Сотрудница предприятия переезжает на постоянное местожительство в Россию с 15.10.2013 г. Есть заявление сотрудницы на отпуск 24 к. д. с последующим увольнением с 30.09.2013 г. Возникает вопрос, когда предприятие должно выдать ей трудовую книжку (она ее хочет получить 30.09.2013 г.), и вся отчетность в ГНИ и ПФ будет подана с датой увольнения 24.10.2013 г. или же мы должны считать дату увольнения 30.09.2013 г. Компенсацию за неиспользованный отпуск (у нее больше чем 24 дня не использовано) в такой ситуации начислить и перечислить необходимо 30.09.2013 г. или 24.10.2013 г.?

Из указанной ситуации, как видим, возникает два вопроса:

1. Когда выдавать трудовую книжку сотруднице?
2. Как выплатить компенсацию за неиспользованный отпуск?

Рассмотрим первый вопрос.

Согласно ст. 3 Закона об отпусках № 504 по желанию работника в случае его увольнения (кроме увольнения за нарушение трудовой дисциплины) ему должен быть предоставлен неиспользованный отпуск с последующим увольнением. Датой увольнения в этом случае является последний день отпуска.

В то же время ст. 38 КЗоТ предусмотрено, что в случае, когда заявление работника об увольнении с работы по собственному желанию обусловлено невозможностью продолжать работу, в частности, в связи с переездом на новое местожительство, собственник или уполномоченный им орган должен расторгнуть трудовой договор в срок, о котором просит работник. Отметим, что в таком случае в заявлении должна быть указана дата увольнения и причина.

Таким образом, возможны два варианта: если в заявлении указана дата увольнения 30.09.2013, то уволить сотрудника необходимо именно 30.09.2013 г. Трудовая книжка, согласно абз. 5 п. 4.1 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек работников № 58, должна быть выдана работнику в день увольнения, то есть 30.09.2013 г., с внесенной в нее записью об увольнении.

Если же сотрудница изъявила желание уйти на 24 дня в отпуск с 30.09.2013 г. с последующим увольнением и есть соответствующее заявление с указанием количества дней отпуска, то в таком случае датой увольнения будет 23.10.2013 г.

В рассматриваемой ситуации сотрудница в это время уже будет находиться в России. Поэтому, с нашей точки зрения, целесообразно обратиться к п. 4.2 вышеупомянутой Инструкции № 58, которым предусмотрено, что если работник отсутствует на работе в день увольнения, то владелец или уполномоченный им орган в этот день направляет ему почтовое уведомление с указанием о необходимости получения трудовой книжки.

Далее действия следующие: либо сотрудница приедет за трудовой книжкой, либо работодатель направит сотруднице трудовую книжку почтой.

Важно помнить, что пересылка трудовой книжки почтой с доставкой по указанному адресу допускается только с письменного согласия работника (п. 4.2 Инструкции № 58).

Теперь рассмотрим вопрос относительно уплаты НДФЛ и ЕСВ с выплаченной компенсации.

Выплата компенсации за неиспользованный отпуск предусмотрена ст. 24 Закона об отпусках. Пп. 2.2.12 Инструкции № 5 предусмотрено, что денежная компенсация за неиспользованные дни ежегодного отпуска включается в фонд оплаты труда как дополнительная заработная плата.

Что касается даты, когда необходимо провести расчет с работников в случае предоставления отпуска с последующим увольнением, то необходимо учитывать следующие нормы:

• в соответствии со ст. 21 Закона № 504 отпускные должны быть выплачены работнику не позднее чем за три дня до начала отпуска;
  
  
• в соответствии со ст. 116 КЗоТ при увольнении работника выплаты необходимо провести в день увольнения, а если работник в этот день не работал — то не позднее рабочего дня, следующего за днем предъявления работником требований о расчете.

Поскольку на дату увольнения сотрудницы уже не будет в Украине, то работодатель может осуществить расчет с работником той датой, которая является датой начала отпуска.

В соответствии с пп. 168.1.2 НКУ НДФЛ подлежит уплате (перечислению) из сумм такого дохода при его выплате. Таким образом, если работник получит компенсацию при увольнении, НДФЛ будет перечислен в день выплаты такой компенсации. Кроме того, сумма компенсации за неиспользованный отпуск, начисленная до увольнения работника, является объектом начисления и удержания ЕСВ (письмо Пенсионного фонда от 03.01.2012 г. № 33/03-20). Начислить ЕСВ необходимо одновременно с получением средств на выплату компенсации (ч. 8 ст. 9 Закона № 2464), а удержания должны быть проведены не позднее 20 числа месяца, который следует за отчетным (ч. 8 ст. 9 Закону № 2464).

Вывод

Если в заявлении сотрудницы указана причина увольнения «переезд на новое местожительство», то дата увольнения должна совпадать с датой, указанной в таком заявлении. В противном случае датой увольнения является последний день отпуска. Трудовая книжка должна быть выдана работнику в день увольнения.

Елена Лутай