Укргосархив в письме от 30.10.2012 г. № 01.2/3388 сообщил, что при составлении номенклатуры дел на 2013 год необходимо руководствоваться новой редакцией Перечня типовых документов, образующихся в ходе деятельности органов госвласти и местного самоуправления, других учреждений, предприятий и организаций, с указанием сроков хранения документов, который вступает в силу с 01.01.2013.

Сроки хранения документов, установленные Перечнем, являются обязательными для всех органов госвласти и местного самоуправления, учреждений, предприятий и организаций, а для физлиц — предпринимателей Перечень имеет рекомендательный характер.

Также Укргосархив сообщил, что примечание «При условии завершения проверки налоговыми органами по вопросам соблюдения налогового законодательства, а для органов исполнительной власти, госфондов, бюджетных организаций, субъектов хозяйствования госсектора экономики, предприятий и организаций, которые получали средства из бюджетов всех уровней и госфондов либо использовали государственное или коммунальное имущество, — ревизии, проведенной органами государственной контрольно-ревизионной службы по совокупным показателям финансово-хозяйственной деятельности. В случае возникновения споров (противоречий), возбуждения уголовных дел, открытия судами производства по делам — хранятся до принятия окончательного решения» к статьям Перечня указывает, что уничтожение данных документов, сроки хранения которых истекли, осуществляется при условии проведения ревизии или проверки соответствующими уполномоченными органами власти.

В зависимости от результатов ревизии или проверки данные документы либо подлежат уничтожению путем составления акта об изъятии для уничтожения документов, не внесенных в Национальный архивный фонд, либо в случае возникновения каких-либо противоречий, споров (в том числе письменных претензий в досудебном порядке), следственных и судебных дел хранятся до принятия окончательного решения.

В случае возбуждения уголовного дела категории и виды документов, необходимых для следствия, определяются соответствующими уполномоченными органами уголовно-исполнительной системы.