нетрудоспособности. Для этого необходимо:

• получить документы, подтверждающие наступление форс-мажорных обстоятельств на предприятии. Такими документами могут быть: справка из органа пожарной службы (в случае пожара), справка коммунальных служб (в случае затопления), справка органов МВД, решение суда (в случае кражи), справка территориального органа ГСЧС (в случае стихийного бедствия) и т. п.;
  
  
• восстановить первичную документацию, на основании которой осуществлялось начисление и выплата пособия по временной нетрудоспособности. Для этого предприятию с соответствующим образом оформленным запросом необходимо обратиться в медицинское учреждение, выдавшее утерянный больничный лист. Медучреждение по такому запросу может предоставить реестр выданных документов, подтверждающих временную нетрудоспособность работников предприятия.

Указанные документы и будут подтверждающими документами выплаты пособия по временной нетрудоспособности.

Но и это еще не все. Предприятию необходимо попытаться полностью восстановить утраченную первичную документацию, связанную с начислением и выплатой пособия по временной нетрудоспособности (в противном случае ему может грозить ответственность за допущенное правонарушение в соответствии с действующим законодательством). Для этого дополнительно необходимо обратиться в территориальное отделение ФСС по ВУТ, где предприятие зарегистрировано в качестве страхователя, с просьбой предоставить копии всех утраченных отчетов (по формам № Ф4-ФСС з ТВП и № Ф14-ФСС з ТВП). При этом к заявлению целесообразно приложить подтверждающие документы (например справку органа пожарной службы) и акт комиссии с перечнем утраченных документов и указанием причин их утери.

Больничный лист утерян после его оплаты по вине ответственного лица

Если же больничный лист утерян на предприятии по халатности ответственного лица, то восстановить его невозможно. А отсутствие основания для начисления пособия по временной нетрудоспособности свидетельствует о безосновательном начислении и выплате больничных, то есть о наличии нарушения. О последствиях такого нарушения поговорим далее.

Последствия утери больничного листа ответственным лицом

При проведении проверки на предприятии правильности начисления заработной платы и других доходов работников в первую очередь контролеры обращают внимание на наличие листков нетрудоспособности, на основании которых осуществлялась оплата больничного. Это прямо предусмотрено п. п. 8.1, 8.2 Методрекомендаций от 14.12.2011 г. № 90.

На заметку. Согласно п. 716 Перечня № 578/5 листок нетрудоспособности на предприятии должен храниться в течение трех лет.

Отсутствие больничного листа свидетельствует о безосновательном начислении и выплате пособия по временной нетрудоспособности, что является нарушением действующего законодательства. Поэтому до прихода инспекторов на предприятие подобные нарушения необходимо исправить.

Работнику, виновному в утере больничного листа, необходимо возместить сумму безосновательно полученного больничного, а также сумму ЕСВ, начисленную на такое пособие. При возврате сумм стоит учитывать нормы ст. 128 КЗоТ относительно ограничения размера отчислений из заработной платы работника (не более 20% от суммы заработной платы, в отдельных случаях — не более 50%) и ст. 136 КЗоТ относительно покрытия вреда, причиненного работником.

Обратите внимание! Работник, которому больничный был оплачен, не должен нести ответственность за утерю листка нетрудоспособности другим лицом и не должен возвращать сумму пособия по временной нетрудоспособности, поскольку свои обязательства относительно оплаты периода болезни он полностью выполнил (получил надлежаще оформленный листок нетрудоспособности и предоставил его в бухгалтерию).

Если утерянный больничный лист также оплачивался за счет средств ФСС по ВУТ, то сумму такого пособия виновному лицу также необходимо вернуть, как и сумму ЕСВ, начисленную на такое пособие. При этом страхователю дополнительно необходимо провести ряд мероприятий, а именно:

• письменно уведомить территориальный орган ФСС по ВУТ о факте выявленной ошибки (п. п. 7.3, 7.4 Порядка № 4);
• исправить ошибку в уже поданном отчете по форме № Ф4-ФСС з ТВП (п. 7.9 Порядка № 4)

При этом если подобное нарушение будет исправлено до прихода на предприятие инспекторов с проверкой, то штрафные санкции к страхователю применяться не будут (п. 7.7 Порядка № 4). В противном случае, предприятие ожидают штрафные санкции согласно п. 6 ст. 15 Закона № 1105.

Штраф

В случае нарушения порядка использования страховых средств работодатели возмещают ФСС по ВУТ в полном объеме неправомерно потраченную сумму страховых средств и уплачивают штраф в размере 50% такой суммы (п. 6 ст. 15 Закона № 1105).

Кроме того, должностные лица страхователя могут быть привлечены к административной ответственности согласно ст. 165⁵ КоАП:

• нарушение должностными лицами предприятий порядка использования средств общеобязательного государственного социального страхования, несвоевременный или неполный их возврат, несвоевременное представление или непредставление установленной отчетности, представление недостоверной отчетности по использованию страховых средств влечет за собой наложение штрафа от 8 до 15 НМДГ (от 136 грн. до 255 грн.);
  
  
• за повторное нарушение в течение года — штраф от 10 до 20 НМДГ (от 170 грн. до 340 грн.)

Резюме

В случае утери листка нетрудоспособности до его оплаты работник может обратиться в медучреждение за его дубликатом. В случае его утери после оплаты в результате форс-мажорных обстоятельств необходимо получить документы подтверждающие форс-мажор и временную нетрудоспособность работника. В случае же утери листка нетрудоспособности после его оплаты по вине ответственного лица такое лицо должно возместить сумму пособия по временной нетрудоспособности по такому больничному листу и сумму ЕСВ, начисленную на такое пособие.

Наталья Каламайко