Новогодние подарки детям от соцфонда, работодателя и профсоюза: правила предоставления и учет

Нет большей радости, чем видеть восторг ребенка, который под елочкой находит подарок от Деда Мороза. Понимают это и работодатели — они стараются побаловать детей своих работников новогодними сюрпризами. Если на предприятии создан профсоюз, то, как правило, на него возлагают эту высокую миссию. Не упускает возможности побыть в роли Деда Мороза и государство в лице Фонда соцстрахования по временной потере трудоспособности. Далее подробно поговорим о правилах предоставления и учета детских новогодних подарков из разных источников.

Подарки от Фонда соцстраха

Предоставление новогодних подарков детям застрахованных лиц за счет средств Фонда соцстрахования по временной потере трудоспособности (далее — Фонд) — один из видов социальных услуг (п. 6 ст. 34 Закона № 2240). Урегулирован этот процесс Порядком № 48.

Помните! Самостоятельно купить детские подарки и зачесть их стоимость в счет расчетов с Фондом нельзя — работодатели получают подарки в Фонде и затем выдают их работникам.

Пошагово рассмотрим порядок предоставления таких подарков.

Шаг 1. Работодатель составляет список родителей, детям которых полагается подарок.

Список составляется в произвольной форме и его можно оформить следующим образом:

№ п/п	ФИО	Должность	Количество подарков	ФИО ребенка, год рождения
1	Качан И. О.	менеджер отдела сбыта	2	Качан Светлана Игоревна, 2007 г. р.
1	Качан И. О.	менеджер отдела сбыта	2	Качан Олег Игоревич, 2003 г. р.
2	Дорошенко В. Е.	экономист	1	Дорошенко Александр Викторович, 2011 г. р.
	Итого	х	3	х

Главный бухгалтер __________
(или руководитель отдела кадров ________)
Председатель комиссии по социальному страхованию ____________

При составлении списка нужно учитывать, что право на подарок имеют:

работники по основному месту работы при наличии у них детей возрастом до 14 лет (на ребенка, которому по состоянию на 1 января 2014 года уже исполнится 14 лет, подарок получить нельзя). Совместители, а также лица, работающие по гражданско-правовым договорам, не могут получить подарок для своего ребенка от Фонда;
родители ребенка (отец, мать, усыновитель, опекун/попечитель). Если на одном предприятии работают оба родителя (мать и отец), имеющие, к примеру, двоих детей, то на их семью выделяется 4 подарка от фонда. Бабушка, дедушка, сестра, брат и т. п. не вправе получить подарок даже в том случае, если родители ребенка не работают;
застрахованные лица, состоящие в трудовых отношениях с работодателем на момент предоставления подарка. В число застрахованных лиц входят и лица, находящиеся в декретном отпуске (в том числе и на новорожденного ребенка, если на момент принятия решения о выделении подарков за счет средств Фонда застрахованное лицо предоставит документ о рождении ребенка), а также в отпуске по уходу за ребенком до 3 лет — их детям также полагается подарок. Лица, ухаживающие за ребенком от 3 до 6 лет по медицинскому заключению, не являются застрахованными в Фонде, поэтому право на получение подарка в таком случае отсутствует.

Шаг 2. Работодатель подает заявку о выделении детских новогодних подарков в ФВПТ по месту своей регистрации страхователем.

Ни предельные сроки подачи заявки, ни ее форма Порядком № 48 не установлены, о чем писалось в материале «Заявка на получение детских новогодних подарков». Рекомендуем эти моменты уточнить в отделении Фонда по месту учета работодателя.

Шаг 3. Ответственное лицо работодателя получает подарки от Фонда.

Подарки выдаются по накладной на основании предоставленной представителем работодателя доверенности на получение товарно-материальных ценностей.

Шаг 4. Комиссия (уполномоченный) по соцстрахованию принимает решение о выдаче подарков застрахованным лицам.

