Процесс работы с листками нетрудоспособности (далее — больничными листами) должен начинаться с момента поступления решения (протокола) комиссии или уполномоченного по социальному страхованию об оплате представленного работником больничного листа. Однако на небольших предприятиях, на которых бухгалтер зачастую выполняет и функции кадровой службы, и функции той самой комиссии, заботы начинаются с поступления больничного листа непосредственно в бухгалтерию. Условно выплату пособий в связи с утратой трудоспособности можно разбить на несколько этапов, каждый из которых рассмотрен ниже.

1. Поступление больничного листа от работника и принятие решения о его оплате

После предъявления больничного по основному месту работы (а при необходимости — также и документов, подтверждающих право на льготу, предусмотренную абз. 5 ст. 37 Закона № 2240) не позднее 10 дней должно быть принято решение о назначении пособия или об отказе в его предоставлении. Основания для отказа приведены в ст. 36 Закона № 2240.

Такое решение принимается специальной комиссией или уполномоченным по социальному страхованию, порядок функционирования которых на предприятии регламентируется Положением № 25.

Так, согласно п. 1.4 Положения № 25 комиссия по социальному страхованию предприятия создается при численности застрахованных лиц свыше 15 работающих по найму. Если количество застрахованных 15 человек и менее, на общем собрании работников избирается уполномоченный по социальному страхованию предприятия.

Согласно Положению комиссия осуществляет контроль за своевременным направлением в Фонда заявок-расчетов, а основной формой работы комиссии являются заседания, которые проводятся в соответствии с утвержденным планом, но не реже двух раз в месяц.

Решение комиссии (уполномоченного) оформляется Протоколом, который является основанием для расчета сумм пособия.

Законодательством не предусмотрено ограничения сроков, в течение которых больничный лист может быть предъявлен к оплате. Так, согласно ч. 6 ст. 52 Закона № 2240 материальное обеспечение выплачивается в случае, если обращение за его назначением поступило не позднее двенадцати календарных месяцев со дня восстановления трудоспособности, установления инвалидности, окончания отпуска по беременности и родам, смерти застрахованного лица или члена семьи, который находился на его содержании. Однако Решением КСУ от 22.05.2008 р. № 10-рп/2008 эта норма признана не соответствующей Конституции Украины. Позднее и Минсоцполитики согласилось с тем, что законодательство не содержит ограничения сроков, в течение которых больничный лист может быть предъявлен к оплате (письмо от 02.08.2010 р. № 242/18/153-10).

2. Начисление оплаты временной нетрудоспособности

Напоминаем, что первые пять дней нетрудоспособности вследствие заболевания или травмы, не связанной с несчастным случаем на производстве, оплачиваются предприятием, а за счет средств Фонда сумма пособия выплачиваются начиная с шестого дня нетрудоспособности. Механизм оплаты первых пяти дней нетрудоспособности регулируется Порядком № 439. Расчет сумм аналогичен расчету сумм пособия, финансируемого Фондом.

Прежде всего напоминаем, что размер оплаты зависит от страхового стажа, средней зарплаты и количества рабочих дней нетрудоспособности.

В общем формулу расчета больничных можно представить следующим образом:

Средняя зарплата за расчетный период х Коэф. стажа х период нетрудоспособности (р. д. или часов)

В большинстве случаев расчетным периодом является шесть предшествующих месяцев перед страховым случаем. Если же в расчетном периоде было отработано менее шести календарных месяцев, тогда среднюю заработную плату исчисляют за фактически отработанные календарные месяцы. В случаях, когда в расчетном периоде отработано менее календарного месяца, среднюю заработную плату исчисляют из заработка за фактически отработанное время. И если в расчетном периоде заработная плата не начислялась по уважительным причинам или страховой случае произошел в первый день работы, то пособие исчисляется исходя из оклада либо тарифной ставки.

Показатель средней заработной платы исчисляется в соответствии с нормами Порядка № 1266:

Средняя зарплата = [суммарный заработок: количество отработанных дней (часов)] в расчетном периоде.

Расчет среднедневной заработной платы производится, как правило, при обычном 40-часовом графике работы (8 часов ежедневно). Если пособие рассчитывается для оплаты временной нетрудоспособности лиц, работающих по индивидуальному графику или посменно, если ведется суммированный учет рабочего времени или если в периоде, когда произошел страховой случай применялись разные графики работы, в т. ч. и неполный рабочий день (неделя), то в таком случае при расчете используется показатель среднечасовой, а не среднедневной заработной платы. Показатель среднечасовой заработной платы определяется путем деления суммарного заработка на количество рабочих часов.

Суммы оплаты первых пяти дней нетрудоспособности и пособий по временной утрате трудоспособности, финансируемых Фондом, являются объектом для удержания НДФЛ (по ставке 15 или 17%) и начисления (по ставке 33,2% в общем случае и ставке 8,41% для работающих инвалидов) и удержания ЕСВ (по ставке 2%). Расходы по начислению ЕСВ «сверху» на всю сумму оплаты больничных (оплату первых пяти дней нетрудоспособности и сумм оплаты пособия, финансируемых фондом) несет работодатель.

Начисление пособия за счет средств предприятия проводится по дебету счета 949, а за счет Фонда — по дебету счета 652 в корреспонденции с кредитом счета 663.

Больничные, а также начисленные суммы ЕСВ (как на оплату первых пяти дней нетрудоспособности, так и на пособие, финансируемое Фондом) включаются в расходы предприятия на основании норм ст. 138, п. 142.2, п. 143.1 НКУ.

3. Заполнение и подача Заявки на финансирование в Фонд

Итак, если период временной нетрудоспособности длился более пяти дней, а также при расчете пособий в связи с болезнью ребенка или члена семьи, т. е. если пособие финансируется за счет Фонда, работодателю необходимо представить Заявку-расчет на получение такого финансирования.

4. Поступление финансирования из Фонда

После получения заявки от работодателя на финансирование Фонд должен перечислить средства на выплату больничных на целевой счет в течение 10 рабочих дней (ч. 1 ст. 21 Закона № 2240). Финансирование осуществляется исходя из начисленной суммы пособия, включая суммы удержаний НДФЛ и ЕСВ.

5. Выплата больничных работнику

Пособие по временной утрате трудоспособности необходимо выплачивать в ближайший после его назначения день выплаты заработной платы (ст. 52 Закона № 2240). Однако в ситуации, когда суммы полностью или частично финансируются Фондом, и в указанные сроки средства еще не поступили на спецсчет работодателя, та часть, которая финансируется Фондом, выплачивается в ближайший день выплаты заработной платы после поступления финансирования (письмо от 26.05.2011 г. № 07-35-1406).

В общем случае одновременно с выплатой больничных осуществляется перечисление ЕСВ и НДФЛ, подлежащих удержанию из выплачиваемой суммы.

Сумма пособия может быть выплачена работнику и раньше, чем в день выплаты заработной платы. В таком случае выплаты необходимо оформлять отдельными расчетно-платежными ведомостями.

Если сумма полученных от Фонда средств превышает фактические расходы на предоставление материального обеспечения работникам, то такую сумму превышения необходимо вернуть Фонду в течение трех рабочих дней (п. 10 Порядка № 26). Суммы пособия, не полученные работником в установленные сроки по уважительным причинам (командировка, болезнь), могут быть депонированы до их получения (письмо Фонда от 31.03.2011 г. № 01-16-707).

Мария Жадовец