У разі втрати оригіналу наказу про призначення директора (керівника) необхідно вжити дій щодо фіксації втрати та відновлення юридичного статусу документа відповідно до вимог Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мін’юсту від 18.06.2015 р. № 1000/5 (далі — Правила № 1000/5). Насамперед потрібно зафіксувати факт втрати документа, а також оформити відповідні документи й дублікат.

У п. 13 гл. 11 розд. ІІ Правил № 1000/5 указано:

«13. Особливим видом копії документа є дублікат — повторно оформлений службовий документ для використання замість втраченого чи пошкодженого оригіналу (диплома, свідоцтва, трудової книжки тощо), що має таку саму юридичну силу.

Дублікат виготовляється на такому самому бланку, що й оригінал, та містить інформацію, аналогічну інформації в оригіналі. На ньому проставляються відбиток печатки установи і підписи посадових осіб, які мають право підпису цих документів на момент оформлення дубліката. На дублікаті проставляється у правому верхньому куті відмітка «Дублікат».

Щоб зафіксувати факт втрати кадрового документа, проводиться службове розслідування відповідно до наказу керівника. Процедура розслідування визначена в п. 9 гл. 2 розд. V Правил № 1000/5:

«9. У разі встановлення в процесі експертизи цінності фактів нестачі документів і справ, що внесені до номенклатури, відповідними структурними підрозділами установи здійснюється їх розшук. У разі негативного результату розшуку керівник установи за поданням служби діловодства або керівника архіву (особи, відповідальної за архів) створює комісію зі службового розслідування, призначає службове розслідування і видає наказ про притягнення до відповідальності осіб, винних у втраті документів або справ. Довідка про причини відсутності документів або справ, підписана членами комісії та керівником відповідного структурного підрозділу, передається до архіву установи.

На підставі довідки архів складає акт про нестачу справ (документів) у структурних підрозділах за формою, наведеною в додатку 13 до цих Правил, який підписує керівник архіву (особа, відповідальна за архів), візує керівник служби діловодства та затверджує керівник установи».

Тобто п. 9 гл. 2 розд. V Правил № 1000/5 описує порядок дій на підприємстві, якщо під час експертизи цінності документів з’ясувалося, що частина документів або справ, які повинні бути за номенклатурою, відсутні. Важливо уточнити, що експертиза цінності документів у діловодстві проводиться щороку в структурних підрозділах установи безпосередньо особами, відповідальними за організацію діловодства в цих підрозділах (п. 2 гл. 2 розд. V Правил № 1000/5). Оскільки йдеться про втрату оригіналу наказу, то варто дотримуватися цієї процедури під час відновлення документа. Тож порядок дій такий:

1. Виявлення відсутності документа (у розглядуваному випадку — наказу про призначення директора). Відповідний структурний підрозділ (кадри, бухгалтерія тощо) має перевірити всі можливі місця зберігання та спробувати знайти документ.

2. Якщо документи не знайдено, служба діловодства подає керівнику підприємства пропозицію щодо проведення службового розслідування.

3. Керівник підприємства видає документи про проведення розслідування:

• створює комісію зі службового розслідування;
• призначає службове розслідування;
• за результатами розслідування видає наказ про притягнення до відповідальності винних осіб (якщо їх установлено).

4. Після завершення розслідування комісія складає довідку про причини відсутності документів, у якій зазначає:

• який документ відсутній;
• за яких обставин вони були втрачені (якщо це було з’ясовано);
• чи встановлено винних осіб;
• яких заходів уживали для пошуку.

Довідку підписують члени комісії та керівник структурного підрозділу, де зберігалися документи.

5. Після цього довідку передають до архіву підприємства (якщо він створений на підприємстві). На її підставі архів оформлює акт про нестачу справ (документів) за формою, наведеною в додатку 13 до Правил № 1000/5. Саме цей акт є підставою для зняття з обліку відсутнього оригіналу документа й оформлення його дубліката. Тобто наявність акта про нестачу справ дозволяє офіційно зафіксувати, що оригінал документа дійсно був відсутній та розшукувався, а не просто не був переданий до архіву.

6. Оформлення дубліката (якщо збереглися реєстраційні дані й текст втраченого наказу). На підставі акта про нестачу й наявних доказів призначення директора (рішення засновників, виписка з ЄДР, трудовий договір, інші кадрові документи) керівник видає наказ про оформлення дубліката наказу про призначення директора.

Дублікат оформлюється на бланку, аналогічному оригіналу, відтворює повну інформацію оригіналу (дата, номер, текст). У правому верхньому куті першого аркуша обов’язково проставляється позначка «Дублікат».

На дублікаті проставляються підписи посадових осіб, які мають право підпису цих документів на момент оформлення дубліката, і відбиток печатки підприємства (за наявності).

Такий дублікат зберігають у справі з кадрових документів як чинний підтверджуючий документ.

7. У Журналі реєстрації наказів (з кадрових питань чи з основної діяльності) за той календарний рік, коли було видано первинний наказ, у відповідному рядку з первинним реєстраційним записом втраченого наказу в графі «Примітка» роблять запис із зазначенням дати оформлення дубліката та підстави. Наприклад:

«22.10.2026: оформлено дублікат замість втраченого оригіналу на підставі Акта про нестачу документів від 22.10.2026 р. № 02/ак».

Дублікат наказу не отримує нового реєстраційного індексу й не реєструється під поточним порядковим номером у журналі за новий діловодний рік. На самому дублікаті повністю відтворюються первинні дата й реєстраційний номер оригіналу.

Якщо на підприємстві реєстрація наказів ведеться в автоматизованій інформаційній системі, то в первинній картці наказу вноситься запис у поле приміток про видачу дубліката. До електронної картки прикріплюється сканована копія виготовленого та підписаного дубліката з позначкою «Дублікат».

У випадку, коли на підприємстві збереглася засвідчена копія наказу про призначення директора, то згідно з п. 4 гл. 11 розд. II Правил № 1000/5 дозволяється виготовляти копію з такої копії документа, якщо оригінал відсутній або його отримати неможливо. Засвідчену копію наказу підприємство може отримати із зовнішніх джерел. Зокрема, така копія наказу про призначення директора могла надаватися до банку (під час відкриття рахунків), до податкових органів, нотаріусу чи державному реєстратору. Підприємство може звернутися з офіційним запитом про надання засвідченої копії з банківської або реєстраційної справи.

Вас може зацікавити
	Книга обліку наказів з персоналу Книга обліку наказів з персоналу розроблена з урахуванням рекомендацій Міністерства праці та соціальної політики України і практичної діяльності кадрових служб. Містить 5 граф і зазвичай застосовується на підприємствах, оскільки є достатньою для збереження усієї необхідної інформації, з рекомендаціями щодо ведення і заповнення. Придбати видання

Інна Журавська