Строительная отрасль, один из локомотивов отечественной экономики, в числе первых приняла на себя удар кризиса… Большинство стройплощадок в стране прекратили работу. Тяжелее всего приходится компаниям, которые специализировались на жилой недвижимости. В более выгодном положении — крупные корпорации, занимающиеся разными направлениями бизнеса.
В условиях спада возникает необходимость оптимизировать численность. Как в таких условиях действовать эйчару?

Обобщая опыт нашей компании, могу сказать: оптимизировать ресурс «персонал» нужно всегда — и в «мирное», и в кризисное время. Но важно помнить, что «оптимизация» в условиях стабильности/роста и спада — это различные процессы, при этом ставятся разные цели и используются разные показатели эффективности.

Безусловно, особенности «текущего момента» для отдельного предприятия определяются масштабами спада (охватывает ли он всю отрасль, всю страну или весь мир), а также его национальными особенностями (степенью диспропорций в экономике, зависимостью от зарубежных инвестиций, «запасом прочности» национального бизнеса и т. д.). Сегодня мы имеем дело с проявлениями и последствиями мирового кризиса, но это вовсе не означает, что все компании непременно должны «умереть»! Выживут сильнейшие и умнейшие — самые изобретательные и конкурентоспособные.

В условиях спада производства для оптимизации численности персонала необходимо:

• привести штат компании (в количественном и «качественном» отношении) в соответствие с теми задачами, которые необходимы для ее функционирования (выживания);
• минимизировать затраты на персонал (но при этом не демотивировать людей — «своих», проверенных в деле сотрудников нужно беречь);
• реструктуризировать человеческие ресурсы таким образом, чтобы к началу роста экономики иметь возможность снова развернуть активную деятельность (без людей развитие невозможно).

Оптимизация «с умом»

Что нужно знать руководителю (эйчару) о своей компании, для того чтобы разумно(!) провести оптимизацию численности персонала?

Во-первых, точно определить и структурировать количество работающих в компании (факт) и потребности в персонале на ближайшее время — требуемое количество сотрудников для успешной реализации имеющихся проектов.

Во-вторых, постараться воспринять организацию как живой организм — соотнести функции, которые выполняют отдельные сотрудники, с функциями различных органов тела. Это позволит выявить в каждом подразделении:

• «мозг» и «скелет» — ключевых, незаменимых работников;
• «мышцы» — наиболее эффективных сотрудников;
• «жир» — тех людей, чьи компетенции сегодня не востребованы;
• «шлаки» — «кадровый балласт».

В-третьих, описать бизнес-модель компании в целом, понять структуру бизнес-процессов, а также оценить их эффективность в изменившихся условиях. Руководитель (эйчар) должен глубоко разбираться в принципах деятельности всех подразделений, понимать взаимосвязи бизнес-процессов и влияние на бизнес «внешних» факторов.

В-четвертых, оценить объем и структуру затрат на персонал, определить связь этих показателей с общими экономическими показателями деятельности своей организации.

На основе этих данных нужно скорректировать стратегию компании — на период спада экономики и после него. Что значит скорректировать стратегию?

1. Планировать. Составить гибкий план оптимизации. Действовать хаотически в условиях кризиса — значит вести компанию к разорению! Нужно осознать, что в период спада появляется возможность осуществить такие преобразования, которые нельзя провести в «мирное» время. (Не буду скрывать, в благополучный период развития сотрудники были слишком требовательны к различным «удобствам». Сейчас все мы стали более прагматичными).
   
   
2. Создать эффективную модель изменений. Поставить четкие цели, которые компании нужно достичь, затем установить для них количественные параметры, увязанные с внешними факторами. Это позволит руководителям понимать смысл своих действий в условиях изменений, а значит — и быстро реагировать на внешние изменения на рынке.
   
