Все профессиональные названия работ (должностей), на которые принимаются наемные работники предприятий, учреждений и организаций, должны быть утверждены штатным расписанием предприятия, учреждения или организации. Сегодня мы рассмотрим порядок оформления отдельных организационно-распорядительных документов предприятия, связанных с ведением кадрового делопроизводства.
Штатное расписание
Наличие на предприятии документа «Штатное расписание» предусмотрено п. 3 ст. 64 ХКУ, согласно которому предприятие самостоятельно определяет свою организационную структуру, устанавливает численность работников и штатное расписание.
При составлении штатного расписания на предприятиях, в учреждениях и организациях всех форм собственности следует руководствоваться такими нормативно-правовыми актами Украины, как:
Учитывая масштабность предприятия, его организационную структуру, а также задачи предприятия, разрабатывается штатное расписание.
Документ «Штатное расписание», как правило, составляется в табличном виде на листе бумаги формата А4.
Штатное расписание — это внутренний документ предприятия, которым утверждены наименования структурных подразделений предприятия, должности работников и виды работ (профессиональные названия работ), имеющиеся в структурных подразделениях, с указанием количества штатных единиц и окладов работников по позициям, а также приведен месячный фонд заработной платы (по каждой позиции и по всем позициям вместе).
Кроме этого, штатным расписанием могут устанавливаться надбавки к должностным окладам некоторым категориям работников (например, за знание иностранных языков или выполнение особо ответственной работы).
Зачастую при разработке штатного расписания в него включают следующие графы:
- номер по порядку,
- наименование структурного подразделения,
- наименование должности (профессии),
- код по классификатору профессии (код КП),
- количество штатных единиц,
- должностной оклад (если на предприятии применяется система оплаты труда с установлением конкретных окладов),
- надбавки (если установлены),
- месячный фонд заработной платы.
Штатное расписание разрабатывают по каждому структурному подразделению в порядке их подчиненности. Учитывается также и подчиненность должностей внутри каждого структурного подразделения. Названия должностей и профессий, содержащихся в штатном расписании предприятия, учреждения или организации, должны соответствовать профессиональным названиям работ, содержащимся в ДК 003:2010.
При составлении штатного расписания обязательно учитывается зарплатный бюджет предприятия, даже если на предприятии одновременно применяются различные системы оплаты труда (например, сдельная или сдельно-премиальная, повременная, повременно-премиальная, а также установлены некоторым категориям работников твердые оклады).
Необходимо отметить, что в штатном расписании предприятия могут быть утверждены одинаковые наименования должностей или работ, но с различными должностными окладами, если по данным позициям установлены твердые оклады.
К примеру, две штатные единицы профессионального названия работ «Бухгалтер» (у одной из данных единиц установлен ежемесячный должностной оклад 2500 грн., у другой — 2800 грн.), что не противоречит законодательству и может быть применено на предприятии.
С ответом на вопрос «Могут ли быть разные оклады у работников с одинаковыми должностями» можно ознакомиться здесь.
Пункт 3 ст. 64 ХКУ дает право собственнику или уполномоченному им органу самостоятельно составлять штатное расписание, поэтому работодатель вправе выбирать любую приемлемую систему оплаты труда сотрудников с учетом ее целесообразности.
В штатном расписании утверждены именно те суммы окладов, которые начисляются работникам за их труд (при установлении системы оплаты труда в виде конкретных окладов). При почасовой системе оплаты труда в штатном расписании указывается повременная оплата и приводится стоимость 1 часа.
Специалисты кадровых служб, а также отдела труда и заработной платы, которые нередко разрабатывают штатные расписания предприятия, должны знать, что в штатном расписании фамилии работников не указываются, а приводятся только профессиональные названия должностей (видов работ).
Фамилии работников (в карандаше) приводятся в штатно-должностной книге, которая ведется для удобства на предприятиях, в учреждениях и организациях с большим количеством структурных подразделений и работники кадровой службы зачастую путают ее со штатным расписанием. При увольнении и принятии новых работников в штатно-должностной книге очень легко оперативно вносить соответствующие изменения, что позволяет наглядно видеть состояние кадровой укомплектованности штатов. Если в этом нет необходимости, то штатно-должностную книгу на предприятии можно не вести, а ограничиться только штатным расписанием.
