Приказом от 03.09.2012 г. № 69 Госслужба по вопросам защиты персональных данных уведомила об упорядочении приема заявлений о регистрации баз персональных данных в бумажной форме.

Документ отмечает, что местом регистрации отдельных групп документов относительно баз персональных данных (далее — БПД) (заявления на регистрацию БПД и заявления о внесении изменений в сведения Государственного реестра БПД, которые пришли в бумажной форме, сообщения о получении заявлений, сообщения об отказе в регистрации БПД, предоставление извлечений из Реестра) необходимо считать Управление регистрации баз персональных данных с 03.09.2012.

Так, регистрационный номер заявления, которое регистрируется в Управлении, генерируется автоматически, с использованием программного обеспечения реестра и является входным номером заявления. Структура исходного номера сообщения состоит из регистрационного номера заявления в реестре с проставлением через дефис буквы «П» (сообщение).

Приказом также установлен порядок принятия Госслужбой заявлений в бумажной форме. Так, согласно приказу заявления, которые пришли в почтовый ящик, установленный в вестибюле здания по адресу: г. Киев, ул. Сверстюка, д. 15, вынимаются работником сектора документального обеспечения по мере его заполнения, но не реже, чем два раза на день — в 12:45 и 17:15.

Кроме того, создана комиссия по вопросам передачи заявлений в управление регистрации БПД. На комиссию возлагается обязанность обеспечить количественный учет и передачу заявлений, по мере их предыдущего рассмотрения сектором документального обеспечения, в Управление.

Управлению при этом необходимо обеспечить своевременную регистрацию заявлений, сообщение заявителей об их поступлении и принятие решения по существу заявления, а также рассмотрение запросов относительно состояния регистрации этих заявлений.