   
3. Коммуницировать. Разъяснить всем сотрудникам: что и почему происходит в компании. «Спонтанные» слухи, как правило, работают против организации. Доходчиво рассказывать людям о планах руководства — важная часть стратегии спасения бизнеса в условиях спада.

Наши действия

Для начала мы проанализировали обстановку в компании: оценили масштаб спада по каждому из направлений бизнеса корпорации (это около 10 крупных предприятий и столько же меньшего размера). По результатам анализа для каждого бизнеса составили ориентировочный план действий — уменьшения активности или продолжения деятельности в меньшем масштабе.

Далее для всех направлений бизнеса оценили потребность в персонале на ближайшие несколько месяцев, а также свои финансовые перспективы для поддержания именно такой численности. Чтобы понять, какие существуют возможности для трудоустройства наших сотрудников в случае их сокращения, мы собрали информацию о положении дел в компаниях-конкурентах (по каждому направлению деятельности).

Поскольку ситуация в отрасли сложилась критическая, в нашей компании началось последовательное и планомерное (по месяцам) сокращение численности персонала в ряде направлений бизнеса. Стратегия состояла в том, чтобы удалить «жир», сохранив «мышцы» и «мозги», то есть кадровое ядро. При этом сокращения не должны были поставить под угрозу выполнение договорных обязательств. Вот когда пригодились результаты работы, которой мы занимались последние три года — структурирование персонала!

Тем сотрудникам, которые сохранили свои рабочие места, мы уменьшили заработную плату. Эта жесткая мера коснулась разных направлений бизнеса (в той или иной степени) и различных категорий сотрудников. Наиболее масштабно была «скорректирована» зарплата высокооплачиваемых категорий. (К слову, из-за «перегрева» рынка специалистов за последние два года размер их заработной платы не соответствовал реальному вкладу в бизнес.) Рядовые сотрудники пострадали от этих мер меньше всего — низкооплачиваемому персоналу уменьшили (и уменьшаем) ставки очень «щадяще». Процесс пересмотра зарплат в сторону более реальных сумм продолжается.

Мы провели оценку кадрового ядра по целому набору показателей (уникальность специалиста для организации, уровень профессионализма, исполнительность, приверженность корпоративным ценностям, умение работать в команде и т. д.). Это позволило еще раз уточнить наши представления о значимости различных сотрудников для корпорации.

Сокращение численности и снижение зарплат — меры заведомо непопулярные всегда и в любом коллективе. Как же нам удалось достичь поддержки в коллективе этих решений руководства? Помогла хорошо отлаженная система внутренних коммуникаций. В корпоративной прессе регулярно публикуются материалы о ситуации в отрасли, о положении компании, о планах топ-менеджеров по преодолению кризиса. Руководители всех уровней регулярно проводят встречи с сотрудниками, объясняют каждое нововведение.

Мы подготовили специальный выпуск корпоративного журнала, в котором каждый из руководителей выступил со статьей-обращением к своим работникам (рисунок). Примеры обращений топ-менеджеров приводятся в приложении.

