У багатьох кадровиків, бухгалтерів та юристів донині виникають питання стосовно необхідності подання звіту щодо наявних вакансій за формою № 3-ПН.

Зазначену форму звітності та порядок її подання затверджено наказом Мінсоцполітики від 31.05.2013 р. № 316. Нею фактично замінено стару форму № 3-ПН. Тобто нову форму звіту було введено, але це не зменшило кількості питань щодо цієї форми звітності, радше навпаки — питань побільшало.

Отже, як передбачено вищезгаданим наказом, форма подається за наявності у роботодавця попиту на робочу силу (вакансії) не пізніше 10-ти робочих днів з дати відкриття вакансії(й). Датою відкриття вакансії є наступний день після створення робочого місця чи припинення трудових відносин з працівником, робоче місце якого стає вакантним, або дата, починаючи з якої може бути укладений трудовий договір з найманим працівником.

Як бачимо, необхідною умовою подання форми є створення робочого місця або припинення трудових відносин з працівником, при цьому деякий час робоче місце такого працівника має бути вакантним.

Тобто у випадку, якщо на робоче місце працівника, який звільнився, одразу було прийнято нового працівника, звіт за формою № 3-ПН не подається. Така позиція викладена і в роз’ясненні Київського міського центру зайнятості, розміщеному на сайті Державної служби зайнятості.

Поширеною була практика багатьох підприємств, особливо із невеликою кількістю працівників, перезатверджувати штатний розпис підприємства після звільнення одного співробітника та прийняття одразу ж нового. Однак, враховуючи формулювання положень наказу № 316 та позицію Держслужби зайнятості, необхідності у подібному перезатвердженні немає.

У разі якщо роботодавець планує укомплектувати вакансію самостійно, без допомоги служби зайнятості, він також зобов’язаний подати форму № 3-ПН, при цьому зазначивши в ній, що він не потребує укомплектування вакансії за сприяння державної служби зайнятості.

Якщо вакансія передбачена штатним розписом, роботодавець має подавати інформацію за формою № 3-ПН до внесення відповідних змін у штатний розпис.

Але найголовніше, що слід мати на увазі, — за неподання даної звітності штрафні санкції не передбачені. Така позиція знайшла відображення і в листі Мінсоцполітики від 31.07.2013 р. № 636/021/106-13.

Сподіваємось, що нове регулювання питання подання звіту за формою № 3-ПН та відповідні роз’яснення від Мінсоцполітики і Державної служби зайнятості допоможуть підприємствам ефективно організувати діловодство та звітність щодо вакансій.

Володимир Єніч