Такое решение оформляется протоколом. Отметим, что в форме протокола, приведенного в приложении к Положению № 25, нет раздела о предоставлении такого вида социальных услуг. В связи с этим комиссия (уполномоченный) может:

либо самостоятельно внести изменения в форму протокола, дополнив его разделом IV «Виділити дитячі новорічні подарунки застрахованим особам» с приведением перечня таких лиц, количества подарков, ФИО родителей и их детей, возраста детей;
либо составить отдельный протокол в произвольной форме, позаимствовав «шапку» протокола из Положения № 25.

Шаг 5. Материально-ответственное лицо работодателя составляет Ведомость на выдачу детских новогодних подарков.

Эту обязанность можно возложить на члена комиссии (уполномоченного) по соцстрахованию. Ведомость составляется в произвольной форме. Чтобы не дублировать сведения, рекомендуем при составлении списка работников, имеющих право на подарок (пример приведен выше), добавить в ней графу о выдаче (дата и подпись работника). Ведомость на выдачу подарков должна быть подписана руководителем и председателем комиссии (уполномоченным) по социальному страхованию и скреплена печатью работодателя (п. 3.5 Порядка № 48).

Шаг 6. Отражаем факт выдачи подарков в учете и отчетности.

Стоимость подарков:

в бухгалтерском учете отражается только за балансом: получение подарков от Фонда — по дебету субсчета 025 «Материальные ценности доверителя», выдача подарков работников — по кредиту этого же субсчета;
не отражается в налоговом учете предприятия ни в составе доходов при получении, ни в составе расходов при выдаче, т. к. право собственности к работодателю на подарки не переходит;
не является объектом для обложения НДС, т. к. данная операция не является поставкой в соответствии с пп. 14.1.191 НКУ;
не отражается в профильном Отчете по ф. № Ф4-ФСС з ТВП;
не облагается налогом на доходы физических лиц на основании пп. 165.1.1 НКУ;
не облагается ЕСВ, т. к. такие выплаты не входят в фонд оплаты труда согласно п. 3.2 Инструкции № 5, а значит, не являются объектом обложения ЕСВ;
приводится в Налоговом расчете по ф. № 1ДФ с признаком дохода «128» (социальные выплаты). В графах 4 и 4а проставляются нули.

Будьте внимательны! Если новогодние подарки будут выданы с нарушением (например, для ребенка старше 14 лет или работнику-совместителю; при отсутствии решения комиссии (уполномоченного) или ведомости о выдаче подарков), их стоимость должна быть возмещена страхователем. За такие нарушения Фонд может наложить штраф на страхователя в размере 50% суммы, подлежащей уплате (50% от стоимости выданных с нарушением подарков). Кроме того, на должностных лиц страхователя может быть наложен админштраф по ст. 165⁵ КоАП в размере от 136 до 255 грн.

Что касается частных предпринимателей, имеющих детей в возрасте до 14 лет, то такие лица имеют право получить подарок при условии их добровольного страхования в Фонде, т. е. уплаты ЕСВ по повышенной (36,6% или 38,11%) ставке. В таком случае для получения подарка предпринимателю необходимо подать заявку в Фонд в порядке, рассмотренном выше.

Подарки от работодателя

Если работодатель считает, что подарка от Фонда детям работников недостаточно, он может дополнительно предоставить подарки и за свои средства. В документальном плане здесь каких-либо особых требований нет: ответственное лицо работодателя составляет списки детей работников, закупаются подарки, после чего выдаются по ведомости, составленной в произвольной форме. Ограничение по возрасту работодатель определяет самостоятельно, но рекомендуем не выдавать подарки детям старше 18 лет.

Теперь разберемся, чем с позиции налогообложения оборачивается работодателю такая щедрость?

НДФЛ. Специальной льготы для детских новогодних подарков в НКУ нет, однако есть общая «подарочная» льгота, предусмотренная пп. 165.1.39 НКУ. Согласно этой норме не облагается НДФЛ стоимость неденежного подарка, не превышающая 50% одной минимальной зарплаты, установленной на 1 января отчетного налогового года (в 2013 году — 573,50 грн.). Правомерность данной льготы для детских новогодних подарков подтверждают и налоговики (письма ГНСУ от 02.12.2011 г. № 6711/6/17-11/5 и от 08.10.2012 г. № 2972/0/51-12/17-1115). При этом ограничение по сумме (573,50 грн.) установлено из расчета в месяц, а не совокупно на год.