Фрагмент «антикризисного» корпоративного журнала

Приложение Обращения руководителей предприятий корпорации к сотрудникам (отрывки) Дорогие наши коллеги! Глобальный финансовый кризис в мире и, в частности, в Украине не обошли стороной и наше предприятие. Сложившаяся ситуация вынуждает все компании пересмотреть штаты сотрудников. И мы не стали исключением. Большинство сотрудников должны будут оформить долговременные отпуска, возможен переход на неполную рабочую неделю. На период кризиса значительная часть сотрудников будет уволена согласно ст. 36 п. 1 КЗоТ Украины, что даст им возможность получать компенсации в центрах занятости. Прошу вас с пониманием отнестись к ситуации. После выхода из кризиса будут приняты меры по восстановлению целостности коллектива и возвращению на предприятие уволенных работников. Наша цель в этот трудный период — сохранить ключевых сотрудников, повысить требования к качеству и темпам работ. Большая часть выполненных объемов работ в 2008 году не была профинансирована заказчиками и, вероятно, расчеты будут проведены только в следующем 2009 году. Кризис затронул все строительные компании. Но я уверен в том, что наша КОМАНДА, которая работает вместе много лет и имеет опыт преодоления самых разнообразных кризисов, сможет преодолеть и этот! Мы есть и будем самым сильным и успешным предприятием нашей отрасли!! * * * Как вы хорошо знаете, последние несколько лет были очень успешными для нашей Корпорации. Мы строили, развивались, закупали новую технику, увеличивали объемы и наращивали мощности производства. Мы достигли определенных высот не только внутри компании — наши результаты значимы на уровне всей страны… Год 2008-й обещал быть таким же успешным, как и предыдущие. К сожалению, как и любое другое предприятие, мы не можем быть независимыми от внешних условий. Во всем мире наступил экономический кризис, который в сочетании с политическим в Украине больно ударил и по нашей Корпорации. Государство оказалось не в состоянии выполнить свои финансовые обязательства по объявленным программам. Поскольку нами были взяты кредиты, приняты на работу новые сотрудники, закуплена техника, строительные материалы, то такие действия государства, в сочетании с проблемами в мировой банковской системе, привели к значительным финансовым трудностям Корпорации. Естественно, мы не собираемся сдаваться. Это не первый финансовый и экономический кризис на нашей с вами памяти. К сожалению, без них в экономике не обойтись. Руководство Корпорации принимает все возможные меры по преодолению этого кризиса. Нам необходимо дождаться политической стабилизации в Украине, возобновления государственных программ дорожного строительства и мостостроения, реконструкции аэропортов. В настоящее время все предприятия Корпорации продолжают свою работу там, где это возможно, несмотря на резкое снижение размера государственного финансирования. Избежать сокращения объемов работ не удалось, и поэтому мы вынуждены временно уменьшить количество сотрудников Корпорации до такого числа, которое необходимо для выполнения сегодняшних объемов работ. Мы не хотим терять своих работников, с которыми за последние годы были достигнуты такие замечательные результаты, поэтому очень внимательно подойдем к рассмотрению персонального вклада каждого. Руководство предприятий тщательно оценит свои финансовые возможности, чтобы исключить угрозу банкротства и закрытия. Значительному количеству сотрудников придется на несколько месяцев взять отпуск. Вероятно, будет разумным так оформить наши с вами трудовые отношения, чтобы вы могли получить помощь от государства через службы занятости. Это болезненный процесс, но он необходим, чтобы после улучшения ситуации в стране вы смогли вновь приступить к работе на родных предприятиях. Для тех из вас, кто останется на рабочих местах, придется уменьшить выплачиваемую заработную плату, исходя из сегодняшних финансовых возможностей. К сожалению, мы не можем компенсировать обещанные, но не выплаченные нам государством средства за счет привлечения кредитов. Кризис мировой банковской системы не оставил нам даже такой возможности. Мы обещаем вам, что после выхода из кризиса сделаем все от нас зависящее, чтобы вернуть вашу жизнь и жизнь Корпорации в нормальное русло. Поймите: мы с вами можем быть успешными только при условии существования наших предприятий. Вспомните первую заповедь нашего Корпоративного кодекса: «Личный успех через успех предприятия». Сейчас как раз то время, когда наше единство проверяется на прочность. В последние годы предприятия постоянно повышали доходы и качество жизни своих сотрудников. Теперь ваш черед оказать помощь. Все, кто хочет помочь предприятиям (а значит и себе) выжить, должны понять, что трудно будет всем — не только нам и компаниям Украины, но и всему миру. Тем не менее, мы настроены на разумное, взвешенное отношение к происходящему. Можете быть уверены, что руководители Корпорации и предприятий используют все возможности для возобновления работы в полном объеме. Мы верим, что Корпорация выстоит, и мы все вместе будем продолжать развиваться и улучшать свою жизнь. * * * Сейчас уже ни для кого не секрет, что весь мир, а вместе с ним и нашу страну, постиг финансово-экономический кризис. Мы приложили максимум усилий, но полностью уберечь предприятие от его последствий нам не удалось. На сегодняшний день нашими заказчиками в основном являются государственные структуры, которые в связи с кризисом прекратили и так нестабильное финансирование реализуемых нами проектов, что заставило нас заморозить многие из них. Из-за этого существенно снизились объемы работ. Оставшихся на сегодня действующих проектов не хватает для полной загрузки мощностей нашего предприятия, поэтому мы вынуждены временно сократить количество работников и законсервировать технику, а оставшимся снизить зарплату. В настоящее время мы делаем все возможное для вывода предприятия из сложной ситуации: усиленно прорабатываем новые проекты (в том числе на негосударственных объектах), на которых планируем начать работы и вернуть деятельность предприятия в нормальное русло, восстановить рабочие места и достойную зарплату нашим сотрудникам. К сожалению, это происходит не так быстро, как хотелось бы. Но главное — наше желание и вера в успех. Самое главное — пережить этот трудный для нас момент, который, я надеюсь, не продлится долго, достойно из него выйти, сохранить предприятие, которое для многих из нас стало вторым домом, и всегда в трудную минуту было готово прийти нам на помощь. Сильных людей трудности только закаляют, а слабых, я надеюсь, среди нас нет.