Согласно письму Минтруда от 20.01.2005 г. № 18-23 разработка штатного расписания осуществляется на основе внутренних организационно-распорядительных документов (действующая структура и численность, положение об оплате труда) и с учетом наименования профессиональных названий работ по классификатору профессий. Штатное расписание утверждается в начале года собственником предприятия или уполномоченным им органом и действует в течение текущего календарного года. Однако в связи с производственной необходимостью на протяжении года в штатное расписание могут вноситься различные изменения.
Законодательно не установлено количество штатных расписаний, которые утверждаются собственником предприятия, учреждения или организации либо уполномоченным им органом в течение года, а также количество вносимых в штатное расписание изменений.
Положения п. 3 ст. 64 ХКУ дают право руководителю самостоятельно решать данный вопрос. Нецелесообразно ежемесячно утверждать штатное расписание, если на предприятии, по сравнению с утвержденным и введенным ранее в действие штатным расписанием, не произошло никаких изменений в организационной структуре или в штате.
На основании ст. 64 ХКУ предприятие может состоять из производственных структурных подразделений (производств, цехов, отделов, участков, бригад, бюро, лабораторий и т. д.), а также функциональных структурных подразделений аппарата управления (управлений, отделов, бюро, служб и т. д.). Функции, права и обязанности структурных подразделений предприятия определяются положениями о них, которые утверждаются в порядке, определенном уставом предприятия или другими уставными документами.
При заключении трудовых договоров с наемными работниками необходимо учитывать, что должность (или работа), на которую принимается работник в любом структурном подразделении, как для основных работников, так и для совместителей должна быть утверждена штатным расписанием предприятия.
Согласно п. 1 ст. 29 КЗоТ перед началом работы по заключенному трудовому договору собственник или уполномоченный им орган обязан проинформировать работника под расписку об условиях работы (оплаты труда в том числе). То есть сообщить работнику сумму заработной платы, установленной в штатном расписании по данной должности или выполняемой работе (по штатной единице).
Штатная единица — это должностная единица, предусмотренная штатным расписанием предприятия, учреждения или организации.
На практике нередко приходится сталкиваться с расхождениями в отраслевых соглашениях и КЗоТ в вопросах оплаты труда.
Например, в некоторых отраслевых соглашениях предусмотрена оплата вечерних часов, а в КЗоТ вечерние часы вообще не предусмотрены. Также в отраслевых соглашениях для предприятий, учреждений и организаций предусмотрены межразрядные и междолжностные коэффициенты, которые нередко применить практически невозможно.
Действие отраслевых соглашений распространяется на все предприятия, учреждения и организации, попадающие под данную отраслевую принадлежность. И при разработке коллективного договора, а также положений по оплате труда предприятия сталкиваются с противоречием трудового законодательства по оплате работникам труда в вечерние часы.
Для собственника или уполномоченного им органа, так же как и для наемных работников, ОСНОВНЫМ документом, регулирующим трудовые отношения, является КЗоТ, а не отраслевое соглашение, которое принимается чаще всего на 2 года или более и часто претерпевает изменения, хотя таким соглашением приходится руководствоваться отраслевым предприятиям.
До тех пор, пока в Украине будут приниматься и одновременно действовать нормативно-правовые и законодательные акты, содержащие в себе противоречия по одним и тем же вопросам, на предприятиях, в учреждениях и организациях при разработке и применении различных документов будут допускаться ошибки и некорректные действия, т. к. многочисленные специалисты законодательные противоречия трактуют по-разному.
К сожалению, это издержки нашего — во многом еще несовершенного — законодательства.
Согласно ст. 94 КЗоТ заработная плата — это вознаграждение, исчисленное, как правило, в денежном выражении, которое собственник или уполномоченный им орган выплачивает работнику за выполненную работу. Размер заработной платы зависит от сложности и условий выполняемой работы, профессионально-деловых качеств работника, результатов его труда и хозяйственной деятельности предприятия, учреждения, организации и максимальным размером не ограничивается.