Стоимость подарка, превышающая эту сумму, включается в налогооблагаемый доход работника (родителя ребенка) и облагается НДФЛ по ставке 15% (17%). Причем, так как доход выплачивается в неденежной форме, применяется «натуральный» коэффициент.

Приведем пример расчета. Допустим, щедрый работодатель дарит детям работников подарок стоимостью 700,00 грн. Налогооблагаемый доход при применении ставки 15% рассчитывается так:
(700 – 573,50) х 1,1765 = 148,83 грн.
Сумма НДФЛ:
148,83 х 15% = 22,33 грн.

В Налоговой декларации по ф. № 1ДФ новогодний подарок отражаем с признаком дохода:

«160» — в необлагаемой НДФЛ части (в пределах 573,50 грн.);
«126» (допблаго) — в облагаемой НДФЛ части. Доход определяем с учетом «натурального» коэффициента.

Обратите внимание. Работодатель, самостоятельно закупающий подарки детям, не может воспользоваться льготой по НДФЛ, предусмотренной «новогодним» Законом № 2117. Другое дело — закупка подарков через профсоюз, о чем расскажем далее.

Применять здесь льготу по пп. 170.7.3 НКУ, установленную для нецелевой благотворительной помощи, по нашему мнению, некорректно, поскольку подарки закупаются и выдаются работникам по ведомости с вполне определенной целью.

ЕВС. Данные выплаты не облагаются ЕСВ, т. к. стоимость подарков к праздникам для детей работников не относится к фонду оплаты труда п. 3.23 Инструкции № 5. Кроме того, стоимость таких подарков входит в перечень выплат, осуществляемых за счет средств работодателей, на которые не начисляется ЕВС (п. 8 разд. II Перечня № 1170).

Налог на прибыль. Выдача детских новогодних подарков является с позиции налогообложения ничем иным, как продажей (пп. 14.1.202 НКУ). До изменения правил применения обычных цен (напомним, это произошло с 01.09.2013 г. согласно Закону Украины «О внесении изменений в Налоговый кодекс Украины относительно трансфертного ценообразования» от 04.07.2013 г. № 408-VII) плательщики налога на прибыль должны были отражать по таким операциям доход исходя из обычных цен. При этом они могли отразить и расходы в виде себестоимости переданных подарков, руководствуясь Обобщающей налоговой консультацией относительно порядка определения дохода и расходов по операциям по бесплатной передаче товаров (работ, услуг), утвержденной приказом ГНСУ от 05.07.2012 г. № 581.

На данный момент ситуация изменилась. Обычные цены в общем случае теперь применяются только к операциям, признаваемым контролируемыми, а дарение детям подарков к Новому году явно не относится к таким операциям. Следовательно, руководствуемся общими нормами по отражению доходов. Доход от реализации товаров признается в размере договорной (контрактной) стоимости, но не меньше суммы компенсации, полученной в любой форме (п. 135.4 НКУ). В данном случае договорная стоимость равна нулю, компенсации нет. Следовательно, предприятие отражает доход по такой операции в размере 0 грн. Не будет в таком случае у предприятия и права на расходы ввиду нехозяйственности данной операции (пп. 139.1.1 НКУ). Таким образом, все стало на свои места в этом вопросе.

Говоря о налоговых последствиях по прибыли, нужно учитывать такой момент. Если на предприятии есть профсоюз, то предприятию выгоднее не закупать подарки самостоятельно, а перечислить деньги профсоюзной организации. В таком случае есть право на расходы в размере 4% налогооблагаемой прибыли предыдущего отчетного периода согласно ст. 1 Закона № 2117. Кроме того, непосредственно в НКУ есть норма (пп. «б» пп. 138.10.6 НКУ), разрешающая включать в расходы средства, перечисленные профсоюзу на культурно-массовые мероприятия, в пределах 4% налогооблагаемой прибыли за предыдущий отчетный год.