Наибольшее внимание уделяем работе с «кадровым ядром» — тем людям, которые в непростых условиях продолжают трудиться, и к тому же испытывают определенные материальные трудности. Эти специалисты для нас очень важны, они должны верить руководству и идти вперед!

Пользуясь моментом, мы начали проводить реорганизацию некоторых направлений бизнеса компании, что было сложно сделать раньше, так как многие специалисты чувствовали себя «звездами» и «незаменимыми». Привыкнув к старой модели деятельности, они сознательно тормозили проведение нужных перемен. Теперь у них есть выбор: измениться или уйти.

После сокращения части посредственных работников у нас появилась возможность «освежить» персонал. Несмотря на продолжающиеся сокращения, мы уже приняли на работу нескольких нужных компании высококвалифицированных специалистов. По вполне приемлемым ценам — сегодняшний рынок труда позволяет это.

Во всех направлениях бизнеса ведется пересмотр системы материального стимулирования — с учетом нынешних реалий. Главное сегодня: ориентация на сокращение издержек и повышение производительности труда. Некоторые подразделения «отпущены» на частичное самофинансирование — по оговоренным правилам.

Расходы на персонал во всех направлениях бизнеса согласовываются с департаментом персонала управляющей компании, его сотрудники контролируют и при необходимости проверяют все платежи. Мы регулярно проводим мониторинг численности, размеров ФОТ, уровня средних зарплат во всех подразделениях; постоянно сравниваем динамику изменения показателей HR-затрат и экономических показателей каждого направления.

При столь сложной ситуации на рынке большая часть программ обучения персонала, для которых привлекались внешние провайдеры, — прекращена; продолжается только обучение в рамках внедрения новых управленческих проектов.

В такой трудный период очень важно поддерживать позитивную атмосферу в организации. Поэтому мы не отказались, как многие другие компании, от корпоративов, но существенно пересмотрели свой подход к их проведению. Корпоративные праздники (в частности, Новый год) теперь готовятся «своими силами». Сотрудники отнеслись к этому с большим пониманием. Надо сказать, что самодеятельные выступления коллег, недорогие, но приятные сюрпризы от руководства помогли команде сплотиться. Этот праздник всем нам очень дорог, он стал символом единства коллектива компании.

Все, что не убивает нас, делает нас сильнее. Кризисы — это часть жизни. Они обязательно заканчиваются, а люди нужны всегда!

Статья предоставлена нашему порталу
редакцией журнала «Менеджер по персоналу»