Разрабатывая штатное расписание, необходимо также руководствоваться требованиями ст. 96 КЗоТ, предусматривающей тарифную систему оплаты труда. Основой организации оплаты труда является тарифная система оплаты труда, включающая тарифные сетки, тарифные ставки, схемы должностных окладов и тарифно-квалификационные характеристики (справочники).
Тарифная система оплаты труда используется для распределения работ в зависимости от их сложности, а работников — в зависимости от их квалификации и по разрядам тарифной сетки. Она является основой формирования и дифференциации размеров заработной платы.
Формирование тарифной сетки (схемы должностных окладов) осуществляется на основании тарифной ставки работника первого разряда и межквалификационных (междолжностных) соотношений размеров тарифных ставок (должностных окладов), которые устанавливаются в размерах не ниже определенных генеральным, отраслевым (региональным) договором.
Отнесение выполняемых работ к определенным тарифным разрядам и присвоение квалификационных разрядов рабочим осуществляется собственником или уполномоченным им органом согласно тарифно-квалификационному справочнику по согласованию с выборным органом первичной профсоюзной организации (профсоюзным представителем).
При разработке штатного расписания некоторым предприятиям необходимо также руководствоваться принимаемым ежегодно Госбюджетом Украины, который определяет в течение календарного года минимальную заработную плату, прожиточный уровень и много других финансовых критериев.
Руководителям предприятий, учреждений и организаций, которые в штатных расписаниях многим работникам устанавливают минимальные заработные платы, необходимо знать, что установление минимальной заработной платы законодательно предусмотрено только для работника первого разряда, занятого неквалифицированным ручным трудом. Поэтому минимальная заработная плата может применяться не для всех или многих работников, а только лишь для некоторых рабочих, которые выполняют ручной неквалифицированный труд.
Замещение
Случается, что предприятию необходимо оформить на какого-то работника замещение. Тогда необходимо знать и помнить следующее: нередко применяемое предприятием выражение «Замещение» не предусмотрено нормами КЗоТ. В соответствии с требованием ст. 105 КЗоТ работникам, выполняющим на том же предприятии, в учреждении или организации наряду со своей основной работой, обусловленной трудовым договором (например, бухгалтером), дополнительную работу по профессии или должности (главного бухгалтера), производится доплата за совмещение профессий или должностей (исполнение обязанностей отсутствующего работника).
Конкретные размеры доплат за совмещение профессий (должностей) или выполнение обязанностей отсутствующего работника устанавливаются на условиях, предусмотренных в коллективном договоре. Если на предприятии, в учреждении или организации не принят коллективный договор, размер такой доплаты устанавливается по согласованию между сторонами.
При возложении на работника (с его согласия) исполнения обязанностей отсутствующего работника исполнитель не подает работодателю заявление с просьбой возложить на него указанные функции (главного бухгалтера). Однако работодатель издает кадровый приказ, по которому на бухгалтера в его основное рабочее время (без освобождения от выполнения основных функций) с согласия работника возлагается исполнение обязанностей главного бухгалтера.
Свое согласие исполнитель подтверждает личной подписью в приказе о возложении на него (с какой-то даты) исполнения обязанностей отсутствующего работника. Согласно приказу (распоряжению) оформление на работника с его согласия дополнительной работы, не обусловленной трудовым договором, может быть как бессрочное, так и на какой-то определенный промежуток времени.
Совмещение профессии или должности, так же как и исполнение обязанностей отсутствующего работника, осуществляется в основное рабочее время исполнителя (если он не был освобожден от исполнения основных обязанностей). Запись в трудовой книжке такого работника будет внесена только одна — прием на должность бухгалтера. Исполнение обязанностей отсутствующего работника или совмещение им профессий (должностей) в трудовую книжку не заносится.
Светлана Заболотная
Ласкаво просимо
Реклама
Реклама