При использовании этой нормы нужно учитывать, что, во-первых, такие расходы должны быть предусмотрены коллективным договором. Во-вторых, при определении суммы, которую можно включить в расходы, учитываются другие добровольные перечисления неприбыльным организациям и в бюджет, указанные в пп. «а» пп. 138.10.6 НКУ. В-третьих, относительно перечислений в профсоюз есть исключение: если по результатам предыдущего отчетного года налогооблагаемая прибыль равна нулю, сумма средств, перечисленная работодателями профсоюзам на культурно-массовую, физкультурную и оздоровительную работу, которая включается в состав расходов, определяется с учетом налогооблагаемой прибыли, полученной в предыдущем отчетном году, но не ранее, чем за четыре предыдущих отчетных года.

НДС. Здесь также произошли изменения после вступления в силу Закона № 408. Бесплатная передача товаров является для целей обложения НДС поставкой (пп. 14.1.191 НКУ). В свою очередь, базой обложения операций по поставке товаров в общем случае является договорная стоимость, а для контролируемых операций — договорная стоимость, но не ниже обычных цен (п. 188.1 НКУ).

Итак, база обложения НДС по простым (неконтролируемым) операциям определяется исходя из договорной цены, а она в данном случае равна нулю. Следовательно, при приобретении подарков плательщик НДС не формирует налоговый кредит (нехозяйственное использование), а при выдаче подарков работникам начисляет налоговые обязательства в размере 0 грн. При этом он должен выписать налоговую накладную, оба экземпляра которой оставляет у себя.

Если работодатель при приобретении подарков включил сумму НДС в налоговый кредит, то при их выдаче работникам он в этой же сумме (исходя из стоимости приобретения подарков) начисляет налоговые обязательства по НДС. Основание — нехозяйственное использование товаров (п. 189.1 и пп. «г» п. 198.5 НКУ).

Пример. Предприятие закупило 10 подарочных наборов со сладостями для детей своих работников общей стоимостью 600 грн., в т. ч. НДС — 100 грн. Соответственно, стоимость одного подарка 60 грн. с НДС.

№ п/п	Содержание хозяйственной операции	Бухучет		Сумма, грн.	Налоговый учет
№ п/п	Содержание хозяйственной операции	Дт	Кт	Сумма, грн.	Доходы	Расходы
1	Перечислена поставщику предоплата за подарки	377	311	600,00	–	–
2	Получены подарочные наборы	209	631	600,00¹	–	–
3	Отражен зачет задолженностей	631	377	600,00	–	–
4	Выдан подарок работнику (на примере 1-го подарка)	377	209	60,00²	–	–
5	Списана задолженность работника на расходы предприятия	949	377	60,00	–	–
____________ ¹ Право на налоговый кредит не возникает (не хозяйственное использование). Если работодатель отразит налоговый кредит при приобретении подарков, то при выдаче работникам необходимо начислить налоговые обязательства по НДС. В учете будут сделаны записи: Дт 377 — Кт 641/НДС и одновременно Дт 949 — Кт 377. ² Стоимость подарка не превысила 573,50 грн., поэтому НДФЛ с его стоимости не удерживается. В Налоговом расчете по ф. № 1ДФ такой доход отражается с признаком «160».

Подарки от профсоюза

При наличии на предприятии профсоюза хлопоты по обеспечению детей работников новогодними подарками, как правило, возлагаются на него.

В документальном плане такое мероприятие оформляется следующими документами:

смета доходов и расходов, в которой предусмотрены новогодние подарки детям работников — членам профсоюза;
решение профкома о выдаче детских новогодних подарков. Здесь следует определить вид подарка (сладости, игрушки, книжки и т. п.) и предельную сумму расходов на один подарок;
список детей, которым полагается новогодний подарок. Ограничение по возрасту профком устанавливает самостоятельно;
ведомость на выдачу детских новогодних подарков в произвольной форме. Факт получения подарка родителем ребенка заверяется его подписью в ведомости.

Кроме того, профсоюз должен хранить документ (накладную, чек и т. п.), подтверждающий приобретение подарков.

НДФЛ. Здесь существует несколько оснований для того, чтобы не включать стоимость подарка в налогооблагаемый доход родителя ребенка:

1) новогодняя льгота — ст. 3 Закона № 2117. Согласно этой норме стоимость праздничных подарков и билетов на новогодне-рождественские мероприятия, полученных родителями для своих детей от органов государственной власти, органов местного самоуправления, общественных (в т. ч. профсоюзных) организаций и созданных ими заведений образования, здравоохранения и культуры, содержащихся за счет средств соответствующих бюджетов, не включается в налогооблагаемый доход родителей.

Подарком для этих целей являются наборы товаров, содержащие только кондитерские изделия и игрушки отечественного производства и фрукты, общей стоимостью не более 91,76 грн.

Обратите внимание — под эту льготу попадает выдача подарков в период с 15 ноября 2013 года до 15 января 2014 года.

В Налоговом расчете по ф. № 1ДФ подарки в необлагаемой части следует отразить с признаком «127» (прочие доходы), а в налогооблагаемой — «126» (допблаго);

2) подарочная льгота — пп. 165.1.39 НКУ. Об этой льготе мы подробно говорили выше, рассматривая налогообложение подарков от работодателя. Применить эту льготу имеют право все субъекты хозяйствования, в том числе и профсоюзы (совместное письмо ГНАУ и Федерации профсоюзов Украины от 15.02.2011 г. № 4284/7/17-0717, 3071/6/17-0715, 58/01-16/330 и письмо ГНАУ от 02.12.2011 г. № 6711/6/17-11/5). Если профсоюз выдает подарки, не соответствующие требованиям Закона № 2117 (например, книжная продукция), то подарок стоимостью до 573,50 грн. можно не облагать НДФЛ как раз на этом основании.

В Налоговом расчете по ф. № 1ДФ стоимость подарка отражается с признаком:

«160» — в необлагаемой части;
«126» — в облагаемой НДФЛ части. Доход определяется с учетом «натурального» коэффициента;

3) профсоюзная льгота — пп. 165.1.47 НКУ. Здесь сказано, что НДФЛ не взимается из суммы выплат или возмещений (кроме зарплаты либо других выплат и возмещений по гражданско-правовым договорам), осуществляемых профсоюзами своим членам в течение года в совокупности в размере, не превышающем 1610 грн. (в 2013 году). Заметьте, что суммовое ограничение установлено из расчета в год.

Для применения этой льготы выплата должна осуществляться в размерах и на цели, установленные профсоюзом.

В Налоговом расчете по ф. № 1ДФ стоимость подарка на этом основании приводится с признаком:

«167» — в необлагаемой НДФЛ части;
«126» — в части, облагаемой НДФЛ. Налогооблагаемый доход определяется с учетом «натурального» коэффициента.

ЕСВ. Вопрос с ЕСВ не возникает, т. к. родители — члены профсоюза не являются работниками профсоюза. Кроме того, такая выплата, как уже было сказано выше, не входит в фонд оплаты труда (п. 3.23 Инструкции № 5) и входит в перечень выплат, не облагаемых ЕВС (п. 8 раздела II Перечня № 1170).

Налог на прибыль. Обеспечение детей работников, являющихся членами профсоюза, новогодними подарками осуществляется в рамках их уставной деятельности. Следовательно, ни доходы, ни расходы в налоговом учете прибыли профсоюз по этим операциям не отражает. Это касается и средств, полученных от работодателя для финансирования такого мероприятия (абз. первый п. 157.9 НКУ).

НДС. Среди профсоюзов не так часто встретишь плательщиков данного налога. Если профсоюз все же зарегистрирован плательщиком НДС, то при приобретении подарков суммы НДС, входящие в их стоимость, могут быть включены в налоговый кредит. При выдаче подарков профсоюз обязан в этой же сумме начислить налоговые обязательства по НДС.

Вероника Чернышева